La Balance âgée

La Balance âgée est un tableau de bord qui vous offre un aperçu de toutes vos factures ouvertes dans votre entreprise, classées par ancienneté, c’est-à-dire le temps écoulé depuis leur date d’émission.  

Grâce au tableau de bord Balance âgée, vous pouvez : 

• identifier et suivre les factures débiteur en retard par date d’échéance, pour la gestion de la dette ;
• surveiller les retards de paiement et reconnaître les cas probables de créances irrécouvrables ;
• vérifier le statut de la Balance âgée à tout moment passé ou futur ;
• exporter les données des factures débiteur ouvertes et des dettes pour vos bilans financiers ;
• comparer facilement les limites de crédit de l’entreprise. 
   

Auparavant, vous utilisiez l’onglet Factures débiteur ouvertes de l’Analyse financière de Mews pour la gestion des factures impayées. L’onglet Factures débiteur ouvertes se trouve à présent dans la Balance âgée. Cela permet de simplifier la hiérarchisation par ancienneté et par numéro des factures débiteur ouvertes.  
 

La Balance âgée est disponible dans Mews Analytics. Vous pouvez l’ajouter comme un complément à tous les sets de produits, et il est inclus pour les clients Entreprise. Remarque : Les clients Entreprise doivent activer l’intégration de Mews Analytics pour chaque établissement de leur chaîne avant utilisation.  

Remarque : Vous devez activer « Suivi des comptes débiteurs » pour utiliser la Balance âgée. Pour plus d’informations, consultez ce guide.

Pour en savoir plus sur Mews Analytics, consultez ce guide. Pour en savoir plus sur son utilisation, consultez ce guide. 

 

Pour accéder à la Balance âgée : 

Allez dans le menu principal  > Analyse > Balance âgée. 
 

 

Ce guide fournit une description détaillée de tou(te)s les fonctionnalités, filtres et données disponibles sur le tableau de bord Balance âgée et vous explique comment en faire bon usage.  
 

Au sommaire de ce guide :  

• Sources des données
• Comprendre le tableau de bord
  • Rapport âgé
    • Données du tableau de bord
    • Champs Enterprise et Date selected
    • Périodes d’ancienneté au total
    • Périodes d’ancienneté par entreprise
    • Factures débiteur ouvertes en fonction des dimensions sélectionnées
    • Sélectionner les dimensions
    • Paramètres des données
  • Factures débiteur ouvertes
    • Données du tableau de bord
    • Nombre d’entreprises avec des factures débiteur ouvertes
    • Entreprises avec des limites de crédit et des factures débiteur ouvertes
    • Somme de la différence entre le montant de la facture débiteur ouverte et la limite de crédit des entreprises
    • Facture débiteur ouverte
• Définir les filtres du tableau de bord
  • Filtres
• Utiliser le tableau de bord
• Exporter les données

 

Sources des données

Les données du tableau de bord représentent l’historique total des factures débiteur impayées dans votre établissement ou dans votre entreprise. Les données du tableau de bord sont affichées par entreprise enregistrée dans Mews pour les entreprises qui exploitent plusieurs établissements.  

Remarque : Les factures débiteur payées sont limitées à l’année précédente et actuelle uniquement.  
 

Le système charge les données dans le tableau de bord toutes les 12 heures, et les données ont généralement entre 8 et 12 heures. Les données mises à jour sont disponibles tous les jours à 9:00 UTC et à 21:00 UTC.  

Remarque : L’heure exacte peut varier en fonction de la quantité de données concernées par la mise à jour. 

