So änderst du die Adresse des Verantwortlichen für die Rechnung auf einer ausgestellten oder abgeschlossenen Rechnung in Mews Operations

AccountingMews Operations

Hinweis Mews führt diese Funktion schrittweise für die einzelnen Unterkünfte ein.

Hotelpersonal oder Verwaltungsangestellte, die für die Verwaltung finanzieller Transaktionen von Gästen und die Rechnungsstellung zuständig sind und die die Berechtigung haben, Rabattposten zu bearbeiten und Abrechnungen und Rechnungen neu auszustellen , können die Adresse des Abrechnungsempfängers auf einer ausgestellten Rechnung oder einer abgeschlossenen Rechnung innerhalb von Mews Operations aktualisieren, um

  • Abrechnungsdetails zu korrigieren oder zu aktualisieren.

  • für eine korrekte Finanzdokumentation und die Regelkonformität mit den gesetzlichen und betrieblichen Standards zu sorgen.

Nachdem ein Mitarbeiter die Rechnung ausgestellt oder die Abrechnung geschlossen hat, navigiere zum Gäste- oder Firmenprofil, um die Rechnungsadresse zu ändern.

 

In diesem Artikel erfährst du, wie du die Adresse des Verantwortlichen für die Rechnung auf ausgestellten oder abgeschlossenen Rechnungen ändern kannst:

 

Aktualisiere deinen Zähler für Gutschriften

Bevor du eine ausgestellte Rechnung oder eine geschlossene Abrechnung erneut ausstellst, empfiehlt Mews, deinen Gutschriftzähler zu aktualisieren, damit das System Rechnungen automatisch Nummern zuweisen kann.

Hinweis: Für Unterkünfte in Italien und Spanien erfährst du hier mehr über das Erstellen von Zählern für Gutschriften.

 

Um einen Zähler zu erstellen oder zu bearbeiten:

  1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü Screenshot 2024-01-15 at 12.16.40.png  > Einstellungen > Unterkunft > Finanzen. 

  1. Klicke auf Zähler.

 


 

  1. Mach im Tab Rechnungszähler Folgendes:

    • Um einen neuen Gutschriftzähler hinzuzufügen, klicke auf + Hinzufügen. 

      1. Fülle im Seitenfenster Rechnungszähler erstellen die Felder aus. Hinweis: Du kannst den Standardzähler nur für Gutschriften verwenden.

      2. Um den Zähler für Gutschriften einzurichten,

        • Zum Standardzähler machen und für Gutschriften benutzen: Klicke den Schieberegler auf ein.

        • Name für Rechnungszähler: Gib hier den Namen des Gutschriftzählers ein.

      1. Fülle die übrigen Felder aus. Mehr über die Erstellung und Verwaltung von Zählern erfährst du hier.
      2. Klicke auf Speichern.

 

 

    • Um einen bestehenden Zähler zu bearbeiten, klicke auf für den Namen des Zählers, den du bearbeiten möchtest.

      1. Klicke auf Zähler bearbeiten.

      2. Bearbeite im Seitenfenster Zähler bearbeiten die Felder nach Bedarf. Hinweis: Du kannst den Standardzähler nur für Gutschriften verwenden.

      3. Um den Zähler für Gutschriften einzurichten,

        • Zum Standardzähler machen und für Gutschriften benutzen: Klicke den Schieberegler auf ein.

        • Titel des Rechnungszählers: Gib den Titel des Zählers für die Gutschrift ein.

      1. Fülle die übrigen Felder aus. Mehr über die Erstellung und Verwaltung von Zählern erfährst du hier.
      2. Klicke auf Speichern.

 

Berechtigungen


Bevor du eine ausgestellte Rechnung oder geschlossene Abrechnung erneut ausstellst, prüfe, ob du die Berechtigung hast, Rechnungen zurückzubelasten oder erneut auszustellen.

Ob du Rechnungen erneut ausstellen kannst, hängt von deinen Benutzerberechtigungen ab:

  • Wenn du die Berechtigung hast, Abrechnungen zurückzubelasten oder neu auszustellen, aber keine Berechtigung zum Ausstellen von Rechnungen hast, kannst du zwar Abrechnungen, aber keine Rechnungen neu ausstellen.
  • Wenn du die Berechtigung hast, Rechnungen zurückzubelasten oder erneut auszustellen, kannst du sowohl Abrechnungen als auch Rechnungen erneut ausstellen.

 

Um das Gäste- oder Firmenprofil mit der ausgestellten oder abgeschlossenen Rechnung zu finden, von der du

die Abrechnungsadresse ändern möchtest,

  1. Gib in Mews Operations den Namen des Gastes oder der Firma in die Mews Suchleiste ein und klicke ihn in den Suchergebnissen an.

