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NederlandsResDiary est un système de réservation de table de restaurant. Si vous souhaitez utiliser ResDiary en complément de Mews, vous devez avoir un compte ResDiary. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez le site web de ResDiary. Vous avez également besoin d'un système de point de vente (POS) pour gérer la facturation des clients. Si vous ne possédez pas de système de point de vente, vous ne pouvez pas ajouter de factures aux profils client. Vous pourrez uniquement gérer les réservations de table. Pour découvrir comment configurer l'intégration ResDiary dans Mews, consultez ce guide.
Au sommaire de ce guide :
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Dans Mews Operations, accédez à un profil client.
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Si vous utilisez l'intégration ResDiary, l'onglet Tables réservées est disponible (voir capture d'écran ci-dessous).
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Cliquez sur cet onglet pour voir toutes les réservations effectuées par ce client.
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Pour créer une réservation, cliquez sur le bouton + Créer une réservation sur la partie droite de l'écran.
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L'écran Créer une réservation de table s'ouvre. Il se compose de trois étapes différentes.
À cette étape, vous devez saisir les coordonnées du client et celles du restaurant.
- Le système remplit automatiquement le nom du client en utilisant celui qui figure sur son profil.
- Si le champ Numéro de téléphone est vide, saisissez le numéro de téléphone du client*. Il s'agit d'un champ obligatoire.
- Dans le menu déroulant Lieu, sélectionnez l'établissement où est situé le restaurant. S'il n'y a qu'une seule option disponible, ce champ sera prérempli.
- Dans le champ Zone, sélectionnez une zone au sein du restaurant ou ne modifiez pas l'option par défaut « Toutes les zones ».
- Le champ Séjour vous permet de consulter les détails de la réservation pour un séjour du client. Si un client a plusieurs réservations, sélectionnez celle qui correspond à cette réservation de table.
- Dans le champ Nombre de personnes, saisissez le nombre de personnes à inclure dans cette réservation de table. La valeur sera préremplie conformément au nombre de personnes dans la réservation pour un séjour.
- Assurez-vous que toutes les informations sont correctes et cliquez sur Vérifier la disponibilité pour passer à l'étape 2.
*Numéro de téléphone :
- Le système affiche le numéro de téléphone qui figure sur le profil du client, le cas échéant.
- Si aucun numéro de téléphone n'a été renseigné sur le profil client, le système le récupère sur ResDiary, à condition que l'utilisateur l'ait ajouté au préalable.
- Si aucune de ces possibilités n'est applicable, saisissez un nouveau numéro de téléphone. Remarque : Mews n'utilise pas le numéro de téléphone que vous avez saisi pour mettre à jour le profil client.
À cette étape, vous devez confirmer la date et l'heure de la réservation de table. Le système vérifie automatiquement la disponibilité. Vous pouvez uniquement réserver les créneaux disponibles en fonction du nombre de personnes spécifiées. Vous pouvez également voir les promotions disponibles.
Remarque : Par défaut, le système vous permet d'effectuer des réservations pour chaque jour compris dans le séjour du client. Désélectionnez les dates qui ne sont pas pertinentes.
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- Si vous effectuez une réservation pour un petit-déjeuner, désélectionnez le jour d'arrivée.
- Si vous effectuez une réservation pour un dîner, désélectionnez le jour du départ.
- Vous pouvez sélectionner l'heure de réservation souhaitée pour chaque jour de manière séparée. Vous pouvez également sélectionner une Heure de préférence en haut de l'écran.Le système l'appliquera à chaque jour.
- Assurez-vous que toutes les informations sont correctes et cliquez sur Ajouter pour passer à l'étape 3.
La dernière étape consiste à passer en revue le résumé de la réservation. Vous pouvez également ajouter des notes à la réservation, si besoin. Pour confirmer la réservation, cliquez sur le bouton Créer une réservation.
- Le système affiche un résumé de la réservation. Si vous remarquez la moindre erreur, vous pouvez revenir aux étapes précédentes et effectuer les modifications nécessaires. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton < Retour.
- Vous pouvez copier le résumé de la réservation dans le presse-papiers et l'envoyer par e-mail au client. Pour ce faire, cliquez sur l'icône
Copier.
- Vous pouvez ajouter toutes les informations que vous jugez utiles dans la section Notes de la réservation. Le système les communique à ResDiary, avec les autres détails de la réservation.
- Pour effectuer la réservation de table avec ResDiary, cliquez sur le bouton Créer une réservation.
Connectez-vous à votre compte ResDiary et assurez-vous que la réservation ne présente aucune erreur.