 

Comprendre le tableau de bord

Rapport âgé

Données du tableau de bord

 

• Total amount (Montant total) : montant total dû, calculé à partir de toutes les factures débiteur, pour l’ensemble de vos établissements qui ont accès à Mews Analytics. 
• Selected amount (Montant sélectionné) : montant total dû pour les factures débiteur ouvertes sélectionnées, calculé en fonction des filtres sélectionnés ou des factures débiteur sélectionnées dans le graphique des Périodes d’ancienneté par entreprise.
• Percent of total (Pourcentage du total) : pourcentage correspondant aux factures débiteur sélectionnées par rapport au montant total des factures débiteur. 
• Open invoices (Factures débiteur ouvertes) : nombre total de factures débiteur ouvertes, en fonction des filtres ou des graphiques sélectionnés. 
• Aging factor (Facteur d’ancienneté) : la moyenne pondérée de jours de retard, classés par montant de facture débiteur.

Champs Enterprise et Date selected 

Vous pouvez rechercher et sélectionner des entreprises spécifiques pour filtrer les données en utilisant le menu déroulant « Enterprise » (Entreprise).  
 

Le champ « Date selected » (Date sélectionnée) affiche la date utilisée pour filtrer les factures débiteur ouvertes, en fonction de leur date de création et de leur date de règlement.

 

Périodes d’ancienneté au total

Cette section affiche l’ensemble des factures débiteur ouvertes, classées par période d’ancienneté. Utilisez la barre latérale afin de zoomer et afficher plus de détails.
 

 

Pour chaque période d’ancienneté, le tableau de bord décompose le montant total par type de compte : « Customer » (Client), « Customer via company » (Client par société), et « Customer via travel agency » (Client via une agence de voyages).
 

Périodes d’ancienneté par entreprise

Cette section crée une vue d’ensemble de haut niveau de vos entreprises. Elle affiche le nombre total de factures débiteur ouvertes, classées en fonction de différentes catégories d’âge. 
 

 

Vous pouvez également afficher le sous-total des lignes ou des colonnes, par catégorie d’âge et par entreprise. 

 

Factures débiteur ouvertes en fonction des dimensions sélectionnées

 

Ce tableau offre un aperçu détaillé de votre solde impayé. Vous pouvez vous en servir pour : 

• identifier les sociétés ou les clients qui vous doivent le plus d’argent, ou
• identifier les factures débiteur pour les cibler et les clôturer.

Vous pouvez personnaliser le tableau selon vos besoins pour vérifier les différents aspects de vos factures débiteur ouvertes.  

Les colonnes du tableau donnent plus d’informations concernant les factures débiteur. Elle sont classées en fonction des dimensions sélectionnées : 
 

• Payment term (Délai de paiement) :
  • Payment term days (max.) (Jours de délai de paiement (max.)) : le délai de paiement maximum des factures débiteur du tableau. 
• Overdue (Retard) :
  • Overdue % (% retard) : le pourcentage du montant des factures débiteur en retard.
  • Overdue days (avg.) (Jours de retard (moy.)) : le nombre moyen de jours de retard pour les factures débiteur en retard.
• Open invoices (Factures débiteur ouvertes) : nombre de factures débiteur ouvertes. 
• Paid invoices (Factures débiteur payées) : nombre de factures débiteur payées. 
• Days to pay (avg.) (Paiement en jours (moy.)) : nombre de jours moyen pour régler les factures débiteur. 

 

Sélectionner les dimensions

 

La sélection que vous effectuez dans le panneau Select dimensions (Sélectionner les dimensions) détermine quelles sont les données qui apparaissent dans le tableau « Open invoices by selected dimensions » (Factures débiteur ouvertes en fonction des dimensions sélectionnées). Vous pouvez choisir le niveau de détail des données affichées en fonction des dimensions sélectionnées. 

Remarque : L’ordre dans lequel vous sélectionnez les dimensions détermine l’ordre et la manière dont les données apparaissent dans le tableau.  
 

En fonction des dimensions sélectionnées, vous pouvez accéder au détail des données ou accéder au niveau suivant dans la hiérarchie, par exemple, du Type de compte à la Facture avec le numéro de facture. Remarque : Le tableau sera simplifié si vous désélectionnez certaines des dimensions. 
 

Pour plus d’informations sur l’utilisation de la « hiérarchie » Power BI dans le cadre de l’analyse des données, cliquez ici.  
 

