Cet article explique le fonctionnement de l'automatisation de facture dans Mews Operations, notamment comment la configurer, dans quelles circonstances elle se déclenche et comment elle gère les éléments entre les différentes réservations.

La fonctionnalité d'automatisation de la facturation de Mews Operations attribue automatiquement les éléments et services facturables aux propriétaires de la réservation concernés, ce qui réduit les tâches de facturation manuelles et permet d'organiser les frais de manière claire, tant pour les réservations individuelles que pour les réservations de groupe. Les gestionnaires et administrateurs immobiliers l'utilisent pour contrôler la manière dont Mews attribue et routait les débits. L'automatisation de facture se déclenche dès la création d'une réservation et se réactive à chaque fois que vous la modifiez. Pour créer ou modifier des automatisations de facture, vous devez disposer de l'autorisation « Créer et gérer les automatisations de facture », en plus de l'autorisation de modifier votre établissement.

Par défaut, Mews applique les automatisations de facturation à chaque réservation. Vous n'avez pas besoin de configurer de règles. Si vous créez une automatisation de facturation personnalisée, celle-ci remplace la logique par défaut lorsque ses conditions s'appliquent.

 

 

Ce guide répond aux questions suivantes : 

• Comment fonctionne l'automatisation de facturation par défaut ?
• Comment puis-je créer et configurer une automatisation de configuration ? 
• Quelles sont les autorisations nécessaires pour pouvoir créer et modifier des automatisations de facturation ? 
• À quel moment se déclenche une automatisation de facturation ? 
• La mise en place d'un nouveau système d'automatisation de facture a-t-elle une incidence sur mes anciennes réservations ? 
• Que se passe-t-il si je crée une réservation ? 
• Que puis-je voir sur l'écran de facturation des réservations ? 
• Que deviennent les éléments qui ne sont pas pris en charge par l’automatisation de facture ? 
• Que se passe-t-il si je modifie une réservation et que l'automatisation qui s'y appliquait ne s'applique plus ? 
• Quid de mes automatisations de facturation existantes ? 
• À quels éléments s'applique l'automatisation de facture ? 
• Qu'est-ce qui déclenche le redémarrage de l'automatisation de facture ? 
• Que se passe-t-il lorsque l'automatisation de facture ne s'applique plus ? 
• Que se passe-t-il lorsqu'un autre système d'automatisation de facture s'applique ? 
• L'automatisation de facture peut-elle supprimer des lignes de mes factures créées manuellement ? 

 

Comment fonctionne l'automatisation de facturation par défaut ?

L'automatisation de facturation par défaut vous aide à organiser vos factures, sans aucune manipulation manuelle. Tous les éléments sont automatiquement routés sur une seule facture dès que vous ou le client les ajoutez à une réservation. le tout sans avoir à créer de règles.

Cette automatisation s'exécute en continu et s'applique à tous les services réservables et à tous les services supplémentaires. Ce système classe les factures par groupe de réservation, ce qui permet de réduire les erreurs et de gagner du temps lors de l'exécution du check-out.

Fonctionnement

1. Vous (ou le client) créez une réservation.
2. L'automatisation de facturation crée une facture distincte pour chaque groupe de réservation.
3. Toutes les dépenses sont débitées sur la facture du client. Si la réservation est associée à une société, Mews associe également cette société à la facture.
4. Chaque projet de loi porte le nom du groupe de réserve concerné. Par exemple, une facture peut porter le nom « Smith-4-11-33C9 ».
5. L'automatisation ajoute une icône d'automatisation à la facture et l'entrée « Créé par le système » au Journal d'actions.
6. L'automatisation de facture ajoute tous les éléments supplémentaires de la réservation à la facture du groupe.
7. L'automatisation de la facture ajoute tous les produits liés à la réservation à la facture groupée. S'il n'existe aucune facture de groupe de réservation pour le propriétaire des frais liés au produit, Mews crée une nouvelle facture dans ce profil client.

Zoom sur l'interaction entre les automatisations personnalisées et l'automatisation par défaut

Lorsque vous créez votre propre automatisation de facture, votre règle prévaut toujours sur l'automatisation de facture par défaut dès lors que la condition est remplie. L'automatisation de facturation s'applique uniquement s'il n'existe aucune automatisation personnalisée qui s'applique à la réservation ou à des éléments.

Comment puis-je créer et configurer une automatisation de configuration ? 

Vous pouvez créer et configurer l'automatisation de facture directement depuis la page « Paramètres d'automatisation de facture », ou à partir d'une réservation ou d'un bloc de disponibilité. 

