Comment rapprocher les rapports de comptabilité et les rapports de registre comptable dans Mews Operations

Lors de la transition vers un nouveau système de reporting en comptabilité, vous effectuez le rapprochement de vos états comptables avec les rapports de registre comptable dans Mews Operations. Vos rapports de comptabilité comprennent le rapport Articles facturables, le rapport de balance des tiers et le Grand journal. En tant qu'employé du service financier ou des opérations, vous utilisez ce processus pour instaurer la confiance dans le nouveau reporting avant de finaliser la transition vers la comptabilité par registre. Une fois la transition terminée, vous n'aurez plus besoin de comparer les deux types de rapports.

Dans cet article, vous trouverez des informations sur :

• Prérequis
• Si votre établissement ne pratique pas le système d’acompte
• Si votre établissement pratique le système d'acompte

Prérequis

Avant de procéder au rapprochement des rapports, veuillez vérifier les paramètres de votre établissement à l'adresse Mews Operations. Ces paramètres ont une incidence sur la manière dont les transactions apparaissent dans les rapports et peuvent entraîner des écarts s'ils ne correspondent pas à vos opérations.

Vous devez vérifier :

• Vos fenêtres de modification de l’historique opérationnel et comptable, qui déterminent pendant combien de temps vous pouvez mettre à jour les lignes de commande et les données de réservation. Ces deux fenêtres n'ont d'incidence que sur les données figurant dans vos rapports de comptabilité. Les données des rapports du registre comptable sont immuables.
• Votre définition du jour ouvrable, qui détermine la date que le système attribue à chaque transaction en comptabilité

Pour vérifier ces paramètres :

1. Dans Mews Operations, accédez au menu principal > Paramètres > Établissement
2. Consultez la fenêtre de modification de l’historique opérationnel
3. Dans Mews Operations, accédez au menu principal > Paramètres > Comptabilité
4. Consultez la fenêtre de modification de l’historique comptable
5. Veuillez vérifier votre définition du « jour ouvrable »

Si votre établissement ne pratique pas le système d’acompte

Étape 1 : Comparer les soldes en fin de journée

1. Dans Mews Operations, accédez au menu principal > Finance > Balance des tiers
2. Sélectionnez la fin du jour ouvrable que vous souhaitez rapprocher

   Par exemple, si votre jour ouvrable s'étend de minuit à minuit et que vous effectuez le rapprochement le 31 janvier, sélectionnez le 1er février à 00 h 00.

3. Cliquez sur le menu déroulant « Type de rapport » pour sélectionner « Général »
4. Notez le total dans la colonne « Balance des tiers ».
5. Dans Mews Operations, accédez au menu principal > Finance > Balance de vérification
6. Sélectionnez la date que vous souhaitez rapprocher

   Par exemple, si vous effectuez le rapprochement au 31 janvier, sélectionnez le 31 janvier.

7. Veuillez noter le solde de clôture
8. Calculez la différence entre les deux soldes

Étape 2 : Comprendre la différence

1. Dans Mews Operations, cliquez sur Menu principal > Finances > Rapport d'activité des balances
2. Dans le champ « Date de début », saisissez le jour suivant la date à laquelle vous effectuez le rapprochement

   Par exemple, si vous effectuez le rapprochement le 31 janvier, saisissez le 1er février dans le champ « Date de début ».

3. Dans le champ « Durée de la période », saisissez la durée de votre fenêtre de modification de l’historique comptable
4. Ajoutez la colonne « Date de consommation »

   Pour en savoir plus sur l'ajout de colonnes, consultez notre guide d'aide Le rapport d’activité des balances dans Mews Operations.

5. Appliquer les filtres:
   • La date de consommation est égale ou antérieure à la date à laquelle vous effectuez votre rapprochement
   • La date de comptabilisation correspond au lendemain de la date à laquelle vous effectuez votre rapprochement, ou à une date ultérieure.

