Dans Mews Operations, vous pouvez utiliser des automatisations de facturation pour définir des règles pour créer et attribuer automatiquement des factures aux propriétaires concernés. Vous pouvez configurer vos règles de facturation automatique pour qu'elles s'exécutent en continu ou mensuellement. Vous pouvez également les appliquer en fonction des profils client, des réservations individuelles ou des groupes de réservations, ce qui élimine la nécessité d'ajuster manuellement les factures ou d'effectuer des tâches de facturation récurrentes. 

 

Mews route automatiquement les débits provenant des intégrations si vous configurez les débits via l'automatisation de facturation dans les services supplémentaires. Cela fonctionne lorsque Mews ou le partenaire d'intégration ajoute un identifiant LinkedReservationID aux éléments commandés.  

 

Mews ne route pas automatiquement les éléments si : 

• La facture est hors séjour, par exemple, avant le check-in ou après le check-out 
• Le client a plusieurs réservations actives. 

 

Remarques :  

• Pour créer ou modifier des automatisations de facturation, vous devez disposer de l'autorisation Créer et gérer les automatisations de facturation. 
• Chaque établissement peut créer jusqu'à 1 300 automatisations de facturation. Pour respecter cette limite, supprimez tout ce qui n'est plus nécessaire, en particulier pour les groupes ou les réservations. Vous pouvez également inclure plusieurs sociétés dans une seule automatisation lorsqu'elles partagent les mêmes conditions afin de réduire le nombre total d'automatisations. 

 

Ce guide présente les étapes que vous devez suivre pour créer une automatisation de facturation dans Mews Operations. Au sommaire : 

• Étape 1 : Configurer le timing de l'automatisation 
• Étape 2 : Sélectionner le service, les produits et éléments réservables et supplémentaires
• Étape 3 : Configurer les conditions 
• Étape 4 : Configurer le propriétaire de la facture
• Étape 5 : Vérifier l'automatisation de facturation 

 

Étape 1 : Configurer le timing de l'automatisation  

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal > Operations > Automatisation de facturation. 
2. Cliquez surCréer une automatisation.  
3. Complétez les champs suivants : 
   • Nom : saisissez le nom de l'automatisation. 
      Remarque : Utilisez des noms spécifiques tels que « Facturation F&B NovaCon 2025 ». Évitez les noms génériques tels que « Règle n° 1 ». 
   • Description : saisissez une description de l'automatisation. 
   • Timing : sélectionnez le moment où Mews déclenche l'automatisation. 
   • En continu : Mews déclenche l'automatisation à chaque fois que la réservation change. Cela s'applique de la réservation jusqu'au check-out. 
   • Mensuel : Mews déclenche l'automatisation une fois par mois.

• • • Si vous sélectionnez l'option Mensuel, vous devez remplir les champs suivants : 
      • Jour du mois : saisissez le jour du mois où Mews déclenche cette automatisation. 
      • Heure : saisissez l'heure à laquelle Mews déclenche cette automatisation. 
      • Période de consommation pour chaque facture : sélectionnez la période que Mews inclut dans l'automatisation. 
        • Mois précédant la date d'automatisation : par exemple, le 1er mai, Mews facture les éléments et services applicables dont la date de consommation est en d'avril. 
        • Même mois que la date d'automatisation et mois précédent : par exemple, le 1er mai, Mews facture les éléments et services applicables dont la date de consommation est en avril. 
        • Même mois que la date d'automatisation : par exemple, le 2 mai, Mews facture les éléments et services applicables dont la date de consommation est en mai. 
        • Même mois que la date d'automatisation et mois suivant : par exemple, le 31 mai, Mews facture les éléments et services applicables dont la date de consommation est en mai et juin. 
        • Mois suivant la date d'automatisation : par exemple, le 31 mai, Mews facture les éléments et services applicables dont la date de consommation est en juin.

Remarque : Pour tenir compte des mois comportant un nombre de jours différent, vous pouvez sélectionner 30 ou dernier jour pour déclencher l'automatisation le 30 ou le dernier jour du mois, selon la date qui survient en premier. 

 

4. Cliquez sur Suivant. 

Cela permet de configurer le moment où Mews déclenche votre automatisation de facturation. 

