Dans Mews Operations, le rapport d'activité des balances permet de consulter les entrées individuelles de tous les registres comptables de votre établissement. Il permet d'obtenir une vue d'ensemble de toutes les transactions ajoutées au système afin de faciliter le rapprochement et la validation financière. 

 

Mews repose sur le principe de comptabilisation à partie double, ce qui signifie que chaque transaction est équilibrée et enregistrée deux fois : une fois côté débit et une fois côté crédit. De plus, Mews API expose ces données pour les intégrer à des systèmes de comptabilité externes. Les utilisateurs ne peuvent pas modifier les entrées passées du rapport : toute correction effectuée apparaît comme une nouvelle entrée pour la période en cours.

 

Le système regroupe les écritures comptables en fonction de l'élément pour lequel elles ont été enregistrées, tel qu'un article de commande, un paiement ou une facture, puis les ventile par jour comptable et par taux d'imposition. Cela permet de distinguer plus facilement les mouvements qui relèvent de la même écriture comptable sous-jacente.

 

Mouvements d'auto-équilibrage

Lorsque deux mouvements portant sur le même élément s'annulent mutuellement le même jour calendaire, par exemple lorsque vous transférez un élément d'une facture à une autre le jour même de sa comptabilisation, ces mouvements s'annulent et sont masqués par défaut dans le rapport. Cela permet d'éviter que le rapport ne contienne des écritures administratives sans incidence comptable réelle.

 

Le filtrage s'applique au jour le jour, et non sur l'ensemble de la période que vous sélectionnez :

• Si vous consultez une seule journée, le système ne masque que les mouvements comptabilisés et compensés ce même jour.

• Si vous consultez une période couvrant plusieurs jours, tous les mouvements sous-jacents s'affichent, y compris les annulations et les réenregistrements effectués à une date ultérieure. En effet, ces mouvements ont lieu à des dates différentes et ne s'annulent pas au cours d'une même journée civile.

Remarque: Le total du rapport correspond toujours au même chiffre, que les mouvements d'autocompensation soient masqués ou non. Seuls les mouvements dont le solde net est exactement égal à zéro au cours d'un même jour calendaire sont supprimés. Les corrections et annulations réelles qui s'étendent sur plusieurs jours restent visibles.

 

Écritures relatives à la TVA à taux zéro

Les articles soumis à une TVA de 0 % génèrent désormais une écriture comptable relative à la TVA, même si la valeur monétaire de cette écriture est nulle. Cette écriture comptabilise le code de taux d'imposition applicable et l'assiette imposable, ce qui permet de garantir l'exhaustivité de votre piste d'audit. Les montants des taxes affichés dans le rapport restent inchangés ; par exemple, un taux de 0 % s'affiche toujours comme zéro, mais l'écriture figure désormais dans le grand livre, ce qui vous permet de vérifier quel taux de taxe s'est appliqué à chaque écriture.

 

Pour accéder au rapport d'activité des balances :

• Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal > Finances > Rapport d'activité des balances. 

   

 

En haut du rapport, le système affiche les deux sections suivantes :

1. Récapitulatif du registre comptable

Cette section indique le montant total des ajouts d'éléments pour chaque groupe de registres comptables pour les dates de reporting sélectionnées :

• Revenus totaux 

• Total non revenus 

• Paiements 

• Espaces de vente

2. Récapitulatif du solde

Cette section vous aide à confirmer que tous les éléments des registres comptables sont exacts et équilibrés. Voici les principales informations disponibles :

• Balance des acomptes : affiche la valeur totale de tous les éléments ajoutés à la Balance des acomptes pour la période sélectionnée.

• Balance des encours : affiche la valeur totale de tous les éléments ajoutés à la Balance des encours pour la période sélectionnée.

• Balance des débiteurs : affiche la valeur totale de tous les éléments ajoutés à la Balance des débiteurs pour la période sélectionnée.

• Solde net : le système utilise la formule ci-dessous pour déterminer si tous les éléments sont équilibrés :

  Revenus + Non revenus + Paiements − Balance des encours − Balance des débiteurs + Balance des acomptes

  Une valeur nulle (0) signifie que les éléments ajoutés aux registres comptables sont exacts et équilibrés.

Note : Si la valeur du solde net n'est pas nulle, cela signifie qu'il existe un problème au niveau de l'ajout des éléments. Une valeur positive ou négative vous indique que le système n'a pas équilibré ce rapport.

 

Par exemple, si en raison d'un problème technique, un élément n'est pas ajouté à un registre comptable, le solde net permet de voir immédiatement l'incohérence.