Paramètres des données 

 

• Last refresh (Dernière actualisation) : horodatage UTC de la dernière actualisation du tableau de bord. 
• Last update (Dernière mise à jour) : horodatage UTC de la dernière mise à jour des données du tableau de bord. Le tableau de bord ne reflète aucune modification effectuée dans Mews après cette heure. 
• Currency (Devise) : devise locale sélectionnée pour le tableau de bord.  
• Exchange Rate (Taux de change) : la date indiquée correspond au dernier taux de change valide utilisé pour calculer les indicateurs affichés.

Remarque : Le tableau de bord recalcule tous les chiffres dans la devise sélectionnée en fonction des taux de change réels. 

Factures débiteur ouvertes

L’onglet Factures débiteur ouvertes fournit :

• un aperçu des limites de crédit et des données des factures débiteur ouvertes, et

• vous permet de modifier la facture d’origine en vous redirigeant vers Mews via l’URL. 

Pour accéder à la facture d’origine, cliquez sur le symbole  situé à gauche dans le tableau « Factures débiteur ouvertes ». Pour en savoir plus, cliquez ici.  
 

Remarque : Les modifications apportées à la facture d’origine ne sont pas immédiatement mises à jour dans le système. Assurez-vous que les données aient été actualisées avant d’utiliser les données des factures débiteur mises à jour.

 

Données du tableau de bord - Factures débiteur ouvertes

 

Remontez pour en savoir plus, ou cliquez ici. 

Nombre d’entreprises avec des factures débiteur ouvertes  

Cette section affiche le nombre d’entreprises avec des factures ouvertes, réparties entre les entreprises qui ont défini des limites de crédit (With credit limit) dans leur profil Mews, et celles qui n’ont pas de limites de crédit (Without credit limit) dans leur profil.
 

Pour plus d’informations concernant la configuration des limites de crédit, cliquez ici.  

  
 

Entreprises avec des limites de crédit et des factures débiteur ouvertes

Ce tableau affiche les limites de crédit des entreprises plus en détail. Elles sont classées par numéro des factures débiteur ouvertes (Open invoices), montant total dû (Total amount) et limite de crédit définie (Creditlimit). Cela vous permet de comparer les limites de crédit plus facilement et d’identifier les entreprises qui doivent le plus d’argent ainsi que celles qui ont dépassé leur limite de crédit.
 

Vous pouvez également afficher le total de chaque colonne. 

 

Somme de la différence entre le montant de la facture débiteur ouverte et la limite de crédit des entreprises

Cette section affiche la somme de la différence entre le montant de la facture débiteur ouverte et la limite de crédit de l’entreprise, répartie entre les entreprises qui dépassent leur limite de crédit (Exceeding credit limit) et celles qui sont en dessous de leur limite de crédit (Under credit limit).  

 

Facture débiteur ouverte

Ce tableau affiche toutes les factures débiteur ouvertes dans votre établissement ou votre entreprise plus en détail, et fournit un aperçu de chaque facture débiteur.

 

Vous pouvez accéder à la facture d’origine et la modifier dans Mews, en cliquant sur l’URL  spécifique. La facture s’ouvrira dans un nouvel onglet, ce qui vous permettra de vérifier, modifier et mettre à jour les détails de la facture directement. 

Remarque :  

• L’URL spécifique vous permet uniquement d’accéder aux factures de l’établissement auquel vous êtes connecté.
• Les clients d’entreprise qui souhaitent accéder à la facture d’un établissement différent doivent d’abord se connecter à cet établissement spécifique.  
• Le tableau peut être classé par nom d’établissement pour faciliter la visualisation des factures débiteur par établissement.
• Les modifications apportées à la facture d’origine ne sont pas appliquées automatiquement. Les données doivent d’abord être actualisées pour que les modifications s’affichent.  

