Als je je boekhoudintegratie overschakelt naar grootboekgegevens, betekent dit dat je de bron van de data verandert van operationele orderregels naar boekhoudkundige grootboekposten in het accountingoverzicht Mews Operations. Dit doe je als general manager of als lid van het financiële team om te zorgen voor een nauwkeurige financiële rapportage en een vlottere afstemming. Je bereidt je voor op deze verandering vóór de geplande overstapdatum en voert deze door tijdens de overgangsperiode in je accounting workflows.

 

Waarom vindt deze verandering plaats?

Mews heeft zijn ledger-rapportage opnieuw opgezet volgens boekhoudkundige principes die voldoen aan GAAP/IFRS, waaronder dubbelboekhouding, ingebouwde balansafstemming en onveranderlijke data. Dit betekent dat wat je nu in je Mews overzichten ziet, een getrouw beeld geeft van de boekhoudkundige werkelijkheid.

 

Als onderdeel hiervan stopt Mews geleidelijk met de oude rapportage op basis van orderregels (operationele data). Door je integratie om te schakelen naar de nieuwe grootboekgegevensbron zorg je ervoor dat wat het systeem naar je boekhoudsysteem stuurt, precies overeenkomt met wat je ziet in de grootboeken op Mews. Zo heb je één betrouwbare bron van waarheid en een overzichtelijkere afstemming.

 

Als je Omniboost gebruikt, laten we je weten welke datum je integratie automatisch overschakelt.

 

Dit artikel helpt je bij de voorbereiding, geeft inzicht in de belangrijkste verschillen en laat zien hoe je je data na de overstap kunt afstemmen.

 

In dit artikel leer je meer over:

• Voorvereisten

• De 4 sleutelverschillen begrijpen

• Hoe de omschakeling werkt bij gebruik van Omniboost

• Checklist voor afstemming na de omschakeling

 

Voorwaarden

Zorg dat je de instellingen en rapportages voor je accommodaties op orde hebt om afwijkingen te verminderen. Deze integratie-schakelaar geldt voor accommodaties die gebruikmaken van stromen op basis van de periodetoerekeningsmethode.

1. Pas je instellingen aan

2. Voer beide rapportage-sets tegelijkertijd uit

3. Werk je integratie bij als je Omniboost gebruikt

Pas je instellingen aan

Als je je instellingen aanpast, worden de correcties op eerdere bedrijfsdata verminderd, wat kan leiden tot afwijkingen tussen oude en nieuwe rapportages.

• Stel je werkdag zo in dat deze aansluit bij de werkzaamheden van je accommodaties

• Beperk het editable history window voor zowel de accounting als de bedrijfsvoering tot het strikt noodzakelijke, om de dagelijkse werkzaamheden te ondersteunen

Meer informatie in ons hulpartikel ‘Hoe je je werkdag configureert’ op Mews Operations om boetes voor late betaling mee te nemen in rapporten en grootboeken. Deze richtlijn geldt voor zowel de instellingen voor de werkdag als voor het editable history window hierboven.

Voer beide rapportage-sets tegelijkertijd uit

Door beide rapportagesets tegelijkertijd te draaien, raak je vertrouwd met de verschillen tussen de oude en de nieuwe rapportage, waardoor het makkelijker wordt om eventuele afwijkingen na de overstap af te stemmen.

• Voer het rapport ‘Proefbalans en activiteitenrapport accountingoverzichten’ uit

• Voer het rapport ‘Accountingoverzicht’ uit

• Vergelijk de totalen van een paar dagen om verschillen te ontdekken

Lees meer informatie over het afstemmen van accountingrapporten met de ledger-rapportage in ons hulpartikel ‘Hoe accountingrapporten afstemmen met de ledger-rapportage’ op Mews Operations.

Let op: Deze stap helpt je om afwijkingen op te sporen en op te lossen voordat de overstap plaatsvindt.

Als je Omniboost gebruikt

Omniboost neemt vlak voor je migratiedatum rechtstreeks contact met je op met instructies om je profiel op het Base-platform te openen of aan te maken. Via je Base-profiel kun je je grootboektoewijzingscodes bekijken en bijwerken, je logboeken van de integratie inzien en data zelfstandig opnieuw verwerken.

Als je al een profiel op het Base-platform hebt

Log in op app.omniboost.io/login, ga naar ‘Integratie-instellingen’ en werk de Grootboekrekening-codes voor de nieuwe grootboeken bij vóór je migratiedatum.

Als je nog geen Base-profiel hebt

Je krijgt een uitnodiging van Omniboost om je account aan te maken voordat de migratie plaatsvindt. Volg de instructies in de e-mail om je profiel in te stellen en je grootboekmapping te configureren.

Als je geen uitnodiging ontvangt, neem dan contact op met [email protected] volgens het volgende formaat:

• Onderwerp: Toegang tot de database nodig voor de migratie van het overzicht van Mews
• Vermeld:
  • Naam van accommodatie
  • Gebruikersnaam
  • E-mailadres van de gebruiker

 

De 4 sleutelverschillen begrijpen

Boekingen in het grootboek volgen accounting principes, dus ze werken anders dan orderitems. De meeste van deze verschillen komen door wijzigingen in de data die in het editable history window zijn aangebracht, maar pas na het einde van de werkdag. Je kunt deze verschillen verkleinen door je instellingen zoals hierboven beschreven aan te passen en late wijzigingen in de dagelijkse werkzaamheden te beperken.

