La Balance des débiteurs dans Mews Operations

Dans Mews Operations, la Balance des débiteurs est un outil qui vous donne un aperçu détaillé de vos factures débiteur impayées, pour un contrôle accru sur votre trésorerie. La Balance des débiteurs affiche toutes les factures débiteur en attente de règlement et le nombre de jours qui s'est écoulé depuis leur émission, ce qui vous permet d'identifier les retards de paiement et de gérer les créances impayées. Les utilisateurs qui disposent de l'autorisation Accéder aux rapports sensibles peuvent y accéder à tout moment.  

Remarque : La Balance des débiteurs est disponible uniquement pour les établissements qui ont activé l'option Suivi des créances activé. 

Pour accéder à la Balance des débiteurs dans Mews Operations, cliquez sur menu principal  > Finances > Registres comptables > Balance des débiteurs.

 

 

Au sommaire de ce guide :

• Paramétrer les filtres
• Comprendre les champs disponibles
• Exporter la Balance des débiteurs
• Utiliser la Balance des débiteurs
  • Envoyer un rappel de facture débiteur
  • Traiter le paiement des factures débiteur
  • Consulter l'historique de la Balance des débiteurs

Paramétrer les filtres

Vous pouvez filtrer la Balance des débiteurs selon des champs spécifiques. Pour ce faire :

1. Cliquez sur (Filtrer par) et remplissez les champs suivants :

• • Type de propriétaire : cliquez sur ce champ pour filtrer le propriétaire des factures débiteur par client ou par société.
  • Âge : cochez les cases pour filtrer les factures débiteur selon des catégories d'âge spécifiques.
    
     

2. Cliquez sur Appliquer les filtres pour filtrer la Balance des débiteurs.
   
   

Comprendre les champs disponibles

La Balance des débiteurs regroupe les factures débiteur en fonction de leur propriétaire. Le propriétaire est généralement une société, mais il peut s'agir d'un client. Vous pouvez cliquer sur Développer tout pour afficher toutes les factures débiteur qui appartiennent à ce propriétaire. 

  

La Balance des débiteurs contient les colonnes suivantes :

• N° facture déb. : le numéro d'identification d'une facture débiteur. Vous pouvez cliquer sur ce numéro pour ouvrir la facture.
• Profil associé : le profil client ou le profil de société associé aux frais facturés. Remarque : Si plusieurs profils sont associés aux frais facturés, ce champ est vide.
• Statut : le statut de la facture débiteur, par exemple, Impayé, Paiement partiel ou En retard.
• Date d'échéance : la date d'échéance de la facture débiteur.
• Jours d'âge : cette colonne indique le solde à régler. L'emplacement du solde dans ce tableau indique le temps écoulé entre la création de la facture et la date du rapport.
  Il existe quatre catégories d'âge :
  • 0 à 30 jours
  • 31 à 60 jours
  • 61 à 90 jours
  • Plus de 90 jours
• Relances : la date à laquelle le dernier rappel de paiement a été envoyé.
• Montant facture déb. : le montant total initial de la facture débiteur. Remarque : Si ce montant se trouve sur une ligne contenant le nom du propriétaire, il s'agit de la somme de toutes les factures débiteur associées à ce propriétaire. Si ce montant se trouve sur une ligne contenant une seule facture débiteur, il correspond au montant total de cette facture.
• Solde : le solde restant dû par le propriétaire de la facture à votre établissement, déduction faite des éventuels paiements partiels. Remarque : Si le solde se trouve sur une ligne contenant le nom du propriétaire, il correspond à la somme de tous les soldes dus par ce propriétaire. Si le solde se trouve sur une ligne contenant une seule facture débiteur, il s'agit du solde restant dû pour cette seule facture.
  
  

Exporter la Balance des débiteurs

Pour exporter la Balance des débiteurs :

• Cliquez sur puis remplissez les champs suivants :
  • Format : cliquez sur ce champ et sélectionnez l'un des formats suivants : Excel, CSV ou JSON.
  • Date : cliquez sur ce champ pour sélectionner la date souhaitée.
  • Propriétaire : saisissez un nom pour rechercher un propriétaire de facture spécifique. Cliquez pour confirmer. Remarque : Si vous ajoutez un propriétaire, le fichier exporté inclut uniquement les données relatives au propriétaire sélectionné.
  • Type de propriétaire : cliquez sur ce champ pour sélectionner les types de propriétaires que vous souhaitez exporter.
  • Âge : cochez les cases pour exporter les factures selon des catégories d'âge spécifiques.
    
     
    
    
• Cliquez sur Exporter pour confirmer l'exportation.
  
  

Remarque : Mews prévoit de prendre en charge la programmation d'exportations et l'impression ultérieurement.

Utiliser la Balance des débiteurs

La Balance des débiteurs vous donne un aperçu de toutes les factures débiteur impayées à la date d'aujourd'hui. Vous pouvez également cliquer sur l'icône  pour sélectionner une date spécifique. Voici les informations disponibles sur cet écran :

• Solde impayé : le montant total des factures débiteur impayées à une date donnée.
• Statut des factures débiteur : une répartition des différents statuts des factures débiteur, en pourcentage. Mews les divise en trois sous-catégories :
  • Impayé : le propriétaire n'a pas payé la facture.
  • Paiement partiel : le propriétaire a payé une partie de la facture.
  • En retard : le client n'a pas entièrement payé la facture et la date du rapport est postérieure à la date d'échéance.
• Âge : le temps écoulé entre la création de la facture et la date sélectionnée pour le rapport. Cliquez sur le bouton « % » pour afficher le pourcentage de factures débiteur pour chaque catégorie d'âge. Cliquez sur le bouton « Devise » (par exemple, €) pour afficher le total de la facture débiteur. Remarque : Cette section vous indique le temps écoulé depuis la création de la facture, et non depuis la date d'échéance du solde de la facture dû pour chaque catégorie d'âge. 

 

Envoyer un rappel de facture débiteur 

Pour envoyer un rappel de facture débiteur : 

1. Cochez la case de la facture débiteur pour laquelle vous souhaitez envoyer un rappel. 
2. Après avoir sélectionné une facture débiteur, une bannière bleue apparaît (voir capture d'écran ci-dessous). 
3. Cliquez sur Envoyer un rappel pour envoyer un rappel par e-mail, avec un lien de paiement, au propriétaire de la facture débiteur. 

Remarque : Vous pouvez uniquement envoyer un rappel pour une seule facture débiteur à la fois. Dès que vous sélectionnez plusieurs facteurs débiteur, le système désactive le bouton Envoyer un rappel. 

 

Traiter le paiement de factures débiteur

Pour découvrir comment payer des factures débiteur dans la Balance des débiteurs, consultez ce guide.

Consulter l'historique de la Balance des débiteurs

Dans la Balance des débiteurs, vous pouvez consulter des dates spécifiques à l'aide du sélecteur de dates.

  

Lorsque vous sélectionnez une date passée, les données de la Balance reflètent la situation à cette date précise, et le système désactive les actions que vous pouvez effectuer sur le propriétaire ou la facture débiteur en cliquant sur le bouton  de chaque ligne.

Remarque : La seule exception est la date sous Rappel envoyé qui indique toujours la date à laquelle vous avez envoyé le dernier rappel. Toutes les autres colonnes affichent uniquement les données à la date sélectionnée.