  1. Klicke auf das Tab Dashboard, und klicke auf die ausgestellte Rechnung oder die geschlossene Abrechnung, die du ändern möchtest, um die Rechnungsadresse zu ändern.

  1. Klicke auf Rechnungsdetails ändern. Hinweis: Wenn deine Unterkunft die Option Bearbeiten geschlossener Abrechnungen ermöglichen in der Buchhaltungskonfiguration deaktiviert hat, zeigt Mews die Schaltfläche Abrechnungsdetails ändern nicht.

 

 

  1. Unter Details des Rechnungsverantwortlichen kannst du die Adresse ändern oder eine neue Adresse finden.

 


 

  1. Um nach einer Adresse zu suchen, beginne unter Feld Nach einer Adresse suchen damit, einen beliebigen Teil der Adresse einzugeben. Klicke dann auf die gewünschte Adresse, um die Adressfelder automatisch auszufüllen.

  2. Du kannst die Adresse ändern, indem du die folgenden Felder aktualisierst: 

    • Adresszeile 1: Gib die erste Adresszeile des Gastes oder der Firma ein.

    • Adresszeile 2: Gib die zweite Adresszeile des Gastes oder der Firma ein, falls zutreffend.

    • Stadt: Gib die Stadt der Adresse des Gastes oder der Firma ein.

    • Postleitzahl: Gib die Postleitzahl der Adresse des Gastes oder der Firma ein.

    • Land: Wähle das Land der Adresse des Gastes oder der Firma aus dem Dropdown-Menü aus.

    • Bundesland/Region: Wähle aus dem Dropdown-Menü das Bundesland oder die Region der Adresse des Gastes oder der Firma aus.

  1. Um die gesamte Adresse zu entfernen, klicke auf Adresse löschen. Hinweis: Du kannst die Adresse nur entfernen, wenn es aus rechtlichen Gründen erlaubt ist. Wenn nicht, zeigt Mews eine Fehlermeldung an.

 

 

 

  1. Um die Änderung zu bestätigen, klicke auf Mit Änderungen ausstellen.

 

Sobald du die Änderung bestätigst, schreibt das System

    • die ursprünglich ausgestellte Rechnung oder die geschlossene Abrechnung als Gutschrift gut.

      • Mews verwendet die gleichen Buchhaltungskategorien für die Posten auf der Abrechnung sowohl in der Gutschrift als auch in der neuen abgeschlossenen Rechnung.

      • Bei der Gutschrift verfährt Mews wie folgt:

        • Es zeigt die alte, unveränderte Adresse an.

        • Es zeichnet die Daten der Posten als das Datum auf, an dem du die Gutschrift ausstellst.

    • Es gibt eine neue geschlossene Rechnung mit den aktualisierten Angaben zur Abrechnung aus.

      • Bei der neuen geschlossenen Rechnung verfährt Mews wie folgt:

      • Es zeigt die neue, korrigierte Adresse an.

      • Es zeichnet die Daten der Posten als das gleiche Datum auf, an dem du die neue Rechnung ausstellst.

    • es hält die Änderungen im Aktionsprotokoll des Gastes oder der Firma fest.

 

Hinweis:

  • Hinweis: Du kannst eine ausgestellte oder eine abgeschlossene Rechnung nur einmal neu ausstellen. Wenn du die Adresse nach der Änderung ändern musst, musst du die zuletzt aktualisierte Rechnung aufrufen, um die Änderung vorzunehmen. 

  • Wenn sich der Verantwortliche für die Abrechnung ändert, muss die Abrechnung erneut als offene Abrechnung ausgestellt und neu zugewiesen werden.

 

  1. Du kannst die verknüpften Abrechnungen in der Abrechnungsvorschau oder auf dem Tab Dashboard des Bildschirms der Gäste- oder Firmenverwaltung einsehen.

  1. Um die korrigierte Rechnung per E-Mail an den Gast oder die Firma zu senden, öffne die Abrechnungsvorschau und klicke auf das Icon Abrechnung an E-Mail-Adresse senden. Hinweis: Du kannst die Gutschrift zusammen mit der korrigierten Rechnung schicken. Verwende das Kontrollkästchen, um die gewünschten Dokumente im Feld Verknüpfte Dokumente einbeziehen auszuwählen. 

  1. Um die korrigierte Rechnung zu drucken, öffne die Abrechnungsvorschau und klicke auf das IconDrucken .

Hier erfährst du mehr darüber, wie du ein Gäste- oder Firmenprofil mit einer ausgestellten oder einer abgeschlossenen Rechnung verknüpfen kannst.

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