Cambiar la integración de contabilidad a datos del libro de contabilidad significa que cambias la fuente de datos, pasando de las partidas de pedido operativas a los asientos del libro de contabilidad en Mews Operations. Esto lo haces como director general o como miembro del equipo de finanzas para garantizar que los informes financieros sean precisos y que la conciliación resulte más sencilla. Te preparas para este cambio antes de la fecha prevista para el cambio y lo llevas a cabo durante el periodo de transición en tus flujos de trabajo de contabilidad.

 

¿Por qué se está produciendo este cambio?

Mews Ha rediseñado sus informes de contabilidad para que cumplan con los principios contables GAAP/NIIF, incluyendo la contabilidad por partida doble, la conciliación automática de saldos y datos inmutables. Esto significa que lo que ves ahora en tus libros de contabilidad de Mews refleja con exactitud la realidad de la contabilidad.

 

En este contexto, Mews está dejando de ofrecer progresivamente los informes anteriores basados en las partidas de los pedidos (datos operativos). Si cambias tu integración a la nueva fuente de datos de los libros mayores, te aseguras de que lo que el sistema envía a tu sistema de contabilidad coincida exactamente con lo que ves en los libros mayores de Mews. Esto te ofrece una única fuente de información fiable y una conciliación más clara.

 

Si utilizas Omniboost, te avisaremos de la fecha en la que se realizará el cambio automático en tu integración.

 

Este artículo te ayuda a prepararte, a entender las diferencias clave y a reconciliar tus datos tras el cambio.

 

En esta guía aprenderás:

• Requisitos previos

• Entender las 4 diferencias clave

• Cómo funciona el cambio de modo cuando usas Omniboost

• Lista de verificación para la conciliación tras el cambio

 

Requisitos previos

Prepara los ajustes de tus propiedades y los informes para reducir las discrepancias. Este cambio de integración se aplica a las propiedades que utilizan flujos de contabilidad de devengo.

1. Ajusta tus ajustes

2. Ejecuta ambos conjuntos de informes en paralelo

3. Actualiza tu integración si usas Omniboost

Ajusta tus ajustes

Si ajustas los ajustes, se reducen las correcciones aplicadas a los datos operativos anteriores, lo que puede provocar discrepancias entre los informes antiguos y los nuevos.

• Define tu día laboral para que se adapte a las operaciones de tu establecimiento

• Reduce al mínimo posible el margen de edición de históricos de contabilidad y operaciones, para facilitar las tareas diarias

Más información en nuestro artículo de ayuda «Cómo configurar tu día laboral» en Mews Operations para incluir los recargos por demora en los informes y los libros de contabilidad. Estas instrucciones se aplican tanto a los ajustes del día laboral como a los del margen de edición de históricos que se muestran más arriba.

Ejecuta ambos conjuntos de informes en paralelo

Ejecutar ambos conjuntos de informes en paralelo te ayuda a familiarizarte con las diferencias entre los informes antiguos y los nuevos, lo que facilita la reconciliación de cualquier discrepancia tras el cambio.

• Ejecuta el informe de actividad del balance de comprobación y del libro mayor

• Ejecuta el informe del libro de contabilidad

• Compara los totales de unos cuantos días para ver si hay diferencias

Para más información, consulta nuestro artículo de ayuda «Cómo reconciliar los informes contables con los informes de contabilidad» en Mews Operations.

Nota: Este paso te ayuda a identificar y resolver las discrepancias antes del cambio.

Si usas Omniboost

Omniboost se pondrá en contacto contigo directamente antes de la fecha de la migración para darte instrucciones sobre cómo acceder a tu perfil de la plataforma Base o crearlo. Tu perfil de Base te permite revisar y actualizar los códigos de asignación contable, consultar los registros de integración y volver a procesar los datos por tu cuenta.

Si ya tienes un perfil en la plataforma Base

Inicia sesión en app.omniboost.io/login, ve a «Configuración de integración» y actualiza los códigos del libro de contabilidad de los nuevos libros de contabilidad antes de la fecha de migración.

Si todavía no tienes un perfil Base

Recibes una invitación de Omniboost para crear tu cuenta antes de la migración. Sigue las instrucciones de ese correo electrónico para configurar tu perfil y mapear tu libro mayor.

Si no recibes una invitación, ponte en contacto con [email protected] siguiendo este formato:

• Asunto: Se necesita acceso a la base de datos para la migración del libro de Mews
• Incluye:
  • Nombre de la propiedad
  • Nombre de usuario
  • Dirección de correo electrónico del usuario

 

Entender las 4 diferencias clave

Los asientos de contabilidad se rigen por los principios de contabilidad, por lo que se comportan de forma diferente a los artículos de pedido. La mayoría de estas diferencias se deben a cambios en los datos realizados en el margen de edición de históricos, pero después del cierre del día laboral. Puedes reducir estas diferencias ajustando los ajustes como se ha indicado anteriormente y limitando los cambios de última hora en las operaciones diarias.

