FAQ - Les registres comptables dans Mews Operations

Vous pouvez utiliser les registres comptables de Mews Operations pour gérer et suivre l'activité financière de votre établissement. Vous pouvez les utiliser pour assurer le suivi des acomptes versés pour des séjours à venir, surveiller les soldes pendant le séjour d'un client et consulter vos performances financières globales. Les agents de réception ou les membres de l'équipe Finances peuvent effectuer ces actions dans le cadre de leurs opérations quotidiennes, par exemple, lorsqu'ils effectuent des check-ins ou des tâches de facturation comme la clôture de la période comptable de votre établissement.

 

Pour accéder à tous les registres comptables :

Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal  > Finances > Registres comptables.

 

Ce guide répond aux questions les plus fréquemment posées suivantes :

• Quid du rapport Comptable ?
• Pourquoi existe-t-il des différences entre le rapport Articles facturables (anciennement le rapport Comptable) et le rapport d'activité des balances ?
• Pourquoi existe-t-il des différences entre les nouveaux registres comptables/le nouveau rapport d'activité des balances et les valeurs de mon système de comptabilité ?
• La Balance des tiers est différente. Puis-je accéder à l'ancienne version ?
• Quid de la fonctionnalité permettant de lier des paiements à des réservations futures ?
• Est-il toujours nécessaire d'effectuer un audit de nuit ?
• Puis-je modifier une écriture passée dans un registre ?
• Je veux en savoir plus sur une écriture. Comment faire ?
• Puis-je accéder aux rapports antérieurs de la Balance de vérification ?
• Certains de mes données historiques ne figurent pas dans les registres. Pourquoi ?
• Je ne peux pas voir les dates futures. Pourquoi ?
• Pourquoi le message d'erreur « Les factures supprimées ne peuvent pas être ouvertes » s'affiche-t-il dans la balance des encours ?
• Pourquoi y a-t-il des factures clôturées dans la balance des acomptes ou la balance des encours ?
• Comment comprendre ce que représente le registre Non revenus, et en quoi cela diffère-t-il des taxes ?
• Pourquoi y a-t-il des factures ajustées dans la balance des acomptes ou dans la balance des encours alors qu'elles correspondent au montant de la facture initiale ?

 

Quid du rapport Comptable ?

Vous pouvez toujours accéder au rapport Comptable, mais nous l'avons renommé. Il s'appelle désormais Rapport Articles facturables, ce qui reflète mieux son objectif.

 

Pourquoi existe-t-il des différences entre le rapport Articles facturables (anciennement le rapport Comptable) et le rapport d'activité des balances ?

Mews ne fait pas correspondre les données des rapports (il s'agit d'un comportement attendu du système). Le rapport d'activité des balances est un nouveau rapport conçu sur un nouveau cadre de reporting. Les données sont immuables et le système repose sur le principe de comptabilisation à partie double. Mews a conçu ce rapport pour pallier certaines limites du reporting existant. Voici les principales différences :

• Reporting des corrections.
• Ajout des nuitées lorsque le système effectue le check-in des réservations. Le rapport Comptable autorise les modifications apportées à la fenêtre de modification de l'historique. De ce fait, tout changement effectué dans cet intervalle est susceptible de créer des divergences entre les deux rapports.

Pour en savoir plus, consultez ce guide.

 

Pourquoi existe-t-il des différences entre les nouveaux registres comptables/le nouveau rapport d'activité des balances et les valeurs de mon système de comptabilité ?

Au départ, les intégrations comptables ont été conçues pour utiliser les données du rapport Comptable. Cela signifie qu'il était possible de modifier les données comprises dans la fenêtre de modification de l'historique : elles n'étaient donc pas immuables.

Si vous utilisez une intégration comptable, mettez-la à jour afin d'utiliser le nouveau point de terminaison et voir les mêmes données immuables dans votre système de comptabilité. Si vous utilisez Omniboost pour les intégrations M3, QuickBooks ou Xero, celles-ci ont été mises à jour et sont disponibles en utilisant notre nouvel ensemble de données comptables. Omniboost continue à mettre à jour les intégrations restantes. Remarque : Si votre intégration comptable n'est pas gérée par Omniboost, contactez votre partenaire d'intégration afin d'échanger au sujet de la mise à jour de l'intégration..

