Als Mitarbeiter im Bereich Buchhaltung oder Betriebsabläufe vergleichst du bei der Umstellung auf die neue Berichterstellung deine Buchhaltungsberichte mit den Ledger-Berichten in Mews Operations. Zu deinen Buchhaltungsberichten gehören der Bestellbericht, der Accounting Ledger-Bericht und das Buchungsjournal. Wenn du verstehst, warum es zu Abweichungen kommt, kannst du der neuen Berichterstattung vertrauen und den Übergang gelassen angehen.

 

In diesem Artikel kannst du mehr über Folgendes erfahren:

• Warum könnte es Abweichungen zwischen den Berichten geben?
• Was passiert, wenn ein Gast nach Geschäftsschluss eincheckt?
• Wie wirken sich Änderungen an Posten auf die Berichte aus?
• Wie wirken sich Stornierungen oder Rückbelastungen auf die Berichte aus?
• Was passiert, wenn ein Produkt mit einer Reservierung mit einem zukünftigen Datum verknüpft ist?
• Was ist der Bearbeitungszeitraum?
• Wie wirkt sich die Definition des Geschäftstages auf die Berichterstattung aus?

Warum könnte es Abweichungen zwischen den Berichten geben?

Deine Buchhaltungsberichte und Ledger-Berichte erfassen Finanzdaten nach unterschiedlichen Kriterien.

• Deine Berichte zur Buchhaltung zeigen Daten an, die auf dem Verbrauchsdatum basieren
• Ledger-Berichte zeigen Daten basierend auf dem Buchungsdatum in der Buchhaltung.

Das System bucht den Umsatz erst dann in die Buchhaltung, wenn der Service erbracht und die zugehörige Reservierung eingecheckt wurde. Dieser Ansatz gewährleistet die Regelkonformität in der Buchhaltung, wonach du Umsätze erst dann erfassst, wenn du sie tatsächlich erzielst. In den meisten Fällen stimmen die Daten in deinen Berichten zur Buchhaltung und deinen Ledger-Berichten überein. Unterschiede treten nur in den folgenden Situationen auf.

Du kannst die Daten in deinen Buchhaltungsberichten weiterhin im Bearbeitungszeitraum bearbeiten. Die Daten im Ledger-Bericht sind unveränderlich: Das System erfasst jede Änderung an einem Ledger-Eintrag als Gegenbuchung – einen neuen Eintrag zum aktuellen Datum, der den ursprünglichen Wert storniert. Mehr dazu, wie sich der Bearbeitungszeitraum auf deine Daten auswirkt, findest du in unserem Hilfeartikel „Was ist der Bearbeitungszeitraum?“. unten.

Was passiert, wenn ein Gast nach Geschäftsschluss eincheckt?

Wenn ein Gast nach Geschäftsschluss eincheckt, verzögert das System die Buchung der Umsätze in der Buchhaltung.

• Der Verbrauch wird in deinen Berichten zur Buchhaltung mit dem ursprünglichen Datum ausgewiesen
• In Ledger-Berichten wird der Umsatz am tatsächlichen Check-in-Datum verbucht.

Ein Beispiel: Ein Gast bucht einen Aufenthalt für ein bestimmtes Datum, checkt aber erst am nächsten Tag ein. Der Bestellbericht zeigt die Umsätze zum geplanten Datum des Aufenthalts an, während der Ledger-Aktivitätsbericht die Umsätze zum tatsächlichen Datum des Check-ins anzeigt.

Wie wirken sich Änderungen an Posten auf die Berichte aus?

Wenn du einen Posten nach Ablauf des Geschäftstages innerhalb des Bearbeitungszeitraums aktualisierst, wird die Änderung in den einzelnen Berichten unterschiedlich behandelt.

• In deinen Berichten zur Buchhaltung wird der aktualisierte Wert zum ursprünglichen Verbrauchsdatum gezeigt
• In den Ledger-Berichten bleibt der ursprüngliche Wert erhalten und es wird am Datum der Änderung eine Korrekturbuchung hinzugefügt

Wenn du dir die Daten über den gesamten Zeitraum vom ursprünglichen Eintrag bis zum Datum der Änderung ansiehst, zeigen beide Berichtstypen denselben Gesamtwert. Unterschiede treten nur auf, wenn man ein einzelnes Datum vergleicht. An diesem Datum werden in deinen Berichten zur Buchhaltung der aktualisierte Wert gezeigt, während in den Berichten zum Ledger weiterhin der ursprüngliche Wert erscheint, da die Korrekturbuchung erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt.

Wie wirken sich Stornierungen oder Rückbelastungen auf die Berichte aus?

Wenn du eine Reservierung nach Ablauf des Geschäftstages innerhalb des Bearbeitungszeitraums abbrichst, wird dies in den Berichten unterschiedlich dargestellt.

• In deinen Berichten zur Buchhaltung wird der Umsatz vom ursprünglichen Datum abgezogen
• In den Ledger-Berichten bleibt die ursprüngliche Buchung erhalten, und es werden zu späteren Zeitpunkten Stornobuchungen hinzugefügt

In deinen Berichten zur Buchhaltung taucht der ursprüngliche Eintrag zur Umsatzbuchung nicht auf. In den Ledger-Berichten summieren sich die Buchungen über mehrere Datumsangaben hinweg auf null, wodurch ein lückenloser Prüfpfad entsteht.

Was passiert, wenn ein Produkt mit einer Reservierung mit einem zukünftigen Datum verknüpft ist?

Wenn ein Produkt mit einer Reservierung mit einem zukünftigen Datum verknüpft ist, verschiebt das System die Buchung in die Buchhaltung.

• Der Verbrauch wird danach erfasst, wann der Gast das Produkt konsumiert
• Die Buchhaltung führt die Buchung durch, sobald der Gast für die verknüpfte Reservierung eincheckt

Ein Gast stellt zum Beispiel eine Bestellung für einen Aufenthalt auf, verknüpft diese aber mit einer späteren Reservierung. Der Umsatz wird in der Buchhaltung erst erfasst, wenn der spätere Aufenthalt beginnt.

Was ist der Bearbeitungszeitraum?

Der Bearbeitungszeitraum umfasst den Zeitraum, in dem du eine Transaktion ab ihrem Verbrauchsdatum und ihrer Verbrauchszeit aktualisieren kannst.

Änderungen, die du in diesem Fenster vornimmst, wirken sich unterschiedlich auf die Berichte aus:

• Die Berichte zur Buchhaltung aktualisieren historische Daten
• Ledger-Berichte erfassen Korrekturen als neue Einträge

Mehr über den Bearbeitungszeitraum erfährst du in unserem Hilfeartikel „So richtest du deine bearbeitbaren Bearbeitungszeiträume ein“.

Wie wirkt sich die Definition des Geschäftstages auf die Berichterstattung aus?

Die Definition des Geschäftstages legt fest, wann ein Geschäftstag endet und ein anderer beginnt.

Wenn dein Geschäftstag nicht mit deinen Betriebsabläufen übereinstimmt, können Abweichungen zwischen den Berichten auftreten.

Beispielsweise können Aktivitäten nach Mitternacht zwar zum vorangegangenen Betriebstag gehören, werden aber in der Buchhaltung erst am nächsten Tag erfasst.

Mehr über den Abgleich deiner Buchhaltungsberichte mit den Ledger-Berichten erfährst du in unserem Hilfeartikel So gleichen Sie Buchhaltungsberichte mit Ledger-Berichterstellung in Mews Operations ab.