Je eigen geautomatiseerde workflows opzetten in Flexkeeping

Flexkeeping

De Workflow Builder helpt je hotelteam bij het aanmaken van automatische workflows die tijd besparen en handmatig werk verminderen. Je kunt regels instellen zodat bepaalde taken – zoals housekeeping of gastenservice – automatisch worden uitgevoerd wanneer er iets specifieks gebeurt, zoals een wijziging in een reservering of het inchecken van een vipgast. 

In deze handleiding lees je hoe het werkt en hoe je het kunt gebruiken. 

De basis 

Vroeger moesten onze interne teams de automatiseringsregels voor gebruikers instellen. Dat kostte tijd en het was niet makkelijk om te veranderen. 

Nu kun je deze regels zelf aanmaken en beheren met een eenvoudige visuele tool – je hebt er geen technische kennis voor nodig.  

Werken met de Workflow Builder  

De Workflow Builder bestaat uit twee hoofdonderdelen:

  1. Workflow List (Lijst met workflows)

Hier kun je: 

    • Alle automatiseringsworkflows bekijken die je hotel gebruikt
    • Workflows in- of uitschakelen
    • Een workflow aanpassen, kopiëren of verwijderen 

  

  1. Workflow Builder 

Hier kun je automatiseringsworkflows aanmaken of aanpassen. Het is visueel, net als een stroomschema. Je voegt bouwstenen - oftewel ‘nodes’ - toe voor: 

    1. Wat de workflow (oftewel een trigger) in gang zet

    2. Welke specificaties (oftewel voorwaarden) moeten gelden

    3. Wat er dan zou moeten gebeuren (oftewel gevolgen)

  

 

Hoe zet je een workflow op? 

Elke workflow bestaat uit 3 delen:

  1. Trigger (wat zet het in gang)
    • Dit is het evenement dat de automatisering in gang zet.
    • Voorbeeld: 'Er wordt een reservering bijgewerkt' of 'Een gast checkt in'.
  2. Voorwaarde (wat moet gelden)
    • Zo kun je het beter afbakenen, zodat het alleen gebeurt als bepaalde details overeenkomen.
    • Voorbeeld: 'De gast heeft om een babybedje gevraagd EN er zijn meer dan 3 gasten in de kamer'.
  3. Gevolg (wat daarna gebeurt)
    • Dit is de taak of actie die het systeem automatisch aanmaakt.
    • Voorbeeld: 'Maak een taak aan voor de housekeeping om een babybedje naar de kamer te brengen'.

Je moet alle drie de onderdelen (trigger, voorwaarde, gevolg) toevoegen voordat je de workflow kunt opslaan. 

Verplichte velden worden duidelijk aangegeven. Je kunt een workflow pas opslaan als alles correct is ingevuld. 

Workflow aanpassen 

Als je op een onderdeel van de workflow klikt, opent er een zijpaneel waarin je de details kunt instellen. 

Je kunt bijvoorbeeld: 

  • Kiezen op welk soort reservering of welke gast de trigger van toepassing is
  • Voorwaarden instellen, zoals kamertype, schoonmaakstatus of aantal gasten 
  • Kiezen welk team de taak moet ontvangen, hoe snel die moet worden uitgevoerden wat er in de taak moet staan 

Workflows beheren 

In de hoofdlijst kun je: 

  • Een workflow aanpassen als je wijzigingen wilt aanbrengen
  • Een workflow dupliceren – de nieuwe versie krijgt de naam "Copy of ..." (Kopie van ...) en begint als Inactive (Inactief), zodat die niet per ongeluk wordt uitgevoerd
  • Een workflow die je niet meer nodig hebt verwijderen
  • Workflows in- of uitschakelen wanneer je maar wilt 

  

 

In de praktijk 

  • Als een workflow actief is, wordt deze elke keer uitgevoerd wanneer aan de trigger en de voorwaarde zijn voldaan.
  • Als er iets verandert (bijvoorbeeld als een gast annuleert het verblijf), wordt de gerelateerde taak ook automatisch verwijderd.
  • Je kunt zien hoe goed je workflows presteren via het Execution Dashboard (Uitvoeringsdashboard), dat weergeeft hoe vaak elke regel is uitgevoerd en hoeveel taken er zijn aangemaakt. 
     

Welke soorten triggers kan ik gebruiken? 

Je kunt kiezen uit verschillende soorten startpunten (triggers): 

  • Op basis van reservering (bijv. incheckdatum, bron van de boeking, vipgast)
  • Op basis van de taak (bijv. een nieuwe taak voor housekeeping aangemaakt)
  • Binnenkort beschikbaar: feedback van gasten of antwoorden op enquêtes

Tips van het Flexkeeping-team 

  • Zorg ervoor dat alle onderdelen van je workflow zijn ingevuld voordat je opslaat.
  • Gedupliceerde workflows zijn standaard uitgeschakeld. Vink ze aan en activeer ze als je er klaar voor bent.
  • Gebruik het dashboard om te zien hoe vaak elke workflow wordt gebruikt.
  • Je kunt workflows testen voordat je ze inschakelt, om er zeker van te zijn dat ze werken zoals je wilt. 

Toegangsinstellingen wijzigen 

Workflow Builder is nu beschikbaar voor alle gebruikersgroepen general manager. 

Was this article helpful?
00



Feedback