Par exemple, si John Smith effectue une réservation avec une automatisation de facture qui routait les frais vers la société ZadehCo, John Smith reste le propriétaire de la réservation, mais c'est ZadehCo qui est responsable du paiement. Vous pouvez configurer cela dans les paramètres de l'automatisation.

 

Quelles sont les autorisations nécessaires pour pouvoir créer et modifier des automatisations de facturation ? 

Pour créer et modifier des automatisations de facturation, vous devez : 

• Posséder l'autorisation « Gérer les paramètres des établissements ». 
• Posséder l'autorisation « Créer et gérer des automatisations de facturation ». 

 

À quel moment se déclenche une automatisation de facturation ? 

Les automatisations de facturation se déclenchent en fonction de l'option que vous sélectionnez dans la section Timing :

• En continu : l'automatisation se déclenche chaque fois qu'une réservation est créée ou modifiée (par vous ou par le client). Par exemple, si vous prolongez un séjour ou si vous ajoutez un nouveau service, Mews applique l'automatisation.
• Mensuel : l'automatisation se déclenche une fois par mois, au jour et à l'heure configurés. Elle inclut les éléments facturables d'une période spécifique, en fonction de votre configuration.

Remarque: le déclencheur de l'automatisation de facture par défaut se déclenche chaque fois que vous ajoutez une réservation, un élément de réservation ou un produit lié à une réservation sur Mews, sauf si une condition spécifique l'empêche.

 

La mise en place d'un nouveau système d'automatisation de facture a-t-elle une incidence sur mes anciennes réservations ? 

Non. Les automatisations de facturation ne s'appliquent pas de manière rétroactive aux réservations existantes, et ce même si ces dernières remplissent leurs conditions. 

Toutefois, si vous ou le client modifiez une réservation existante qui répond aux conditions de l'automatisation, Mews déclenche à nouveau l'automatisation et l'applique à la réservation mise à jour. 

 

Que se passe-t-il si je crée une réservation ? 

Si une automatisation de facturation s'applique à une nouvelle réservation :

• Mews affiche une notification « Automatisation de facture appliquée » dans le récapitulatif de la réservation.
• La fonctionnalité d'automatisation de facture routera automatiquement tous les éléments ou services que vous ou le client ajoutez à la réservation vers la facture correspondante, dès lors que ceux-ci répondent aux conditions définies par cette automatisation.

Vous pouvez consulter les détails de l'automatisation en :

• Développant les détails de la réservation.
• Cliquant sur Automatisation de facturation appliquée dans le panneau récapitulatif.

 

Que puis-je voir sur l'écran de facturation des réservations ? 

Si une automatisation de facture s'applique à une réservation, l'écran de facturation affiche :

• Une icône en matière de facturation automatisée.
• L'option Voir l'automatisation pour consulter les détails de l'automatisation.

 

Que deviennent les éléments qui ne sont pas pris en charge par l’automatisation de facture ? 

La fonctionnalité d'automatisation de facture par défaut s'applique à toutes les réservations, à tous les éléments de réservation et à tous les produits associés à une réservation, et génère une facture pour chacun d'entre eux.

Toutefois, si vous ajoutez un produit sans lien de réservation, Mews le routera vers la rubrique « Éléments non payés ».

 

Que se passe-t-il si je modifie une réservation et que l'automatisation qui s'y appliquait ne s'applique plus ? 

Si la ou les conditions qui ont déclenché l'automatisation ont été supprimées en raison de votre modification : 

1. Mews affiche un message d'avertissement.
2. Dans ce cas, vous devez : 
   1. Cliquez sur « Déplacer les éléments » pour les replacer dans la rubrique « Éléments non payés », ou
   2. Cliquez sur « Retour » pour annuler la modification.

Remarque: si vous créez une automatisation de facture et que vous définissez la fréquence sur « Continue », vous pouvez modifier une réservation sans que l'automatisation de facture soit supprimée de cette réservation ( Mews). 

 

Qu'adviendra-t-il de mes automatisations de facture existantes ? 

Vos automatisations de facturation précédentes, c.-à-d. celles que vous avez créées avant la mise à jour de la logique qui sous-tend les automatisations, fonctionnent de la même manière qu'auparavant :

• Mews les marque comme « Ancienne version » dans l'aperçu des automatisations de facture.
• Elles ne se déclenchent qu'une seule fois, lorsque la réservation est créée (par vous ou par le client).

Remarque : Vous pouvez toujours modifier ou supprimer les anciennes automatisations de facturation, mais vous ne pouvez pas en créer d'autres qui fonctionnent selon l'ancienne logique.

 

À quels éléments s'applique l'automatisation de facture ?

