Dans Mews Operations, le rapport d'activité des balances permet de consulter les entrées individuelles de tous les registres comptables de votre établissement. Il vous donne une vue complète de chaque transaction enregistrée dans le système. Vous pouvez l'utiliser pour simplifier votre processus de rapprochement, votre validation financière et le suivi des factures débiteur en dehors de l'écosystème Mews.

 

Mews repose sur le principe de comptabilisation à partie double, ce qui signifie que chaque transaction est équilibrée et enregistrée deux fois : une fois côté débit et une fois côté crédit. De plus, Mews API expose ces données pour les intégrer à des systèmes de comptabilité externes. Les utilisateurs ne peuvent pas modifier les entrées passées du rapport : toute correction effectuée apparaît comme une nouvelle entrée pour la période en cours. 

 

Pour accéder au rapport d'activité des balances :

• Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal > Finances > Rapport d'activité des balances. 

  

 

En haut du rapport, le système affiche les deux sections suivantes :

1. Récapitulatif du registre comptable

Cette section affiche la valeur totale des ajouts d'éléments pour chaque groupe de registres comptables :

• Revenus totaux 
• Total non revenus 
• Paiements 
• Espaces de vente

2. Récapitulatif du solde

Cette section vous aide à confirmer que tous les éléments des registres comptables sont exacts et équilibrés. Voici les principales informations disponibles :

• Balance des acomptes : affiche la valeur totale de tous les éléments ajoutés à la Balance des acomptes pour la période sélectionnée.
• Balance des encours : affiche la valeur totale de tous les éléments ajoutés à la Balance des encours pour la période sélectionnée.
• Balance des débiteurs : affiche la valeur totale de tous les éléments ajoutés à la Balance des débiteurs pour la période sélectionnée.
• Solde net : le système utilise la formule ci-dessous pour déterminer si tous les éléments sont équilibrés :

Revenus + Non revenus + Paiements − Balance des encours − Balance des débiteurs + Balance des acomptes

Une valeur nulle (0) signifie que les éléments ajoutés aux registres comptables sont exacts et équilibrés.

 

Remarques :

• Si la valeur du solde net n'est pas nulle, cela signifie qu'il existe un problème au niveau de l'ajout des éléments. Une valeur positive ou négative vous indique que le système n'a pas équilibré ce rapport.
• Si vous assurez le suivi de vos factures débiteur en dehors de l'écosystème Mews et que vous n'activez pas l'option « Suivi des créances activé », Mews compense automatiquement chaque facture débiteur émise par une transaction correspondante. Le solde de la Balance des débiteurs dans le rapport de la Balance de vérification affiche une solde nul (0) pour la Balance des débiteurs, tandis que le rapport d'activité des balances affiche à fois la facture débiteur et la compensation. Vous pouvez utiliser ce rapport pour vérifier et rapprocher les factures débiteur suivies en dehors de Mews. 

 

Par exemple, si en raison d'un problème technique, un élément n'est pas ajouté à un registre comptable, le solde net permet de voir immédiatement l'incohérence.

 

Au sommaire de ce guide : 

• Paramétrer les filtres du rapport
• Les registres comptables disponibles dans le rapport
• Comprendre les champs du rapport
• Utiliser le rapport d'activité des balances
• Exporter le rapport d'activité des balances

 
 

Paramétrer les filtres du rapport

Pour filtrer les données du rapport, cliquez sur le bouton Filtrer par . 

 

Vous pouvez filtrer par : 

• Date de début : saisissez le premier jour que vous souhaitez inclure dans le rapport. 
• Date de fin : saisissez le dernier jour que vous souhaitez inclure dans le rapport.
• Profil : un profil client ou de société.
   

Remarques :  

• Par défaut, le rapport affiche les données du dernier jour ouvrable fermé. 
• Si vous souhaitez afficher les données d'un seul jour, choisissez la même date dans les filtres Date de début et Date de fin.
• Vous ne pouvez pas consulter de données futures ou antérieures au déploiement des nouveaux registres comptables.

