Il est crucial de rapprocher régulièrement les données financières de vos registres pour garantir l'exactitude de l'ensemble de vos systèmes comptables. Mews est votre principale source d'informations fiable pour les revenus, les paiements et les soldes des registres. En vous assurant que ces données sont fidèlement reflétées dans d'autres systèmes connectés, vous simplifiez les processus de clôture de fin de mois, tout en vous préparant aux audits. 

 

En rapprochant vos registres comptables à intervalles réguliers, votre équipe responsable des finances peut : 

• Identifier et corriger les écarts de comptabilisation. 
• S'assurer que les paiements externes correspondent aux écritures internes. 
• Valider les soldes des registres avant d'exporter les données vers le logiciel de comptabilité. 
• Assurer la réactivité de votre établissement en cas d'audit et optimiser les clôtures mensuelles. 

 

Au sommaire de ce guide : 

• Rapprocher vos registres comptables dans Mews Operations 
  • Étape 1 : Rapprocher les données dans Mews
  • Étape 2 : Rapprocher les données des systèmes externes
  • Étape 3 : Rapprocher les données avec votre logiciel de comptabilité

 

Rapprocher vos registres comptables dans Mews Operations 

Pour rapprocher vos registres comptables dans Mews Operations, vous devez d'abord accéder à la Balance de vérification. Ce rapport vous donne un aperçu détaillé des principales activités financières pour un jour donné. Vous pouvez voir des informations relatives aux : 

• Revenus 
• Non revenus  
• Paiements 
• Soldes de la Balance des encours, de la Balance des débiteurs et de la Balance des acomptes

 

Pour rapprocher vos registres comptables, suivez les étapes ci-dessous :  

 

Étape 1 : Rapprocher les données dans Mews 

Étape 1.1 : Rapprocher les totaux de la Balance de vérification 

1. Utilisez les totaux de la Balance de vérification pour confirmer que les soldes et les mouvements sont cohérents et reportés correctement. 
2. Vérification du solde reporté : confirmez que le solde reporté correspond au solde de clôture du jour précédent. 

   Remarque : Le solde reporté et la Balance des tiers doivent correspondre. Des divergences peuvent se produire si vous :

   • utilisez la fonctionnalité d'acompte.
   • apportez des changements à la fenêtre de modification de l'historique.
   • traitez des check-in tardifs. Les anciens registres enregistrent les données en fonction de la date de consommation, tandis que les nouveaux les enregistrent après le check-in.

 
 

 

3. Débits = crédits : assurez-vous que le solde de clôture est égal au solde total des registres comptables. Ce processus permet de vérifier que les différences cumulées entre les revenus gagnés et les paiements reçus concordent avec les soldes cumulés dans la Balance des acomptes, la Balance des encours et la Balance des débiteurs.

 
  

Étape 1.2 : Rapprocher la Balance de vérification avec d'autres rapports détaillés 

Si vous constatez des incohérences ou souhaitez approfondir vos recherches, vous pouvez examiner les détails sous-jacents à l'aide d'autres rapports Mews afin de vous assurer que les totaux de la Balance de vérification sont appuyés par des transactions individuelles.  

1. Rapport d'activité des balances : 
   1. Confirmez que les revenus, non revenus et les paiements correspondent aux totaux de la Balance de vérification. 
   2. Vérifiez les ventilations par catégorie comptable. 
       
       
2. Registres comptables (Balance des encours, Balance des débiteurs, Balance des acomptes) :
    Pour chaque registre : 
   1. La ligne Solde J-1 dans la Balance de vérification doit correspondre au solde de clôture du jour précédent dans la Balance des acomptes. 
       
      Par exemple : 
       
      Balance de vérification le 10/06 
        
      Balance des acomptes du 09/06 
       
   2. La ligne Solde du jour doit correspondre au solde de clôture de la journée en cours. 
       
      Par exemple : 
       
      Balance de vérification le 10/06 
       
      Balance des acomptes le 10/06 
       
   3. Les mouvements du registre doivent correspondre à la somme des transactions qui figurent dans le rapport d'activité des balances du registre en question. Vous pouvez voir le récapitulatif du solde en haut du rapport d'activité des balances.
       
      
       
       

 

Étape 2 : Rapprocher les données des systèmes externes 

Pour vous assurer que les données de Mews correspondent à celles des systèmes externes, par exemple, des fournisseurs de paiement ou des systèmes de point de vente (POS), vérifiez les points suivants : 

1. Espaces de vente : utilisez l'onglet Espaces de vente de la Balance de vérification pour faire correspondre l'activité de chaque espace de vente avec les enregistrements de votre système POS. 
2. Paiements : 
   1. Paiements en espèces  : rapprochez-les avec l'argent reçu physiquement. 
   2. Paiements par carte : rapprochez les totaux avec le terminal.  
   3. Virements bancaires : validez-les par rapport à vos relevés bancaires. 
3. Paiements en ligne : rapprochez-les avec le rapport Paiements exporté. 
4. Versements : pour rapprocher les versements effectifs et les sommes reçues, utilisez le rapport Versement. 
5. Revenus POS : si vous utilisez des systèmes POS externes, vérifiez que les revenus ajoutés à des catégories comptables spécifiques correspondent aux rapports de ces systèmes.

 

Étape 3 : Rapprocher les données avec votre logiciel de comptabilité 

Enfin, confirmez que les données exportées ou synchronisées dans votre logiciel de comptabilité reflètent fidèlement la Balance de vérification et les rapports des registres dans Mews. 

 

Pour ce faire : 

• Générez un récapitulatif journalier dans votre logiciel de comptabilité. 
• Faites correspondre les revenus, les taxes et les paiements aux totaux de Mews. 
• Assurez-vous que les écritures sont associées aux bons registres ou aux bons codes comptables. 

 

Remarque : Pour éviter toute divergence, assurez-vous de mettre à jour votre méthode d'importation dans votre logiciel de comptabilité afin d'utiliser les données comptables des nouveaux registres.

 

Vous savez désormais comment auditer les soldes de vos registres à des fins de validation interne dans Mews et comment recouper les soldes des registres avec un logiciel de comptabilité externe afin de vous assurer que vos données financières sont précises, complètes et prêtes en cas d'audit.