La Balance des encours fait partie de la suite Mews Analytics. Vous pouvez l'utiliser pour identifier les clients ou sociétés qui occupent actuellement des chambres dans votre établissement et qui n'ont pas encore effectué leur check-out. Ce rapport vous donne également un aperçu de leur solde courant, c.-à-d. la différence entre les sommes totales reçues et dues par les clients ou les sociétés dans votre ou vos établissements. Il s'agit d'un outil qui contribue à accroître vos revenus en vous aidant à identifier les anomalies et à réduire les cas de fraude ou de factures impayées. 

Vous pouvez utiliser la Balance des encours pour :  

• Vérifier les montants des prépaiements ouverts et des factures débiteur ouvertes, par client ou par société.
• Obtenir un aperçu du montant dépensé par vos clients lors de leur séjour et identifier les produits et services liés à ces dépenses.
• Consulter le solde des clients.
• Identifier les clients avec des comptes ouverts liés à des réservations passés.   

Voici les prérequis nécessaires pour accéder à la Balance des encours :  

• Avoir souscrit au plan Enterprise de Mews OU
• avoir acheté Mews Analytics en tant que complément ET
• soit être administrateur dans Mews, soit disposer de l'autorisation Accéder aux rapports sensibles. 

Remarque : Les clients qui ont opté pour le plan Enterprise doivent activer l'intégration Mews Analytics pour pouvoir utiliser la Balance des encours dans chaque établissement de leur chaîne.

Pour accéder à la Balance des encours dans Mews Operations : 

• Cliquez sur menu principal > Analyse > Balance des encours.

Ce guide détaille toutes les fonctionnalités, filtres et données disponibles dans la Balance des encours et explique comment les utiliser le plus efficacement possible.

Au sommaire de ce guide :   

• Sources et paramètres des données
• Section de données principale  
• Balance des encours
• Utiliser la Balance des encours
  • Filtres
• Exporter les données

Sources et paramètres des données  

• Version : la dernière version du rapport. 
• Dernière actualisation : l'horodatage (UTC) de la dernière actualisation du rapport. 
• Derniers enregistrements : l'horodatage (UTC) des données les plus récentes affichées dans le tableau de bord. Le tableau de bord ne reflète aucun changement dans Mews après cette date et heure. 
• Devise : la devise locale, en fonction de l'option sélectionnée pour le tableau de bord. Remarque : Vous pouvez sélectionner différentes devises. Le système recalcule les données pour la devise sélectionnée, en fonction des taux de change actuels.
• Taux de change : la date du dernier taux de change valide que le système utilise pour le calcul des indicateurs et la conversion des devises.
• ID utilisateur : le code d'identification de l'utilisateur. 

Remarque : Le tableau de bord recalcule tous les chiffres dans la devise sélectionnée en fonction des taux de change actuels. 

Section de données principale 

Dans cette section, vous pouvez voir les champs suivants : 

• Solde : la somme des acomptes de réservation, des prépaiements ouverts, des factures à émettre et des factures débiteur ouvertes. 
• Total reçu : la somme des acomptes de réservation et des prépaiements ouverts. 
• Total dû : la somme des factures débiteur ouvertes pour tous les comptes avec une réservation active pour le jour sélectionné, et de tous les montants des factures à émettre.
• Acomptes de réservation  : le montant (HT) des acomptes des comptes avec une réservation active.
• Prépaiements ouverts : le montant de tous les paiements ouverts avant la date sélectionnée.
• Factures à émettre : le montant (HT) des revenus impayés issus d'éléments consommés qui figurent toujours sur une facture ouverte.
• Factures débiteur ouvertes  : le montant (HT) de la ou des factures débiteur impayées. 

Dans les sections suivantes, vous pouvez rechercher et sélectionner des entreprises, dates ou périodes graphiques spécifiques pour filtrer vos données en cliquant sur les menus déroulants individuels :   

• Entreprise : sélectionnez la ou les entreprises souhaitées. 
• Date sélectionnée : pour sélectionner une date et filtrer les données en conséquence. Vous pouvez sélectionner la date du jour, jusqu'à 7 jours en arrière, ou le dernier jour de chacun des 3 derniers mois. 
• Période graphique sélectionnée : pour sélectionner le nombre de jours à afficher dans la vue Montant par entreprise et par jour, par rapport à la date du jour. Par exemple, si vous sélectionnez 180 jours, le rapport affiche les 90 jours avant et après la date du jour. 

Pour en savoir plus sur les autres filtres disponibles et découvrir comment les utiliser, référez-vous à la section ci-dessous. 

Balance des encours 

La Balance des encours vous permet de consulter les différents indicateurs que Mews Analytics calcule à partir des données de votre ou de vos établissements. 

• Montant total par entreprise : cette section affiche le montant total reçu et le montant total dû par entreprise. Vous bénéficiez ainsi d'un rapide aperçu du solde ouvert de vos clients.
• Montant par entreprise et par jour  : cette section affiche les montants par type, calculés par entreprise et par jour. Vous obtenez un aperçu des tendances relatives aux montants dus et reçus. Vous pouvez les comparer avec vos résultats de l'année précédente. Le rapport représente les tendances sous une forme linéaire, avec le montant total reçu et le montant total dû, le même jour de l'année précédente. Vous pouvez sélectionner l'intervalle de dates à visualiser à l'aide du filtre Période du graphique sélectionnée.
• Montant par type de compte  : cette section affiche les montants, divisés par type de compte.
• Montants par compte  : cette section affiche tous les comptes dans l'établissement avec des montants ouverts, classés par nom et type de compte. Pour accéder directement à l'onglet Facturation du titulaire du compte correspondant, cliquez sur l'URL pour vérifier l'état du compte en fonction de la date sélectionnée. 

Utiliser la Balance des encours

Vous pouvez utiliser les données de la Balance des encours pour vérifier les sommes totales dues et reçues des clients qui séjournent actuellement dans votre ou vos établissements. Pour découvrir comment affiner vos données à l'aide de Mews Analytics et les différentes façons de les filtrer, consultez ce guide.
 
Vous pouvez appliquer des filtres pour affiner les données de la Balance des encours. Cela est très utile, notamment pour personnaliser vos rapports et afficher des données spécifiques, analyser les tendances, identifier les anomalies rapidement et bien plus encore.

Filtres 

• Statut du compte (aujourd'hui) : pour filtrer les données en fonction du statut du compte du client. Voici les options disponibles :
  • Départ aujourd'hui : le client est toujours dans l'établissement et sa réservation se termine aujourd'hui.
  • Dans l'établissement : le client a effectué son check-in et séjourne dans l'établissement, et sa date de départ est prévue plus tard (pas aujourd'hui).
  • À résoudre  : le client a une réservation dans le passé et son compte est toujours ouvert.
• Devise : la devise de votre choix. Modifier la devise recalcule tous les indicateurs, en fonction des taux de change actuels.
• Chaîne : pour choisir une ou plusieurs chaînes.
• Type d’entreprise : pour filtrer les données en fonction d'une ou plusieurs entreprises.
• Pays : pour filtrer par pays (vous pouvez sélectionner plusieurs pays).