Définir les filtres du tableau de bord

Filtres  

Vous pouvez affiner les données du tableau de bord à l’aide des filtres suivants : 
 

Filtres dans cette page 

• Credit limit exceeded (Limite de crédit dépassée) : pour filtrer les données en fonction des clients qui ont dépassé leur limite de crédit. 
• Invoice date created (Création facture débiteur) : pour filtrer les données en fonction de la date de création de la facture débiteur. 

Filtres dans toutes les pages 

• Relative date (Date relative) : ce filtre vous permet d’afficher le statut de toutes les factures débiteur ouvertes à une date spécifique passée, présente ou future. 
  • Remarque : lorsque vous consultez les statuts des factures débiteur à la date sélectionnée, gardez à l’esprit que :
    • Si la facture débiteur a été émise après la date sélectionnée, elle ne sera pas affichée.
    • Si la facture débiteur a été réglée avant la date sélectionnée, elle ne sera pas affichée. 
    • Si la facture débiteur a été réglée après la date sélectionnée, elle sera affichée, étant donné qu’elle était toujours considérée comme ouverte à cette date.
    • Si vous sélectionnez une date dans le passé, c’est le statut correspondant à cette date qui sera affiché dans la Balance âgée.
    • Le réglage par défaut correspond à la date actuelle. 
• Aging period (Période d’ancienneté) : pour filtrer par période d’ancienneté, ou par nombre de jours de retard de la facture débiteur.
• Chain (Chaîne) : pour filtrer les données en fonction d’une ou plusieurs chaînes spécifiques. 
• Currency (Devise) : pour filtrer les données en fonction de la devise. Modifier la devise recalcule les indicateurs en fonction des taux de change actuels. 
• Account Type (Type de compte) : pour filtrer les données en fonction du type d’origine du client. Par exemple : 
  • Customer (Client)
  • Customer via company (Client via une société)
  • Customer via travel agency (Client via une agence de voyages)
• Customer Name (Nom du client) : pour filtrer les données en fonction du nom du client. Vous pouvez rechercher un ou plusieurs clients spécifiques. 

Pour plus d’informations concernant l’utilisation des filtres Power BI (Business Intelligence), cliquez ici, ou cliquez ici pour consulter l’article « Utiliser Mews Analytics ».

 

Utiliser le tableau de bord

Vous pouvez utiliser la Balance âgée de pair avec l’Analyse des finances pour suivre les dettes et limites de crédit. 
 

L’onglet Factures débiteur ouvertes amélioré dans la Balance âgée facilite la gestion des données des factures débiteur ouvertes. Il se trouvait auparavant dans l’Analyse financière.
 

Tous les tableaux de bord Mews Analytics utilisent Power BI. Pour en savoir plus, cliquez ici pour accéder au guide « Utiliser Mews Analytics ».

Options supplémentaires pour les tableaux de données 

Vous pouvez effectuer d’autres actions dans chaque section de données. Pour faire apparaître les options supplémentaires, survolez la section pertinente :. 
 

• Filtres sur l’élément visuel : montre quels sont les filtres et segments qui affectent le visuel.

• Mode focus : affiche le tableau sélectionné en mode plein écran, pour pouvoir se focaliser sur cette section     .

• Plus d’options : affiche des options supplémentaires  >   .

 

Exporter les données

Vous pouvez exporter les données provenant de différentes sections du tableau de bord vers Excel, pour afficher facilement les données de votre Balance âgée en fonction des différents filtres sélectionnés.

Pour exporter les données de chaque section :

1. Survolez la section de données pertinente.
2. Cliquez sur Plus d’options. 
3. Cliquez sur Exporter des données. 
4. Sélectionnez le type et format de données, p. ex. des données résumées au format .csv. 
5. Les données seront exportées au format sélectionné. 

Remarque : Power BI limite les exportations de données à 150 000 lignes pour les fichiers XLS, et 30 000 pour les fichiers CSV. 

 

Pour en savoir plus sur l’utilisation de Mews Analytics, consultez ce guide. Pour en savoir plus sur l’analyse financière, consultez ce guide.