Nous avons repensé la façon dont Mews suit l'activité financière afin de vous faire profiter des avantages suivants : une visibilité en temps réel, des données précises et toujours prêtes à être auditées et un rapprochement quotidien entièrement automatisé, le tout sans aucun travail manuel ni stress lié aux audits de nuit.

 

Pour accéder à tous les registres comptables :

Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal   > Finances > Registres comptables.

 

Au sommaire de ce guide :

• Zoom sur les nouveautés dans les registres et la Balance de vérification
• Les trois principaux registres
• Balance de vérification : un outil qui assure la précision des données financières
• Utilisation des nouveaux registres et de la Balance de vérification (par fonction)
• Jour ouvrable configurable
• Changements associés

 

Zoom sur les nouveautés dans les registres et la Balance de vérification

Mews ajoute désormais tous les éléments liés à votre activité financière (débits, paiements, taxes et crédits) dans des registres comptables dédiés, automatiquement et en temps réel. Ces écritures sont immuables : elles ne peuvent ni être modifiées ni remplacées. Toute correction crée une nouvelle entrée, pour une piste d'audit traçable et fiable.

À présent, vous avez également accès à une Balance de vérification journalière, qui résume les soldes de chaque registre et vous aide à effectuer des rapprochements en toute confiance, sans exportations manuelles ni longs calculs à une heure tardive. Le rapport se base sur l'intervalle de clôture des jours ouvrables que vous avez configuré. Les transactions sont comptabilisées en fonction de l'heure de fin de vos opérations, autrement dit, votre heure de fermeture.

 

Les trois principaux registres

1. Balance des acomptes

Ce registre permet de suivre les paiements reçus avant le début d'un séjour ou avant la consommation d'un service (prépaiements).

• Exemple : un client qui verse un acompte une semaine avant son arrivée ou avant un soin spa déjà programmé.
• Ces fonds sont considérés comme un passif jusqu'au début du séjour ou l'exécution du service.

2. Balance des encours

Ce registre permet d'assurer le suivi de tous les débits et paiements des clients qui ont effectué leur check-in dans votre établissement.

• Exemple : les transferts chambre, le petit-déjeuner et les articles du minibar consommés lors du séjour d'un client sont ajoutés à ce registre.
• Ce registre affiche les débits liés à des éléments consommés et les paiements effectués jusqu'à ce jour, pour une visibilité en temps réel du montant à payer par un client à n'importe quelle étape de son séjour.

3. Balance des débiteurs

Ce registre permet de suivre les soldes facturés, mais pas encore réglés. Il s'agit généralement de factures pour des sociétés, des agences de voyages ou des clients en long séjour.

• Exemple : une facture émise pour une entreprise pendant ou après le séjour, selon les paramètres de facturation configurés.
• Ce registre représente les créances clients de votre établissement. Dès que vous émettez une facture débiteur, le système y ajoute le solde correspondant, quel que soit le statut du paiement.

Chaque registre a son propre onglet sur l'écran Registres comptables et peut être filtré par date, profil, propriétaire de la facture, etc.

 

Balance de vérification : un outil qui assure la précision des données financières

La Balance de vérification est votre instantané financier quotidien. Elle vous permet d'obtenir un résumé complet des informations suivantes :

• Revenus
• Non revenus (par exemple, les taxes, les ajustements, etc.)
• Paiements
• Soldes de chaque registre
• Situation financière globale de l'hôtel

Mews génère automatiquement le rapport à la fin de chaque jour ouvrable, conformément à votre configuration. Ce rapport reflète fidèlement toutes vos activités jusqu'à cette heure. Les données sont verrouillées (immuables) en fonction de la date de comptabilisation, garantissant ainsi leur intégrité.

• Pour y accéder : dans Mews Operations, cliquez sur menu principal   > Finances > Registres comptables > Balance de vérification.
• Formats d'exportation : Excel ou PDF.
• Vues historiques : utilisez le sélecteur de dates pour consulter le rapport du jour ouvrable antérieur souhaité.

 

Utilisation des nouveaux registres et de la Balance de vérification (par fonction)

Comptables

• Utilisez la Balance de vérification pour vos efforts de rapprochement journaliers, mensuels ou en fin d'exercice.
• Accédez au rapport d'activité des balances pour obtenir une vue détaillée de chaque transaction.
• Exportez des données immuables pour vos besoins en matière d'audit, de fiscalité et de comptabilité externe.

Agents de réception

• Utilisez la Balance des encours pour déterminer instantanément ce que les clients vous doivent (pas besoin de vérifier les factures individuelles).
• Vérifiez la Balance des acomptes pour confirmer les prépaiements avant le check-in ou l'exécution du service.
• Réduisez les mauvaises surprises liées à la facturation lors du check-out et répondez plus rapidement aux questions des clients.

Directeurs généraux/directrices générales

• Suivez les soldes quotidiens et les performances de tous les registres comptables en temps réel.
• Obtenez une meilleure visibilité sur les factures débiteur impayées ou les acomptes importants.
• Travaillez avec l'assurance que le système traite les clôtures quotidiennes sans la moindre intervention manuelle.

 

Jour ouvrable configurable

Dans Mews Operations, vous pouvez configurer votre jour ouvrable afin d'inclure les transactions effectuées après minuit, par exemple, les check-ins tardifs. Ce faisant, les données de vos rapports et de vos registres reflètent fidèlement votre activité réelle, ce qui vous aide à gérer plus efficacement vos rapports et à simplifier votre processus de rapprochement. Vous devez accéder aux paramètres de votre établissement dans Mews Operations pour configurer votre jour ouvrable et ainsi éviter toute divergence entre les revenus attendus et réels ou si vos opérations se poursuivent jusqu'à tard dans la nuit.

Une fois ce champ rempli, Mews utilise l'heure saisie pour regrouper et calculer les débits et les revenus dans les rapports et les registres comptables, pour un suivi plus précis de votre activité, notamment si elle se poursuit jusqu'à tôt le matin.

Principaux résultats : 

• Les débits comptabilisés après minuit, mais avant votre heure de fermeture, sont pris en compte pour le jour ouvrable précédent. 

• Les revenus reflètent plus précisément les opérations réelles (par exemple, les frais F&B tardifs, les frais liés aux non-présentations). 

• Le rapport de gestion et les registres se basent sur la même logique, ce qui simplifie le processus de rapprochement. 

• Vous pouvez voir les paramètres utilisés par le rapport de gestion dans l'onglet Paramètres du fichier exporté. 

 

Changements associés

Dans le cadre de ce déploiement :

• Le rapport Comptable et son fichier exporté seront renommés en rapport Articles facturables afin de mieux refléter son objectif.
• La fonctionnalité permettant de lier des paiements à des réservations sera supprimée : les paiements seront automatiquement associés aux éléments de la même facture.
• Vous pourrez toujours accéder à l'ancienne Balance des tiers en cliquant sur « Anciens registres comptables » en haut à droite de l'écran Registres comptables.
• Si vous téléchargez manuellement des données dans votre système de comptabilité, utilisez l'exportation du rapport d'activité des balances pour obtenir des transactions détaillées. Pour le moment, cela s'applique uniquement aux téléchargements manuels (bientôt disponible pour les exportations programmées).