Si trabajas en finanzas o en operaciones, tienes que comparar tus informes de contabilidad con los del libro mayor en Mews Operations durante la transición al nuevo sistema de informes. Tus informes de contabilidad incluyen el informe de pedidos, el informe del libro de contabilidad y el diario de cargos y abonos. Entender por qué surgen estas diferencias te ayuda a confiar en los nuevos informes y a afrontar la transición con seguridad.

 

En este artículo te explicaremos cómo:

• ¿Por qué podría haber discrepancias entre los informes?
• ¿Qué pasa si un huésped realiza el check-in después de que termine el día laboral?
• ¿Cómo afectan los cambios en los artículos del pedido a los informes?
• ¿Cómo afectan las cancelaciones o las devoluciones a los informes?
• ¿Qué pasa si un producto está vinculado a una reserva con una fecha futura?
• ¿Qué es el margen de edición de históricos?
• ¿Cómo afecta la definición de «día laboral» a los informes?

¿Por qué podría haber discrepancias entre los informes?

Tus informes de contabilidad y de contabilidad general recogen datos financieros según distintos criterios.

• Tus informes de contabilidad muestran datos basados en la fecha de consumo
• Los informes del libro mayor muestran datos basados en la fecha de contabilización

El sistema no realiza la contabilización de los ingresos en contabilidad hasta que se haya prestado el servicio y se haya realizado el check-in de la reserva relacionada. Este enfoque garantiza el cumplimiento de los principios de contabilidad, según los cuales solo se contabilizan los ingresos cuando se obtienen. En la mayoría de los casos, los datos de tus informes de contabilidad y de tus libros mayores coinciden. Las diferencias solo se dan en las situaciones que te indico a continuación.

Aún puedes editar los datos de tus informes de contabilidad en el margen de edición de históricos. Los datos de los informes de contabilidad son inmutables: el sistema registra cualquier cambio en un asiento del libro como un asiento de contrapartida, es decir, un nuevo asiento con la fecha actual que anula el valor original. Para saber más sobre cómo afecta el margen de edición de históricos a tus datos, consulta «¿Qué es el margen de edición de históricos?». a continuación.

¿Qué pasa si un huésped realiza el check-in después de que termine el día laboral?

Si un huésped realiza el check-in después de que termine el día laboral, el sistema retrasa la contabilización de los ingresos en contabilidad.

• El consumo aparece con la fecha original en tus informes de contabilidad
• Los ingresos se contabilizan en la fecha real de check-in en los informes de contabilidad

Por ejemplo, un huésped reserva una estancia para una fecha concreta, pero realiza el check-in al día siguiente. El informe de pedidos muestra los ingresos correspondientes a la fecha de estancia prevista, mientras que el Informe de actividad del libro mayor muestra los ingresos correspondientes a la fecha real de check-in.

¿Cómo afectan los cambios en los artículos del pedido a los informes?

Si actualizas un artículo de pedido después del día laboral, dentro del margen de edición de históricos, cada informe gestiona el cambio de forma diferente.

• Tus informes de contabilidad muestran el valor actualizado en la fecha de consumo original
• Los informes de contabilidad conservan el valor original y añaden un asiento de corrección en la fecha del cambio

Si revisas los datos de todo el periodo, desde la entrada original hasta la fecha del cambio, ambos tipos de informe muestran el mismo valor total. Las diferencias solo se aprecian cuando comparas una sola fecha. En esa fecha, tus informes de contabilidad muestran el valor actualizado, mientras que los informes de contabilidad siguen mostrando el valor original, ya que el asiento de corrección se contabiliza en una fecha posterior.

¿Cómo afectan las cancelaciones o las devoluciones a los informes?

Si cancelas una reserva después del día laboral incluido en el margen de edición de históricos, los informes lo reflejan de forma diferente.

• Tus informes de contabilidad eliminan los ingresos de la fecha original
• Los informes del libro mayor conservan la contabilización original y añaden asientos de contrapartida en fechas posteriores

En tus informes de contabilidad no aparece el asiento original de ingresos. En los informes del libro mayor, la suma de los asientos de varias fechas da cero, lo que crea un registro de auditoría completo.

¿Qué pasa si un producto está vinculado a una reserva con una fecha futura?

Si un producto está vinculado a una reserva con una fecha futura, el sistema retrasa la contabilización.

• El consumo se registra en función del momento en que el huésped consume el producto
• La contabilización se realiza cuando el huésped realiza el check-in en el hotel para la reserva vinculada

Por ejemplo, un huésped solicita un servicio para una estancia, pero lo vincula a una reserva posterior. Los ingresos solo se contabilizan cuando empieza la estancia posterior.

¿Qué es el margen de edición de históricos?

El margen de edición de históricos es una ventana deslizante que define hasta cuándo puedes actualizar una transacción a partir de la fecha y la hora de su consumo.

Los cambios que hagas en esta ventana afectan a los informes de forma diferente:

• Los informes de contabilidad actualizan los datos históricos
• Ledger registra ajustes récord como nuevas entradas

Puedes obtener más información sobre el margen de edición de históricos en nuestro artículo de ayuda «Configurar tus ventanas de historial editables».

¿Cómo afecta la definición de «día laboral» a los informes?

La definición de «día laboral» determina cuándo termina un día laboral y cuándo empieza otro.

Si tu día laboral no coincide con tu actividad operativa, puedes observar diferencias entre los informes.

Por ejemplo, la actividad que se realiza después de medianoche puede corresponder al día operativo anterior, pero en la contabilidad aparece el día siguiente.

Puedes obtener más información sobre cómo reconciliar tus informes de contabilidad con los informes de contabilidad del libro mayor en nuestro artículo de ayuda «Cómo reconciliar los informes de contabilidad con los informes de contabilidad del libro mayor» en Mews Operations.