Les mises à jour relatives à l'automatisation de facture ne s'appliquent qu'aux éléments figurant dans les factures générées par ce système. Vous pouvez identifier ces factures grâce à l'  icône qui apparaît sur l'écran de facturation.

Remarque: une facture créée manuellement est toute facture qui ne comporte pas l'icône d'automatisation. L'automatisation de facture ne modifie pas les éléments figurant sur les factures créées manuellement.

Quels éléments sont concernés ?

• Les éléments figurant dans les factures automatisées ou les éléments impayés sont router lorsque l'automatisation de facture se déclenche à nouveau.
• L'automatisation de facture ne déplace pas les éléments que vous ajoutez à une facture créée manuellement.
• Si vous ajoutez manuellement des éléments à une facture automatisée, l'automatisation de facture s'appliquera tout de même à ces éléments lors du prochain déclenchement.

Comportement important

• Si un élément figure dans une facture automatisée ou dans la liste des éléments impayés, il est réacheminé lorsque :
  • Un déclencheur d'automatisation de facture se déclenche à nouveau
  • Vous modifiez le propriétaire de la réservation
• Si un élément figure dans une facture créée manuellement, il reste en place.

 

Qu'est-ce qui déclenche le redémarrage de l'automatisation de facture ?

L'automatisation de facture se déclenche lorsque des modifications spécifiques surviennent dans une réservation ou dans le système.

L'automatisation de facture déclenche un déclencheur lorsque :

• Vous effectuez une réservation
• Vous modifiez une réservation
• Vous ajoutez des produits ou des services à une réservation
• Vous ajoutez un élément de point de vente (POS) associé à une réservation
• Vous modifiez les détails de la réservation qui ont une incidence sur les conditions de facturation, tels que :
  • Société
  • Agence de voyages
  • Profils des clients, notamment le propriétaire, l'organisateur ou l'occupant
  • Tarif
  • Groupe de réservation
• Vous fusionnez des groupes de réservation
• Une automatisation de facture mensuelle arrive à la date et à l'heure prévues
• Vous mettez à jour une automatisation de facture qui inclut des réservations ou des groupes de réservations spécifiques, puis vous cliquez sur « Déplacer les éléments »

Comportement supplémentaire

• Si une réservation correspond à une automatisation de facture, les éléments sont routés vers la facture correspondante.
• Si une autre automatisation de facture vient s'appliquer, les éléments sont routés vers la nouvelle facture.
• Si aucune automatisation de facture personnalisée n'est appliquée, c'est l'automatisation de facture par défaut qui prend en charge la réservation.

Remarque: l'automatisation de facture évalue les conditions à chaque fois qu'elle se déclenche et routait les éléments en fonction des paramètres de réservation en vigueur.

 

Que se passe-t-il lorsque l'automatisation de facture ne s'applique plus ?

Si une réservation ne remplit plus les conditions de l'automatisation de facture, l'acheminement des éléments est automatiquement mis à jour.

Qu'advient-il des éléments concernés ?

• Mews supprime l'automatisation de facture de la réservation.
• Les éléments concernés sont acheminés vers le processus d'automatisation de facture par défaut.
• Si un autre processus d'automatisation de facture s'applique, les éléments sont router vers la nouvelle facture.

Par exemple, si vous supprimez une société d'une réservation et que l'automatisation de facture dépend de cette société, Mews cesse d'appliquer l'automatisation et met à jour l'acheminement des éléments.

 

Que se passe-t-il lorsqu'un autre système d'automatisation de facture s'applique ?

Si une mise à jour de la réservation entraîne l'application d'une autre automatisation de facture, les éléments sont automatiquement réacheminés.

Séquence de routage

1. L'automatisation de facture supprime les éléments de la facture automatisée précédente.
2. Les éléments sont déplacés vers la rubrique « Éléments non payés ».
3. Le nouveau système d'automatisation de la facture est désormais en vigueur.
4. Les éléments sont routés vers la nouvelle facture.

Dans l'écran de facturation, cela apparaît comme une seule opération entre les factures.

 

L'automatisation de facture peut-elle supprimer des lignes de mes factures créées manuellement ?

L'automatisation de facture ne supprime pas les éléments figurant sur les factures créées manuellement.

Comportement de routage des éléments

• L'automatisation de facture ne gère que les éléments figurant dans les factures générées automatiquement.
• Les éléments figurant dans les factures créées manuellement restent inchangés.

Remarque: une facture créée manuellement est toute facture qui ne comporte pas l'icône d'automatisation. Pour plus de détails, consultez la section « À quels éléments s'applique l'automatisation de facture ? » de cet article.