   Par exemple, pour effectuer le rapprochement au 31 janvier sur un jour ouvrable allant de minuit à minuit, saisissez « 1er février à 00 h 00 » dans le champ « Date de début », indiquez la durée de votre fenêtre de modification de l’historique comptable dans le champ « Durée de la période », puis cliquez sur le menu déroulant « Date de consommation » pour sélectionner « le 31 janvier ou avant ».

6. Passez en revue toutes les transactions générées

   Toutes les transactions qui correspondent à ces filtres correspondent à des écarts entre vos états de comptabilité et les rapports de registre comptable, tels que les enregistrements tardifs ou les modifications que vous effectuez dans la fenêtre de modification de l'historique.

Si votre établissement pratique le système d'acompte

Étape 1 : Calculez le solde total à partir de vos rapports de comptabilité

1. Dans Mews Operations, accédez au menu principal > Finance > Balance des tiers
2. Sélectionnez la fin du jour ouvrable que vous souhaitez rapprocher

   Par exemple, si votre jour ouvrable s'étend de minuit à minuit et que vous effectuez le rapprochement le 31 janvier, sélectionnez le 1er février à 00 h 00.

3. Cliquez sur le menu déroulant « Type de rapport » pour sélectionner « Général »
4. Notez le total dans la colonne « Balance des tiers ».
5. Dans Mews Operations, accédez au menu principal > Finance > Rapport Articles facturables
6. Dans le champ « Date de début », saisissez l'heure de fin du jour ouvrable

   Par exemple, si vous effectuez le rapprochement le 31 janvier, saisissez « 1er février à 00 h 00 » dans le champ « Date de début ».

7. Dans le champ « Date de fin », saisissez une date lointaine afin d'inclure toutes les réservations futures
8. Recherchez la table « Transactions »
9. Veuillez noter le montant net total

   Ce montant correspond au solde de votre acompte.

10. Additionnez ces deux valeurs pour calculer le solde total

Étape 2 : Comparez avec le solde du registre comptable

1. Dans Mews Operations, accédez au menu principal > Finance > Balance de vérification
2. Sélectionnez la date que vous souhaitez rapprocher

   Par exemple, si vous effectuez le rapprochement au 31 janvier, sélectionnez le 31 janvier.

3. Veuillez noter le solde de clôture
4. Calculez la différence entre les totaux

Étape 3 : Comprendre la différence

1. Dans Mews Operations, cliquez sur Menu principal > Finances > Rapport d'activité des balances
2. Dans le champ « Date de début », saisissez le jour suivant la date à laquelle vous effectuez le rapprochement

   Par exemple, si vous effectuez le rapprochement le 31 janvier, saisissez le 1er février dans le champ « Date de début ».

3. Dans le champ « Durée de la période », saisissez la durée de votre fenêtre de modification de l’historique comptable
4. Ajoutez la colonne « Date de consommation »

   Pour en savoir plus sur l'ajout de colonnes, consultez notre guide d'aide Le rapport d’activité des balances dans Mews Operations.

5. Appliquer les filtres:
   • La date de consommation est égale ou antérieure à la date à laquelle vous effectuez votre rapprochement
   • La date comptable correspond au lendemain de la date à laquelle vous effectuez votre rapprochement, ou à une date ultérieure

   Par exemple, pour effectuer le rapprochement au 31 janvier sur un jour ouvrable allant de minuit à minuit, saisissez « 1er février à 00 h 00 » dans le champ « Date de début », indiquez la durée de votre fenêtre de modification de l’historique comptable dans le champ « Durée de la période », puis cliquez sur le menu déroulant « Date de consommation » pour sélectionner « le 31 janvier ou avant ».

6. Passez en revue toutes les transactions générées

   Toutes les transactions qui correspondent à ces filtres correspondent à des écarts entre vos états de comptabilité et les rapports de registre comptable, tels que les enregistrements tardifs ou les modifications que vous effectuez dans la fenêtre de modification de l'historique.

Pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles des écarts apparaissent entre vos états de comptabilité et vos rapports de registre comptable, veuillez consulter notre guide d'aide intitulé « FAQ sur les états de comptabilité et les rapports de registre comptable ».