Remarque : Vous pouvez également effectuer des réservations de tables directement dans ResDiary. Si cette réservation concerne un client avec un profil client dans Mews, ResDiary synchronise automatiquement les données. La réservation apparaîtra dans l'onglet Tables réservées du profil client correspondant, comme décrit ci-dessus au point « Créer une réservation de table avec ResDiary ».
Modifier une réservation de table ResDiary
Remarque : Si vous modifiez une réservation pour un séjour qui comprend une réservation de table, le système crée une tâche pour vous inviter à mettre manuellement à jour la réservation de table. Le système n'annule pas automatiquement la réservation de table existante. Vous devez vous-même vérifier et ajuster la réservation de table dans ResDiary.
Pour modifier ou mettre à jour une réservation, procédez comme suit :
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Accédez à l'onglet Tables réservées (comme décrit au point Créer une réservation de table avec ResDiary ci-dessus).
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Cliquez sur l'icône
dans la colonne Actions de la réservation que vous souhaitez modifier.
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Cliquez sur Modifier (voir capture d'écran ci-dessous). Remarque : Si vous effectuez la moindre modification, le système effacera tous les autres champs.
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Voici les détails que vous pouvez modifier :
- Nombre de personnes
- Date de visite
- Zone
- Code promotionnel
- Heure de la visite
- Demandes spéciales
- Numéro de la chambre
Si vous modifiez certaines de ces informations, vous devrez à nouveau vérifier la disponibilité. Vos options souhaitées sont donc susceptibles de ne pas pouvoir s'appliquer.
5. Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur Mettre à jour pour les enregistrer et mettre à jour la réservation.
Remarque : Vous pouvez également mettre à jour des réservations directement dans ResDiary. Dans ce cas, le système synchronise toutes les modifications dans Mews.
Pour annuler une réservation, procédez comme suit :
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Accédez à l'onglet Tables réservées (comme décrit au point Créer une réservation de table avec ResDiary ci-dessus).
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Cliquez sur l'icône
dans la colonne Actions de la réservation que vous souhaitez annuler.
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Cliquez sur
Annuler. La fenêtre Annuler la réservation de table s'ouvre. Le champ Motif d'annulation est facultatif.
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Pour confirmer l'annulation de la réservation, cliquez sur Annuler la réservation.
Remarque : Vous pouvez également annuler des réservations directement dans ResDiary. Dans ce cas, le système synchronise les modifications dans Mews.
Les réservations de tables sont-elles automatiquement annulées lorsqu’une réservation pour un séjour est annulée dans Mews ?
Oui. Lorsque vous annulez une réservation pour un séjour dans Mews, le système annule automatiquement toutes les réservations de tables associées à cette réservation.
Remarque : Si vous annulez une réservation pour un séjour et que vous la recréez, vous devez refaire les réservations de table correspondantes manuellement. Le système crée automatiquement une tâche de rappel pour informer le département responsable qu'une modification doit être effectuée.
Les réservations de tables sont-elles mises à jour lorsqu'une réservation pour un séjour est mise à jour dans Mews ?
Non. Lorsque vous mettez à jour une réservation pour un séjour, vous devez tenir compte de l'impact que cela peut avoir sur les réservations de table. Le système crée automatiquement une tâche de rappel pour informer le département responsable qu'une modification doit être effectuée.
Comment effectuer une réservation pour un client qui souhaite petit-déjeuner et dîner ?
Si un client souhaite réserver une table pour le petit-déjeuner et le dîner via l'intégration ResDiary, vous devez créer deux réservations de table distinctes (une pour le petit-déjeuner et une pour le dîner). Autrement dit, vous devez réserver une table pour le petit-déjeuner et effectuer une autre réservation pour une table pour le dîner.
Pourquoi l'intégration ResDiary ne transmet-elle pas les motifs d'annulation à Mews ?
Si vous souhaitez que ResDiary transmette les motifs d'annulation à Mews, ils doivent être affichés en ligne. Pour ce faire, connectez-vous à votre compte ResDiary, puis allez dans Paramètres > Motifs d'annulation.
Jusqu'à quand les réservations de table sont-elles affichées ?
Mews extrait les données de ResDiary pour les 120 jours à venir.
Puis-je gérer les réservations de table depuis Mews ?
Dans Mews, vous pouvez créer de nouvelles réservations de table, les mettre à jour et les annuler. Pour tout autre action, utilisez ResDiary. Par exemple, pour gérer l'inventaire des tables ou les promotions.
Comment configurer l'intégration ResDiary ?
Pour découvrir comment configurer l'intégration ResDiary dans Mews, consultez ce guide.