 

Utiliser le rapport d'activité des balances

Le rapport d'activité des balances vous donne une vue d'ensemble des transactions individuelles. Utilisez-le pour vérifier les flux comptables de votre établissement dans vos différents registres et rapports.

 

Vous pouvez utiliser les filtre et les catégories comptables pour examiner et valider l'activité comptable.

 

Par exemple, utilisez le rapport d'activité des balances pour :

• Comparer les totaux

  • Comparer les totaux de vos registres de la Balance de vérification à la vue récapitulative du rapport d'activité des balances.

  • Examiner les transactions détaillées pour identifier les différences.

• Rapprocher les mouvements du registre comptable

  • Examiner les mouvements quotidiens dans les balances des acomptes, des encours ou des débiteurs.

  • Confirmer que les soldes correspondent aux résultats comptables attendus.

• Identifier les incohérences

  • Repérer les transactions inhabituelles ou incorrectes.

  • Examiner les différences entre les rapports ou les registres comptables.

• Examiner la piste d'audit

  • Suivre tous les ajouts d'éléments enregistrés dans le système.

  • Suivre l'historique des transactions à des fins de vérification et de contrôle.

• Vérifier les corrections

  • Examiner les ajustements et les corrections apportés aux transactions.

  • Confirmer que les mises à jour reflètent le résultat comptable correct.

 

 

Au sommaire de ce guide :

 

• Les registres comptables disponibles dans le rapport
• Paramétrer les filtres du rapport
• Comprendre les champs du rapport
• Comment conserver le lien du rapport ?
• Exporter le rapport d'activité des balances

Registres comptables disponibles dans le rapport

Le rapport d'activité des balances affiche les éléments ajoutés de manière individuelle aux registres comptables suivants dans un seul tableau et vous offre une maîtrise totale de l'utilisation des colonnes, des filtres et des regroupements : 

• Registres des revenus : les transactions qui génèrent des recettes et les montants correspondants. 

• Registre des non revenus : les transactions qui ne sont pas prises en compte dans les revenus, par exemple, la TVA, la taxe de séjour, les ajustements de taxes, les taxes sur les prépaiements et tout autre taxe locale.  

• Registre des paiements : les paiements perçus par votre établissement. 

• Registre des espaces de vente : les transactions des espaces de vente. 

• Balance des acomptes  : les transactions ajoutées à la Balance des acomptes. Ce registre enregistre les acomptes reçus en tant que crédits et les acomptes consommés en tant que débits. 

• Balance des encours : les transactions ajoutées à la Balance des encours. Ce registre enregistre les frais dus par les clients en tant que débits et les transactions d'équilibre, par exemple, les paiements ou les factures débiteurs, en tant que crédits. 

• Balance des débiteurs : les transactions ajoutées à la Balance des débiteurs. Ce registre enregistre les factures débiteur émises en tant que débits et les paiements de factures débiteur en tant que crédits. 

 

Paramétrer les filtres du rapport

Vous pouvez affiner les données de ce rapport à l'aide des filtres suivants :

• Période :

  • Sélectionnez la date de début pour définir le premier jour inclus dans le rapport.

  • Sélectionnez la date de fin pour définir le dernier jour inclus dans le rapport.

Remarques :

• Le système calcule la plage de dates disponibles de manière dynamique en fonction du volume de données de votre établissement.

• Pour exporter des ensembles de données plus volumineux, vous pouvez exporter le rapport vers Excel afin d'accéder à une plage de dates plus étendue que celle disponible dans la vue du rapport.

 

 

 

• Grouper par : choisissez comment regrouper vos données et créez plusieurs niveaux de regroupement. Vous pouvez ajouter d'autres regroupements, tels que la catégorie comptable ou le propriétaire, et les réorganiser en fonction de vos besoins. Remarque : Par défaut, le rapport regroupe les données par type de registre comptable.

Pour ajouter un groupement :

1. Cliquez sur Groupe par.

2. Sélectionnez une ou plusieurs options dans la liste.

Par exemple, sélectionnez Catégorie comptable ou Propriétaire pour organiser vos données en groupes spécifiques.

 

Pour ajouter un regroupement à partir d'une colonne :

1. Cliquez sur les trois points du nom de la colonne.

2. Sélectionnez Grouper par cette colonne.

Remarque : Lorsque vous regroupez des données à partir d'une colonne, le système ajoute cette colonne à la liste Grouper par.