 

Les registres comptables disponibles dans le rapport 

Le rapport d'activité des balances affiche les éléments ajoutés de manière individuelle aux registres comptables suivants : 

• Registres des revenus : les transactions qui génèrent des recettes et les montants correspondants. 
• Registre des non revenus : les transactions qui ne sont pas prises en compte dans les revenus, par exemple, la TVA, la taxe de séjour, les ajustements de taxes, les taxes sur les prépaiements et tout autre taxe locale.  
• Registre des paiements : les paiements perçus par votre établissement. 
• Registre des espaces de vente : les transactions des espaces de vente. 
• Balance des acomptes : les transactions ajoutées à la Balance des acomptes. Ce registre enregistre les acomptes reçus en tant que crédits et les acomptes consommés en tant que débits. 
• Balance des encours : les transactions ajoutées à la Balance des encours. Ce registre enregistre les frais dus par les clients en tant que débits et les transactions d'équilibre, par exemple, les paiements ou les factures débiteurs, en tant que crédits. 
• Balance des débiteurs : les transactions ajoutées à la Balance des débiteurs. Ce registre enregistre les factures débiteur émises en tant que débits et les paiements de factures débiteur en tant que crédits. 
   
   

Comprendre les champs du rapport 

Vous pouvez cliquer sur l'icône > à côté d'une catégorie pour voir les détails d'une transaction spécifique. Cette vue détaillée contient les champs suivants : 

• Catégorie comptable : la catégorie comptable de la transaction. 
• Facture : la facture associée à la transaction. 
• Propriétaire de la facture : le propriétaire de la facture. 
• Date de comptabilisation : la date à laquelle l'élément a été comptabilisé. 
• Quantité : le nombre de transactions au sein d'une catégorie comptable. Les transactions individuelles sont toujours indiquées par le chiffre 1. 
• Taux de taxe : le pourcentage de la taxe sur les transactions. 
• Montant HT : la valeur de la transaction (hors taxes). 
• Montant total  : le montant total de la transaction. 

Remarque : Les champs Taux de taxe et Montant HT apparaissent uniquement dans le registre des non revenus et le registre des espaces de vente. 

 

Utiliser le rapport d'activité des balances 

• Le rapport d'activité des balances vous donne une vue d'ensemble des transactions individuelles pour vous aider à vérifier les flux comptables de votre établissement dans vos différents registres et rapports. 
• Vous pouvez identifier les factures débiteur suivies en dehors de Mews et leur compensation en filtrant le rapport par transactions de la Balance des débiteurs. Pour chaque facture débiteur émise, Mews ajoute une transaction de compensation d'un montant correspondant afin d'assurer l'exactitude du solde dans la Balance de vérification. 
• Vous pouvez utiliser les options de filtre et les catégories comptables spécifiques pour examiner et valider l'activité comptable. Par exemple, vous pouvez utiliser le rapport d'activité des balances pour :  
  • Comparer le récapitulatif des totaux de vos registres de la Balance de vérification à la vue récapitulative du rapport d'activité des balances, pour ensuite examiner les transactions détaillées, si nécessaire.  
  • Aider votre établissement à rapprocher les mouvements quotidiens de la Balance des acomptes, de la Balance des encours ou de la Balance des débiteurs. 

Exporter le rapport d'activité des balances

Pour exporter le rapport d'activité des balances :

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal  > Finances > Rapport d'activité des balances.
2. Utilisez le sélecteur de dates ou trouvez le rapport à exporter et cliquez sur Téléchargement.

Remarques :

• Vous pouvez exporter le rapport d'activité des balances au format Excel ou CSV.
• Le rapport exporté contient des colonnes de données qui ne sont pas visibles dans l'interface utilisateur de Mews Operations.

  

Vous savez désormais comment utiliser le rapport d'activité des balances pour suivre vos transactions financières dans différents registres comptables.