Hoe je je eigen geautomatiseerde workflows kunt opzetten in Flexkeeping

Flexkeeping

DeWorkflow Builder helpt je hotelteam bij het aanmaken van automatische workflows die tijd opslaan en handmatig werk verminderen. Je kunt regels instellen zodat bepaalde taken – zoals housekeeping of gastenservice – automatisch worden uitgevoerd wanneer er iets specifieks gebeurt, zoals een wijziging in een reservering of het inchecken van een VIP-gast. 

In deze handleiding lees je hoe het werkt en hoe je het kunt gebruiken. 

De basis 

Vroeger moesten onze interne teams de automatiseringsregels voor gebruikers instellen. Dat kostte tijd en het was'niet makkelijk om te veranderen. 

Nu kun je deze regels zelf aanmaken en beheren met een eenvoudige visuele tool – je hebt er geen technische kennis voor nodig.  

Werken met de Workflow Builder  

De builder bestaat uit twee hoofdonderdelen:

  1. Lijst met workflows

Hier kun je: 

    • Bekijk alle automatiseringsworkflows die je hotel gebruikt
    • Workflows in- of uitschakelen
    • Een workflow aanpassen, kopiëren of verwijderen 

  

  1. Workflow Builder 

Hier kun je automatiseringsworkflows vooraanmaken of aanpassen. Het is visueel, net als een stroomschema. Je voegt bouwstenen (ook wel ‘nodes’ genoemd) toe voor: 

    1. Wat de start de workflow (ook wel een trigger)

    2. Wat moet moeten gelden (ook wel voorwaarden)

    3. Wat er dan daaruit (ook wel gevolgen) 

  

 

Hoe zet je een workflow op? 

Elke workflow bestaat uit 3 delen:

  1. Trigger (Wat zet het in gang)
    • Dit is het evenement dat de automatisering in gang zet.
    • Voorbeeld: „Er wordt een reservering bijgewerkt“ of „Een gast incheckt.“
  2. Voorwaarde (Wat moet waar zijn)
    • Zo kun je het beter afbakenen, zodat het alleen gebeurt als bepaalde details overeenkomen.
    • Voorbeeld: “De gast heeft om een babybedje gevraagd EN er zijn meer dan 3 gasten in de kamer.”
  3. Gevolg (Wat gebeurt er volgende?)
    • Dit is de taak of actie die het systeem automatisch aanmaakt.
    • Voorbeeld: “Maak een taak aan voor de housekeeping om een babybedje naar de kamer te brengen.” 
       

Je moet alle drie de onderdelen (Trigger, Voorwaarde, Gevolg) toevoegen voordat je de workflow kunt opslaan. 

Verplichte velden worden duidelijk aangegeven. Je kunt een workflow pas opslaan als alles correct is ingevuld. 

Aanpassen-workflow 

Als je op een onderdeel van de workflow klikt, verschijnt er een zijpaneel geopend waarin je instellingen kunt instellen. 

Je kunt bijvoorbeeld: 

  • Kies op welk soort reservering of welke gast de trigger van toepassing is
  • Stel voorwaarden in, zoals kamertype, schoonmaakstatus of aantal gasten 
  • Kies welk team de taak moet krijgen, hoe snel die moet worden ingeleverd en wat er in de taak moet staan 

Workflows beheren 

In de hoofdlijst kun je: 

  • Aanpassen een workflow als je wijzigingen wilt aanbrengen
  • Dupliceren een workflow – de nieuwe versie krijgt de naam "Kopie van..." en begint als Inactief , zodat hij niet per ongeluk wordt uitgevoerd
  • Verwijderen een workflow die je niet meer nodig hebt
  • Workflows in- of uitschakelen wanneer je maar wilt 

  

 

Hoe het in de actie werkt 

  • Als een workflow actief is, wordt deze elke keer uitgevoerd wanneer de trigger en voorwaarde zijn vervuld.
  • Als er iets verandert (bijvoorbeeld als een gast zijn verblijf annuleert), wordt de gerelateerde taak ook automatisch verwijderd.
  • Je kunt zien hoe goed je workflows presteren via het uitvoeringsdashboard, dat weergeeft hoe vaak elke regel is uitgevoerd en hoeveel taken er zijn aangemaakt.  Een TXT-bestand wordt automatisch gedownload naar je computer.

Welke soorten triggers kan ik gebruiken? 

Je kunt kiezen uit verschillende soorten startpunten (triggers): 

  • Op basis van reservering (bijv. datum voor het inchecken, bron van de boeking, VIP-gast)
  • Taakgebaseerd (bijv. een nieuwe taak voor housekeeping aangemaakt)
  • Binnenkort beschikbaar: Feedback van gasten of antwoorden op enquêtes 
     

Tips van Team Flexkeeping 

  • Zorg ervoor dat alle onderdelen van je workflow zijn ingevuld voordat je opslaat.
  • Gedupliceerde workflows zijn standaard uitgeschakeld. Vink ze aan en activeer ze als je er klaar voor bent.
  • Gebruik het dashboard om te zien hoe vaak elke workflow wordt gebruikt.
  • Je kunt workflows testen voordat je ze inschakelt, om er zeker van te zijn dat ze werken zoals je wilt. 

Toegangsinstellingen wijzigen 

Workflow Builder is nu beschikbaar voor alle gebruikersgroepen van general manager. 

Was this article helpful?
00



Feedback