Une fois la mise à jour effectuée, activez l'intégration sur Mews Marketplace.

Si vous avez besoin d'aide pour activer ou mettre à jour votre intégration :

• Contactez directement votre partenaire d'intégration.
• Si vous rencontrez des problèmes d'ordre technique, créez une demande d'assistance via l'assistant virtuel Mews.

 

La Balance des tiers est différente. Puis-je accéder à l'ancienne version ?

Mews a mis à jour les registres comptables sur la base des retours et commentaires des utilisateurs. Ils sont désormais disponibles en tant que registre autonome, plutôt que comme une vue unique unifiée. Si vous avez besoin de consulter des données historiques, vous pouvez toujours accéder à l'ancienne Balance des tiers en cliquant sur « Anciens registres comptables », en haut à droite de l'écran Registres comptables. Si vous y accédez pour consulter des données en temps réel, nous aimerions savoir pourquoi les nouveaux registres ne répondent pas à vos besoins. Nous vous invitons donc à remplir le formulaire à la fin de ce guide pour nous envoyer vos commentaires.

 

Quid de la fonctionnalité permettant de lier des paiements à des réservations futures ?

Au départ, cette fonctionnalité a été déployée pour aider Mews à identifier la réservation associée à un paiement donné. Sur la base du retour des utilisateurs, Mews détecte que le paiement est lié à la ou les réservations de la même facture. Ce lien n'est donc pas nécessaire et peut être trouvé par déduction, en fonction du contexte de la facture.

Lorsque le système traite un paiement de manière automatique, Mews l'associe toujours à la réservation, s'il y a lieu. Cela vous aide à identifier :

• La raison pour laquelle votre établissement a accepté le paiement.
• La facture applicable.

Remarque : Rien ne vous oblige à lier manuellement des paiements à des réservations dans Mews.

 

Est-il toujours nécessaire d'effectuer un audit de nuit ?

Aucun audit de nuit manuel n'est nécessaire. Mews clôture automatiquement la journée en fonction de la valeur de votre intervalle de clôture des jours ouvrables.

 

Puis-je modifier une écriture passée dans un registre ?

Non. Toutes les écritures des registres comptables sont immuables. Le système crée des corrections en ajoutant une écriture de compensation.

 

Je veux en savoir plus sur une écriture. Comment faire ?

Le rapport d'activité des balances permet de filtrer et de consulter des informations détaillées par registre, profil, date ou type de transaction.

 

Puis-je accéder aux rapports antérieurs de la Balance de vérification ?

Oui. Utilisez le sélecteur de dates pour voir et télécharger le rapport de la Balance de vérification relatif au jour ouvrable antérieur souhaité, depuis la date de déploiement des nouveaux registres.

 

Certains de mes données historiques ne figurent pas dans les registres. Pourquoi ?

Vous ne pouvez pas consulter de données antérieures à la date de déploiement des nouveaux registres.

 

Je ne peux pas voir les dates futures. Pourquoi ?

Les données comptables reflètent le moment où un événement se produit et où le système le comptabilise. Vous pouvez utiliser le rapport Articles facturables (anciennement le rapport Comptable) pour les données futures et à des fins de prévision.

 

Pourquoi le message d'erreur « Les factures supprimées ne peuvent pas être ouvertes » s'affiche-t-il dans la balance des encours ?

Cette erreur s'affiche car la facture n'existe plus dans le système, même si elle apparaît dans un instantané du registre comptable.

 

Cette situation se produit lorsque :

• La facture contient les éléments présents au moment de l'instantané du registre comptable
• Vous déplacez les éléments de la facture après l'instantané
• Vous supprimez la facture après que les éléments ont été déplacés
• Vous essayez d'ouvrir la facture à partir de l'instantané du registre comptable

 

Comme le système supprime la facture, vous ne pouvez pas accéder à ses informations.