1. Registro de entrada tardío después del cierre del día laboral

• Los artículos de pedido se contabilizan como ingresos en la fecha de check-in prevista

• Los asientos contables registran los ingresos cuando el huésped realiza el check-in realmente en el hotel

Por ejemplo, una reserva con una fecha de check-in prevista para un día concreto se contabiliza como ingreso ese mismo día en las partidas de pedido, pero se contabiliza más tarde en el libro si el huésped realiza el check-in más tarde.

 

2. Cambios en el margen de edición de históricos

• Los artículos del pedido solo muestran el valor más reciente

• Los asientos del libro mantienen el valor original y añaden una corrección

Por ejemplo, si cambias un precio, el libro muestra tanto el asiento original como el corregido.

3. Cancelaciones dentro del margen de edición de históricos

• Los artículos de pedido restan ingresos

• Los asientos del libro conservan el asiento original y añaden una anulación

Por ejemplo, una estancia cancelada no muestra ingresos en las partidas de pedido, pero sí muestra una contabilización y una anulación en el libro.

4. Productos vinculados a una reserva futura

• Los artículos de pedido se contabilizan como ingresos en la fecha de consumo

• Los asientos contables registran los ingresos cuando el cliente realiza el check-in en el hotel

Por ejemplo, un producto que se consume hoy pero que está relacionado con una estancia futura se realiza la contabilización más adelante en el libro.

 

Cómo funciona el cambio de modo cuando usas Omniboost

Durante el cambio, ambas fuentes de datos se solapan temporalmente debido al margen de edición de históricos.

1. Antes de la fecha del cambio

2. Durante el periodo del margen de edición de históricos

3. Al final del margen de edición de históricos

4. Una vez que se haya completado la transición

Antes de la fecha del cambio

• Tu sistema de contabilidad recibe los datos de las partidas de pedido como de costumbre, con un retraso en la ventana del margen de edición de históricos

Durante el periodo del margen de edición de históricos, desde el día del cambio hasta el final del margen de edición de históricos

Nota: No modifiques la configuración del margen de edición de históricos ni la de los días laborales durante este periodo. Los cambios en estos ajustes afectan al flujo de datos y pueden crear discrepancias en la conciliación.

 

Tu sistema registra los asientos contables de este periodo, pero aún no los envía a contabilidad. El sistema acumula estas entradas y las envía después del cierre del margen de edición de históricos, como actualización retrospectiva.

 

Los datos de los artículos de pedido correspondientes a fechas anteriores al día del cambio continúan llegando debido al retraso del margen de edición de históricos.

 

Nota: Este comportamiento garantiza que todos los datos anteriores y posteriores al margen de edición de históricos se incluyan y se registren correctamente una vez finalizado el periodo.

Al final del margen de edición de históricos

• Recibes el último lote de datos de los artículos del pedido

• Recibirás un resumen de los asientos contables correspondientes al periodo comprendido entre la fecha de cambio y el periodo del margen de edición de históricos.

Nota: Este es el momento clave para validar y reconciliar tus datos.

Una vez que se haya completado la transición

• Tu sistema de contabilidad solo recibe asientos contables

 

Lista de verificación para la conciliación tras el cambio

Una vez realizada la migración, revisa tus datos para detectar posibles entradas duplicadas de ingresos. Los ingresos duplicados pueden producirse porque el sistema registra los ingresos antes del cambio a través de los artículos de pedido y, de nuevo, después del cambio a través de los asientos del libro. No Esto ocurre en dos casos principales:

• Check-in tardío, después del check-out

• Producto vinculado a una reserva futura

Cuando se cierre el margen de edición de históricos

Una vez que se haya cerrado el margen de edición de históricos, haz una comprobación inmediata y puntual:

1. Abre el Informe de actividad del libro mayor y filtra por fecha de contabilización a partir de la fecha del cambio.

2. Añade la columna «Fecha de consumo » al informe y, a continuación, filtra por fechas de consumo anteriores a la fecha del cambio.

3. Echa un vistazo a los resultados. Estos asientos son asientos contables creados a partir de modificaciones realizadas en transacciones anteriores dentro del margen de edición de históricos; aparecen como ingresos duplicados.

4. Elimina estos registros duplicados de tu sistema de contabilidad. Se trata de una acción puntual.

Vista predeterminada del informe de actividad del libro mayor:

Nota: Por defecto, el informe se abre con una fecha de contabilidad que coincide con la última fecha de cierre de la empresa.

 

Añadir una columna con la fecha de consumo:

 

Seleccionar el consumo anterior a la fecha de cambio:

Comprobaciones continuas tras el cambio

En el caso de los productos vinculados a reservas futuras, pueden aparecer entradas duplicadas más adelante, cuando se realice el check-in de la reserva. Repite el mismo check-in en los periodos siguientes, como el mes que viene, utilizando el mismo filtro de fecha de consumo.

Nota: Esta comprobación continua te ayuda a identificar los ingresos que se registran tanto antes como después del cambio, para que puedas mantener la precisión de tus datos de contabilidad.