Was gilt als "zwingende Beweise", um Rückbuchungen anzufechten?

AccountingMews Operations

Um den Streitfall zu gewinnen und verlorenen Umsatz zurückzuerhalten, müssen Sie etwas, was als "zwingende Beweise" bezeichnet wird, oder Nachweise dafür vorzeigen, dass Sie jedes Recht dazu hatten, den strittigen Betrag von der bereitgestellten Kreditkarte abzubuchen.

 

Im Folgenden findest du Beispiele für überzeugende Beweise, um auf Rückbuchungen zu reagieren, die auf den häufigsten Gründen im Gastgewerbe basieren.

 

 

Aufenthalt des Gastes/genutzter Service

Zwingende Beweise:

 

  • Vom Gast unterschriebener Meldeschein (auf Papier oder digital).
  • Aktionsprotokoll, Protokolle der Zimmerschlüssel.
  • Rechnungen oder Abrechnungen mit den Abbuchungen.
  • Digitale Kommunikation mit dem Karteninhaber/Gast.
  • Reservierungsbestätigung

 

Gast No-Show

Zwingende Beweise:

 

  • Bestätigung der Buchung (mit Angabe der Laufzeit, Rückerstattung/No-Show-Politik).
  • Abbruch- oder Änderungsprotokolle mit Zeitstempeln.
  • Die Webseite, auf der der Gast buchte, zeigt Screenshots, die die Ratenbedingungen deutlich darstellen. Die Bank muss sehen, dass Gäste die Bedingungen während des Reservierungsvorgangs und während des Check-out sehen. Es ist erforderlich, dass du vor der Fertigstellung einen Klick zum Akzeptieren machst.
  • Digitale Kommunikation mit dem Karteninhaber/Gast.
  • Rechnungen oder Abrechnungen mit den Abbuchungen.

 

Abbruch mit Strafe

Zwingende Beweise:

 

  • Nachweis über das Datum und die Uhrzeit des Antrags auf Stornierung.
  • Reservierungsbestätigung
  • Die Webseite, auf der der Gast buchte, zeigt Screenshots, die die Ratenbedingungen deutlich darstellen. Die Bank muss sehen, dass Gäste die Bedingungen während des Reservierungsvorgangs und während des Check-out sehen. Es ist erforderlich, dass du vor der Fertigstellung einen Klick zum Akzeptieren machst.
  • Rechnungen oder Abrechnungen mit den Abbuchungen.
  • Digitale Kommunikation mit dem Karteninhaber/Gast.

 

Unzufriedenheit mit dem Service/Beschwerden

Zwingende Beweise:

 

  • Unterschriebene Bestätigung des Beschlusses oder Gästekommunikation mit Angabe des Beschlusses.
  • Rechnungen oder Abrechnungen mit den Abbuchungen.

 

Abgebuchte Zusatzservices (z.B. Zimmerservice, Spa, Minibar, Late Checkout)

Zwingende Beweise:

 

  • Genehmigung des Kunden vor der Abbuchung: Nachweis der ausdrücklichen Genehmigung des Gastes zur Abbuchung (z. B. Bestätigung per E-Mail, unterschriebene Quittung oder aufgezeichnete Zustimmung).
  • Kommunikation mit dem Kunden: Aufzeichnungen (E-Mails, Nachrichten), die zeigen, dass der Gast über die zusätzlichen Abbuchungen informiert wurde und diesen zugestimmt hat.
  • Reservierung oder Bestätigung der Anmeldung: Dokumente, die die Buchung und die zugrunde liegenden Laufzeiten bestätigen.
  • Debitorenrechnung mit Angabe der Einzelposten oder Rechnung: Auflistung aller zusätzlichen Services und ihres Zeitplans, wenn möglich mit Unterschrift oder Bestätigung des Gastes.
  • Nachweis, dass der Gast die T&Cs anerkannt hat: Der Nachweis, dass der Gast den Eigenschaften der Unterkunft zugestimmt hat, insbesondere in Bezug auf zusätzliche Abbuchungen.
  • Unterschriebene Quittungen: Für jede Abbuchung, nicht nur für die Zimmer Rate.

 

Vertragsstrafen (z.B. verspätetes Einchecken, zusätzliche Reinigung, Rauchergebühr)

Zwingende Beweise:

 

  • Vorherige Zustimmung der Gäste: Dokumentierte vorherige Anerkennung der Strafbestimmungen.
  • Benachrichtigung und Annahme oder Genehmigung: Mitteilung, aus der hervorgeht, dass der Gast benachrichtigt wurde und ausdrücklich zugestimmt hat, dass er abgebucht wird.
  • T&Cs und Sichtbarkeit der Richtlinien: Klarer Nachweis, dass die Richtlinien vor dem Aufenthalt offengelegt und akzeptiert wurden.

 

Verlust, Diebstahl oder Schäden

Zwingende Beweise:

 

  • Ausdrückliche Genehmigung des Gastes nach einem Vorfall: Unterschriebene Autorisierung oder elektronische Zustimmung zur Abbuchung der Kosten von der Karte.
  • Detaillierte Dokumentation: Debitorenrechnung mit Angabe der Einzelposten, Belegfotos und Berichte über Vorfälle.
  • Digitale Kommunikation mit dem Gast: Dokumentiere die Versuche, den Gast zu benachrichtigen und seine Zustimmung einzuholen.

 

Online-Reiseagentur Virtuelle Kreditkarte (VCC) Rückbuchung

Wenden Sie sich zuerst an die OTA und besprechen Sie den Fall mit dieser. Wenn die OTA nicht reagiert, stellen Sie uns bitte Folgendes bereit:

 

  • Ursprüngliche Reservierungsbestätigung
  • Offenlegung von Raten und Richtlinien: Screenshots von der Buchungswebsite der Online-Reiseagentur mit den Raten, Stornierungs-, Rückerstattungs- und No-Show-Richtlinien, die der Gast akzeptieren muss, bevor er seine Buchung abschließen kann.
  • Rechnung/Rechnung mit den Abbuchungen.
  • Kommunikation mit der Online-Reiseagentur: Alle Nachrichten, E-Mails oder Support-Tickets zwischen deiner Unterkunft und der Online-Reiseagentur, die der Reservierung, Stornierung oder dem Streitfall zugehören.
  • Vertrag der Online-Reiseagentur oder Vereinbarung über Rückerstattungen und Rückbuchungen.

 

Möchten Sie mehr über Rückbuchungen erfahren? Die FAQs dazu finden Sie hier.

Was this article helpful?
00



Feedback