1. Laat inchecken na sluitingstijd

• Bestelde items worden op de geplande datum van check-in als inkomsten geboekt

• In de boekhouding worden de inkomsten geboekt op het moment dat de gast daadwerkelijk incheckt

Bijvoorbeeld: bij een reservering met een geplande datum voor het inchecken worden de inkomsten op die dag in de orderregels geboekt, maar pas later in het overzicht als de gast later incheckt.

 

2. Wijzigingen in het editable history window

• Bij bestelitems wordt alleen de meest recente waarde weergegeven

• In de overzichtsposten blijft de oorspronkelijke waarde behouden en wordt er een correctie bij opgeteld

Als je bijvoorbeeld een prijs aanpast, wordt in het overzicht zowel de oorspronkelijke als de gecorrigeerde boeking weergegeven.

3. Annuleringen binnen het editable history window

• Bestelde items worden afgetrokken van de inkomsten

• Bij overzichtboekingen blijft de oorspronkelijke boeking behouden en wordt er een tegenboeking toegevoegd

Een geannuleerd verblijf wordt bijvoorbeeld niet als inkomst weergegeven in de orderregels, maar er verschijnen wel een opboeking en een terugboeking in het overzicht.

4. Producten die aan een toekomstige reservering zijn gekoppeld

• Bestelde items worden op de datum van verbruik als inkomsten geboekt

• In het overzicht worden de inkomsten geboekt op het moment dat de reservering incheckt

Een product dat je bijvoorbeeld vandaag gebruikt, maar dat verband houdt met een toekomstig verblijf, wordt pas later in het overzicht geboekt.

 

Hoe de omschakeling werkt bij gebruik van Omniboost

Tijdens de omschakeling lopen beide bronnen tijdelijk door elkaar vanwege het editable history window.

1. Vóór het overstapdatum

2. Tijdens de periode waarin het editable history window beschikbaar is

3. Aan het einde van het editable history window

4. Nadat de overgang is voltooid

Vóór het overstapdatum

• Je boekhoudsysteem ontvangt zoals gewoonlijk de gegevens van de bestelregels, met een vertraging in het editable history window

Tijdens de periode van het editable history window, vanaf de omschakelingsdag tot het einde van het editable history window

Let op: Verander tijdens deze periode niets aan je editable history window of de configuratie voor werkdagen. Wijzigingen in deze instellingen beïnvloeden de data-stroom en kunnen afwijkingen aanmaken bij de afstemming.

 

Je systeem registreert de grootboekboekingen voor deze periode, maar stuurt ze nog niet door naar accounting. Het systeem verzamelt deze gegevens en verstuurt ze als een achteraf-update zodra het editable history window is gesloten.

 

De data over bestelartikelen van vóór de overstapdatum gaan door vanwege de vertraging in het editable history window.

 

Opmerking: Dit zorgt ervoor dat alle data van vóór en tijdens het editable history window worden meegenomen en correct worden gerapporteerd zodra de periode afloopt.

Aan het einde van het editable history window

• Je ontvangt de laatste batch met data over de bestelitems

• Je krijgt een aanvulling van de grootboekposten voor de periode tussen de overstapdatum en de periode van het editable history window.

Let op: Dit is het cruciale moment om je data te controleren en af te stemmen.

Nadat de overgang is voltooid

• Je boekhoudsysteem ontvangt alleen grootboekboekingen

 

Checklist voor afstemming na de omschakeling

Controleer na de overstap je data op gedupliceerde inkomsten. Er kan gedupliceerde inkomsten ontstaan doordat het systeem de inkomsten vóór de omschakeling via orderregels registreert en na de omschakeling nogmaals via grootboekposten. Dit gebeurt vooral in twee gevallen:

• Laat inchecken na vertrek

• Product gekoppeld aan een toekomstige reservering

Nadat het editable history window is gesloten

Zodra het editable history window is gesloten, voer je meteen een eenmalige controle uit:

1. Open het Activiteitenrapport accountingoverzichten en filteren op boekingsdatum vanaf de omschakelingsdatum.

2. Voeg de kolom ‘Verbruiksdatum’ toe aan het rapport en filter vervolgens op verbruiksdatums die vóór de overstapdatum liggen.

3. Bekijk de resultaten. Dit zijn boekingen die zijn aangemaakt op basis van aanpassingen in eerdere transacties in het editable history window — ze verschijnen als gedupliceerde inkomsten.

4. Verwijder deze gedupliceerde posten uit je accounting systeem. Dit is een eenmalige actie.

Standaardweergave van het activiteitenrapport accountingoverzichten:

Let op: Standaard wordt het rapport geopend op de accountingdatum die overeenkomt met de laatste afgesloten werkdag.

 

Een kolom met de consumptiedatum toevoegen:

 

Verbruik selecteren dat vóór de overstapdatum valt:

Lopende controles na de overstap

Bij producten die aan toekomstige reserveringen zijn gekoppeld, kunnen er later gedupliceerde vermeldingen verschijnen wanneer de reservering wordt ingecheckt. Herhaal dezelfde controle in de daaropvolgende periodes, bijvoorbeeld de volgende maand, met hetzelfde filter op verbruiksdatum.

Opmerking: Deze doorlopende controle helpt je om inkomsten te identificeren die zowel vóór als na de overstap zijn geboekt, zodat je accounting-data accuraat blijven.