 

Pour réorganiser les niveaux de regroupement :

1. Cliquez sur un groupe et faites-le glisser.

2. Déplacez-la à la position souhaitée.

Pour supprimer le regroupement :

1. Cliquez sur le X en regard du nom du groupe.

 

• Paramètres des colonnes : personnalisez les colonnes qui s'affichent dans le rapport. Vous pouvez afficher, masquer ou réorganiser l'une des colonnes suivantes :

  • Groupe : affiche les critères de regroupement sélectionnés. Remarque : Vous pouvez développer ou réduire tous les groupes à partir de l'en-tête de colonne.

  • Type : type spécifique de l'entrée dans le registre comptable.

  • Catégorie comptable : catégorie comptable attribuée à la transaction.

  • Élément : nom du produit ou du service inclus dans la transaction.

  • Facture : facture associée à la transaction. Remarque : Ce champ est vide pour les éléments non payés..

  • Propriétaire : profil de la personne ou de la société responsable de la transaction.

  • Date de comptabilisation : date à laquelle un ajout a été enregistré dans vos registres comptables, généralement la date de clôture de la facture associée, et non la date à laquelle un client a consommé l'élément. La date de comptabilisation correspond donc à la date à laquelle la transaction a effectivement été enregistrée dans les registres comptables, et non à la date à laquelle un client a séjourné ou dîné dans votre établissement. Par exemple, un client séjourne la nuit du 10 juin, mais sa facture est clôturée le 12 juin au moment du check-out. La date de comptabilisation pour ce débit de séjour est le 12 juin, et non le 10 juin, car c'est à cette date que l'ajout d'éléments a été enregistré dans les registres comptables.

  • Quantité : quantité de l'élément ou du service.

  • Taux de taxe : taux de taxe appliqué à la transaction.

  • HT : valeur nette de la transaction avant taxes.

  • Montant : valeur totale de la transaction, taxes comprises.

  • Code du journal comptable : code comptable attribué à la transaction en fonction de votre configuration.

  • Créateur : nom de l'utilisateur qui a créé la transaction.

  • Créé : date et heure de création de la transaction.

  • Date de consommation : date à laquelle le client a consommé le service ou l'élément.

  • Code du centre de coût : code interne utilisé pour attribuer la transaction à un centre de coût spécifique.

  • Code de taxe : code représentant le type de taxe appliqué.

  • Nom fiscal : nom de la taxe appliquée à la transaction.

  • Service : type de service inclus dans la transaction.

  • Statut : statut de la transaction.

  • Ajustement : indique si la transaction est un ajustement.

Pour ajouter une colonne au rapport : cochez la case à côté du nom de la colonne.

Pour supprimer une colonne du rapport : décochez la case située à côté du nom de la colonne.

Pour réorganiser les colonnes du rapport : dans la vue du tableau principal, cliquez sur l'en-tête d'une colonne et faites-le glisser vers la gauche ou vers la droite.

 

• Filtrer par mots recherchés : Vous pouvez utiliser le champ de filtrage rapide pour effectuer une recherche simultanée dans toutes les colonnes visibles.

Recherche rapide :

1. Saisissez un mot-clé dans le champ de recherche.

2. Consultez les enregistrements correspondants dans le rapport.

Par exemple, tapez « garage » pour trouver toutes les entrées associées, ou saisissez le nom d'un client ou d'un propriétaire pour afficher uniquement les transactions correspondantes. Remarque : La recherche rapide ne fonctionne que pour les colonnes contenant du texte. Elle ne s'applique pas aux nombres ou aux dates. 

 

Filtrer selon une colonne spécifique :

1. Cliquez sur les trois lignes de l'en-tête de la colonne.

2. Sélectionnez un critère de filtrage.

3. Choisissez une condition, par exemple « commence par » ou « est égal à ».

4. Saisissez le terme de votre recherche.

Tri :

1. Cliquez sur l'en-tête de la colonne.

2. Triez les données par ordre croissant ou décroissant.

Remarques :

• Un point bleu apparaît sur l'en-tête de la colonne lorsque vous appliquez un filtre à celle-ci.

• Utilisez ces colonnes pour afficher les informations exactes dont vous avez besoin. Par exemple, affichez les champs Créateur et Créé pour faciliter les audits, ou affichez les champs Statut et Ajustement pour identifier facilement les corrections et les ajustements.

• Par défaut, le rapport affiche les données du dernier jour ouvrable fermé.

• Vous ne pouvez pas consulter de données futures ou antérieures au déploiement des nouveaux registres comptables.