 

Par exemple :

• Vous créez une facture et y ajoutez des éléments
• Le système capture un instantané du registre comptable
• Vous déplacez les éléments vers une autre facture
• Vous supprimez la facture d'origine
• Vous ouvrez l'instantané du registre comptable et sélectionnez la facture supprimée
• Le message d'erreur apparaît

Remarque : Les instantanés du registre comptable affichent des données historiques. Si vous supprimez une facture après l'instantané, vous ne pourrez pas l'ouvrir à partir de la vue instantanée.

 

Pourquoi y a-t-il des factures clôturées dans la balance des acomptes ou la balance des encours ?

Les factures clôturées apparaissent dans la balance des acomptes ou dans la balance des encours, car les rapports de registres comptables sont établis selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Cela signifie que le système comptabilise les revenus lorsque les services sont fournis, et non lorsque la facture est clôturée ou payée.

Une facture reste visible dans le registre comptable jusqu'à ce que tous les éléments de la facture soient consommés et ajoutés.

Par exemple, si vous clôturez une facture avant le séjour d'un client ou pendant le check-in, la facture apparaît toujours dans le registre comptable jusqu'à la date du check-out, lorsque la dernière nuit est ajoutée.

• Le registre comptable montre tous les éléments de facture qui sont consommés

• Une facture clôturée ou payée peut encore inclure des éléments futurs

• La facture ne disparaît du registre comptable que lorsque tous les éléments ont été ajoutés et que le client a payé la facture.

Remarque : Le fait qu'une facture soit clôturée ne signifie pas que tous les services ont été fournis. Le registre comptable reflète le moment où les services sont consommés, et non celui où la facture est réglée.

Ce comportement garantit que vos données financières restent exactes et conformes aux principes de la comptabilité.

 

Comment comprendre ce que représente le registre Non revenus, et en quoi cela diffère-t-il des taxes ?

Le registre Non revenus fait état des passifs, et non des revenus. Il indique les montants que vous percevez mais que vous ne considérez pas comme des revenus du travail.

• Il comprend les taxes prélevées sur les revenus, telles que la taxe sur la valeur ajoutée ou l'impôt d'État. Le système affiche le montant de la taxe, et la catégorie comptable renvoie à l'élément auquel s'applique la taxe.

• Il inclut les taxes séjour, que vous les ajoutiez en tant que produit ou par le biais d'une règle produit.

Par exemple, lorsque vous ajoutez un produit avec une taxe, le revenu va dans un registre comptable de revenus, tandis que le montant de la taxe apparaît dans le registre Non revenus en tant que passif.

Remarque : Si vous modifiez la classification de la taxe de séjour d'un produit, cette modification ne s'applique qu'aux produits nouvellement créés.

 

Pourquoi y a-t-il des factures ajustées dans la balance des acomptes ou dans la balance des encours alors qu'elles correspondent au montant de la facture initiale ?

Les factures ajustées apparaissent dans la balance des acomptes ou dans la balance des encours parce que le système enregistre chaque événement comptable séparément. Un ajustement ne supprime pas la facture initiale du registre comptable.

Le registre comptable suit la comptabilité d'exercice. Cela signifie que vous comptabilisez les revenus lorsque les services sont fournis, et non lorsque la facture est réglée ou ajustée.

Par exemple, si vous créez une facture et que vous appliquez ensuite un ajustement total, le système affiche :

• La facture initiale en tant que revenu enregistré

• La facture ajustée comme annulation de ce revenu

Les deux entrées restent visibles afin de garantir l'exactitude des rapports financiers.

• Le grand livre présente une piste d'audit complète de toutes les transactions

• Les factures initiales et les factures ajustées correspondent à deux opérations comptables distinctes

• Les factures restent visibles jusqu'à ce que tous les éléments de la facture aient été consommés et ajoutés

• Les éléments sortent de la balance des acomptes dès que le séjour commence et que la consommation démarre

Remarque : Une facture ajustée ne supprime pas la transaction initiale du registre comptable. Le système conserve les deux entrées visibles jusqu'à ce que tous les services associés aient été consommés, afin de garantir l'exactitude des rapports et la traçabilité.