 

Étape 2 : Sélectionner le service, les produits et éléments réservables et supplémentaires

1. Sous Services réservables :
   1. Cliquez sur le bouton pour sélectionner les services que vous souhaitez inclure dans l'automatisation. 
   2. Cochez la case du ou des éléments que vous souhaitez inclure dans l'automatisation. 
   3. Si vous cochez la case Produits, choisissez comment Mews facture les éléments pour ce service : 
      1. Tous les produits (nouveaux inclus) : pour inclure tous les produits de ce service réservable. 
      2. Produits sélectionnés : pour n'inclure que des produits spécifiques. Cliquez sur pour sélectionner les produits. 
      3. Catégories de produits sélectionnées : pour n'inclure que certaines catégories de produits spécifiques. Cliquez sur pour sélectionner les catégories. 
2. Sous Services supplémentaires :
   1. Cliquez sur le bouton pour sélectionner les services que vous souhaitez inclure dans l'automatisation. Remarque : L'automatisation n'affecte les éléments de service supplémentaires que s'ils figurent sur une facture liée à une réservation répondant aux conditions de l'automatisation. 
   2. Cochez les cases pour sélectionner les éléments que vous souhaitez inclure. 
   3. Si vous cochez la case Produits, choisissez : 
      1. Tous les produits (nouveaux inclus) 
      2. Produits sélectionnés 
      3. Catégories de produits sélectionnées
      4. Catégories comptables sélectionnées 

1. 4. Si vous cochez la case Articles personnalisés (via l'API de l'intégration), choisissez : 
      1. Tous les articles 
      2. Catégories comptables sélectionnées
         Remarque : Les éléments personnalisés nécessitent un identifiant LinkedReservationID. Mews n'attribue pas d'identifiant si le client a plusieurs réservations actives ou si les éléments se situent en dehors de la période de séjour. 

Remarque : Si vous sélectionnez des catégories comptables pour les options Produit et Articles personnalisés, les catégories sont synchronisées. 

Cela permet de sélectionner les services et les types d'éléments que Mews inclut dans l'automatisation. 

 

Étape 3 : Configurer les conditions 

1. Sous Conditions, cliquez sur les boutons pour sélectionner les conditions que vous souhaitez inclure dans l'automatisation. Vous pouvez désormais définir des règles de routage en fonction des éléments suivants : 
   1. Profil client : transférez les débits à un client spécifique lorsque son profil est ajouté à la réservation, qu'il s'agisse du propriétaire, de l'organisateur ou de l'occupant. 
   2. Groupe de réservations : appliquez l'automatisation à toutes les réservations d'un groupe. 
   3. Réservation individuelle : appliquez l'automatisation à une seule réservation. 
   4. Profil de la société/de l'agence de voyages : appliquez l'automatisation à un ou plusieurs profils de sociétés/agence de voyages. 
   5. Tarifs : appliquez l'automatisation à un ou plusieurs tarifs. 
   6. Réservations prépayées dans les agences de voyages en ligne : appliquez l'automatisation à une seule réservation prépayée auprès d'une agence de voyages. 

Vous pouvez également combiner plusieurs conditions en sélectionnant plusieurs options. Par exemple :

• • • Groupe de réservation et profil client 
    • Groupe de réservation et profil de la société ou de l'agence de voyages 
    • Groupe de réservation et tarifs 

Remarque : Lorsque plusieurs automatisations s'appliquent, Mews les classe par ordre de priorité comme suit : 

1. 1. 1. Réservation individuelle 
      2. Groupe de réservation 
      3. Profil client 
      4. Agence de voyages 
      5. Société 
      6. Groupe tarifaire 

Ceci définit les règles qui contrôlent quand et comment Mews applique l'automatisation de facturation. 

 

Étape 4 : Configurer le propriétaire de la facture 

1. Sélectionnez la facture cible pour les débits. Vous pouvez router tous les éléments sélectionnés vers le profil client de votre choix. Par exemple, vous pouvez router tous les débits liés à la nuitée et à la taxe de séjour vers un client, même si d'autres clients ont effectué la réservation. 
2. Choisissez ce que vous souhaitez créer : 
   1. Une facture pour chaque réservation, ou 
   2. Une facture pour chaque groupe de réservation 

3. Cliquez sur Suivant. 

Cela permet de configurer le propriétaire de la facture pour l'automatisation de facturation. 

 

Étape 5 : Vérifier l'automatisation de facturation 

1. Vérifiez le récapitulatif de vos sélections. 

2. Cliquez sur Sauvegarder pour confirmer l'automatisation. 

Cela crée une automatisation de facturation dans Mews Operations.