• Si vous souhaitez afficher les données d'un seul jour, définissez Période Date de début et Période Date de fin comme une seule et même date.

  • Le système calcule la plage de dates disponibles de manière dynamique en fonction du volume de données de votre établissement. La période de disponibilité peut varier de quelques semaines à plusieurs mois.

  • Pour exporter des ensembles de données plus volumineux, vous pouvez exporter le rapport vers Excel afin d'accéder à une plage de dates plus étendue que celle disponible dans la vue du rapport.

 

Comprendre les champs du rapport

En fonction des paramètres des colonnes que vous sélectionnez, le rapport d'activité des balances affiche les champs suivants :

• Groupe : groupe de registres comptables de la transaction.

• Type : type spécifique de l'entrée dans le registre comptable.

• Catégorie comptable : catégorie comptable attribuée à la transaction.

• Élément : nom du produit ou du service inclus dans la transaction.

• Facture : facture associée à la transaction, s'il en existe une.

• Propriétaire : profil de la personne ou de la société responsable de la transaction.

• Date de comptabilisation : date à laquelle un ajout a été enregistré dans vos registres comptables, généralement la date de clôture de la facture associée, et non la date à laquelle un client a consommé l'élément. La date de comptabilisation correspond donc à la date à laquelle la transaction a effectivement été enregistrée dans les registres comptables, et non à la date à laquelle un client a séjourné ou dîné dans votre établissement. Par exemple, un client séjourne la nuit du 10 juin, mais sa facture est clôturée le 12 juin au moment du check-out. La date de comptabilisation pour ce débit de séjour est le 12 juin, et non le 10 juin, car c'est à cette date que l'ajout d'éléments a été enregistré dans les registres comptables.

• Quantité : quantité de l'élément ou du service.

• Taux de taxe : taux de taxe appliqué à la transaction.

• HT : valeur nette de la transaction avant taxes.

• Montant : valeur totale de la transaction, taxes comprises.

• Code du journal comptable : code comptable attribué à la transaction en fonction de votre configuration.

• Créateur : nom de l'utilisateur qui a créé la transaction.

• Créé : date et heure de création de la transaction.

• Date de consommation : date à laquelle le client a consommé le service ou l'élément.

• Code du centre de coût : code interne utilisé pour attribuer la transaction à un centre de coût spécifique.

• Code de taxe : code représentant le type de taxe appliqué.

• Nom fiscal : nom de la taxe appliquée à la transaction.

• Service : type de service inclus dans la transaction.

• Statut : statut de la transaction.

• Ajustement : indique si la transaction est un ajustement.

Vous pouvez filtrer les données en fonction de n'importe quelle colonne de la vue principale du tableau. Pour ce faire :

• Cliquez sur l'icône Filtrer située à côté du nom de la colonne.

  • Vous pouvez ensuite utiliser le champ Filtrer par mots recherchés ou cochez les cases situées à côté des options de filtrage pour filtrer la colonne.

Comment conserver le lien du rapport ?

Après avoir ajusté les filtres, les regroupements et les colonnes selon vos préférences,

• copiez l'URL de la page dans votre navigateur.

• sauvegardez l'URL dans vos signets.

Par exemple, si vous regroupez les données par type de registre comptable, filtrez les résultats par revenus et ajoutez des colonnes pour la date de consommation et le statut, enregistrez l'URL obtenue afin de pouvoir accéder rapidement à cette vue personnalisée ultérieurement. Pour exécuter le rapport pour une période différente, mettez à jour uniquement le filtre de date.

 

Remarque : Mews ne permet pas actuellement de sauvegarder les vues de rapport au sein du système ; il est donc préférable d'enregistrer l'URL en externe pour pouvoir consulter à nouveau une vue spécifique.

Exporter le rapport d'activité des balances

Pour exporter le rapport d'activité des balances :

1. Dans Mews Operations, cliquez sur Menu principal > Finances > Rapport d'activité des balances.

2. Définissez les filtres souhaités ou recherchez manuellement le rapport que vous souhaitez exporter, puis cliquez sur Télécharger.

Remarques :

• Vous pouvez exporter le rapport d'activité des balances au format Excel ou CSV.

  • L'exportation comprend des colonnes supplémentaires qui ne sont pas visibles dans le système.

  • L'exportation contient des données brutes avec des ajouts individuels.

  • L'exportation n'inclut pas les groupements ou les filtres appliqués dans la vue du rapport.

 

  

Vous savez désormais comment utiliser le rapport d'activité des balances pour suivre vos transactions financières dans différents registres comptables.