La Balance des encours est un outil qui permet de suivre et de gérer les soldes de tous les clients qui ont effectué leur check-in ou consommé des produits ou services dans votre établissement. Votre équipe responsable des finances peut l'utiliser pour effectuer un suivi régulier des débits et paiements des clients et identifier les soldes impayés à facturer ou pour lesquels des relances sont nécessaires. Il s'agit d'une fonctionnalité très utile pour garantir une facturation et une gestion financière précises dans votre établissement.

 

À quel moment les factures apparaissent-elles dans la Balance des encours ?

• Dès que le check-in de la première réservation sur la facture/facture débiteur est effectué.
• Si aucune réservation n'est associée à la facture/facture débiteur. Dans ce cas, le système utilise la date de consommation.

À quel moment les factures disparaissent-elles de la Balance des encours ?

• Dès que tous les éléments sont consommés et que la facture est clôturée ou qu'une facture débiteur a été émise.

 

 

Pour accéder à la Balance des encours dans Mews Operations : 

• Cliquez sur menu principal > Finances > Registres comptables > Balance des encours.
   
   

 
 

Au sommaire de ce guide : 

• Naviguer dans la Balance des encours 
  • Sélecteur de dates
  • Solde impayé
  • Tableau de la Balance des encours
• Paramétrer les filtres du rapport 
• Comprendre les champs du rapport 

 

Naviguer dans la Balance des encours 

Sélecteur de dates 

• Utilisez le sélecteur de dates pour définir la date du rapport. 
• Si vous sélectionnez une date passée, la Balance des encours affiche automatiquement les données correspondantes. Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner une date future ou une date antérieure au déploiement de la nouvelle version de la Balance des encours. 

 

Solde impayé 

• La somme de tous les soldes impayés pour la date sélectionnée. 
• La date du rapport figure au-dessus du total du solde impayé. 

 

Tableau de la Balance des encours 

• Ce tableau contient tous les soldes pour la date sélectionnée. 
• La date du rapport figure à droite de l'en-tête du tableau. 

 

Paramétrer les filtres du rapport 

Vous pouvez affiner les données de la Balance des encours à l'aide de la barre de recherche et du bouton Filtrer par. 
 

Pour filtrer la Balance des encours à l'aide de la barre de recherche : 

1. Cliquez sur la barre de recherche et saisissez le propriétaire, le profil ou la facture que vous souhaitez afficher.
    

Pour filtrer la Balance des encours à l'aide du bouton Filtrer par : 

1. Cliquez sur (Filtrer par).
2. Paramétrez les filtres suivants : 
   • Type de propriétaire 
   • Type de profil associé 
   • Statut de la réservation 
   • Date de départ - début : sélectionnez la date de départ la plus proche que vous souhaitez afficher. 
   • Date de départ - fin : sélectionnez la date de départ la plus éloignée que vous souhaitez afficher. 
   • Solde minimum : indiquez le plus petit solde à afficher. 
   • Solde maximum : indiquez le solde le plus élevé à afficher. 
3. Cliquez sur Appliquer les filtres pour confirmer ou sur Réinitialiser les filtres pour supprimer les options sélectionnées. 

Remarques :  

• Un point bleu sur le bouton Filtrer par indique qu'un ou plusieurs filtres s'appliquent actuellement à la Balance des encours. 
• Le montant du solde impayé est mis à jour en fonction des filtres sélectionnés. 
   

Comprendre les champs du rapport 

La Balance des encours comprend les colonnes suivantes : 

• Propriétaire : le profil du propriétaire de la facture. 
• Profil associé : le profil associé à la facture. Remarque : Si aucun profil n'est associé, ce champ est vide. 
• Facture : la facture appartenant au propriétaire. Remarque : Si les débits qui appartiennent à ce propriétaire se trouvent dans la section Éléments impayés / Acomptes, ce champ est vide. 
• Date d'arrivée : la date d'arrivée de la réservation. Remarque : Si la facture comporte plusieurs réservations, ce champ affiche la date d'arrivée de la réservation la plus proche. S'il n'y a pas de réservation sur la facture, ce champ affiche la date de consommation la plus proche d'un des éléments de commande de la facture. 
• Date de départ : la date de départ de la réservation. Remarque : Si la facture comporte plusieurs réservations, ce champ affiche la date de départ de la réservation la plus éloignée. S'il n'y a pas de réservation sur la facture, ce champ affiche la date de consommation la plus éloignée d'un des éléments de commande de la facture. 
• Statut de la réservation : le statut des réservations. Remarque : Si la facture ne comporte aucune réservation ou plusieurs réservations avec des statuts différents, ce champ est vide. 
• Total des frais : le montant total consommé à ce jour dans la facture. Remarque : Ce montant reflète uniquement les débits liés à des éléments consommés à la date du rapport. 
• Total des paiements : le total des paiements effectués pour les éléments qui figurent sur la facture. 
• Solde impayé : le solde impayé total de la facture sur la base des débits consommés à ce jour.

 

Vous savez désormais comment voir les soldes client en attente de paiement et filtrer les données de la Balance des encours.