Dans Mews Operations, la Balance des acomptes aide votre établissement à gérer et à suivre les paiements effectués pour des séjours à venir. Vous pouvez y consulter les détails des factures, les dates d'arrivée et de départ des réservations et le montant des acomptes. Il s'agit d'un outil très utile pour suivre la valeur des acomptes en temps réel et rapprocher vos comptes quotidiennement ou selon vos besoins spécifiques. Pour un processus de rapprochement complet, un aperçu détaillé des acomptes pour le jour sélectionné est disponible dans la Balance de vérification. 

 

Dans Mews, un acompte est un paiement pour une facture : 

• Sans élément de commande ni réservation.
• Avec des éléments de commande avec une date de consommation future. 
• Avec des réservations dont le check-in n'a pas encore été effectué. 

 

Pour accéder à la Balance des acomptes dans Mews Operations :

• Cliquez sur menu principal > Finances > Registres comptables > Balance des acomptes.

 
 
 

Au sommaire de ce guide : 

• Naviguer dans la Balance des acomptes 
  • Sélecteur de dates
  • Total des acomptes
  • Tableau de la Balance des acomptes
• Paramétrer les filtres du rapport 
• Comprendre les champs du rapport 
   

 
 

Naviguer dans la Balance des acomptes 

Sélecteur de dates 

• Utilisez le sélecteur de dates pour modifier la date du rapport.
• Si vous sélectionnez une date passée, la Balance des acomptes affiche automatiquement les données correspondantes. Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner une date future ou une date antérieure au déploiement de la nouvelle version de la Balance des acomptes. 

Total des acomptes 

• Le total des acomptes affiche le solde total des acomptes à la date sélectionnée pour le rapport. 
• La date du rapport figure au-dessus de ce total. 
   

Remarques :

• Si votre établissement utilise la fonctionnalité d'acompte, les taxes déclarées sont déduites de cette valeur. Mews affiche toujours la valeur brute (HT) à des fins de référence et la calcule en se basant sur le jour où la fonctionnalité a été rendue disponible dans votre région, et non de manière rétroactive. Cela s'applique uniquement aux établissements situés dans des pays où il est obligatoire de déclarer la TVA à réception des acomptes et où la fonctionnalité d'acompte est prise en charge par Mews.
• Si votre établissement n'est pas tenu de déclarer la TVA à réception du paiement, désactivez l'option Acomptes séparés sur une facture dans la Configuration comptable de votre établissement afin d'éviter toute erreur susceptible d'avoir un impact sur les soldes de la Balance des acomptes.
    

Tableau de la Balance des acomptes 

• Ce tableau contient tous les acomptes pour la date du rapport sélectionnée. 
• La date du rapport figure à droite de l'en-tête du tableau. 
• Chaque ligne correspond à une facture qui contient un ou plusieurs acomptes. 

 

Paramétrer les filtres du rapport

Vous pouvez affiner les données de la Balance des acomptes à l'aide de la barre de recherche et du bouton Filtrer par. 

 

Pour filtrer la Balance des acomptes à l'aide de la barre de recherche : 

 

1. Cliquez sur la barre de recherche et saisissez le propriétaire, le profil ou la facture que vous souhaitez afficher. 
2. La Balance des acomptes filtre automatiquement les acomptes en fonction des termes saisis. 
3. Cliquez sur l'icône « x » dans la barre de recherche pour supprimer les termes saisis. 

 

Pour filtrer la Balance des acomptes à l'aide du bouton Filtrer par : 

1. Cliquez sur (Filtrer par)
2. Paramétrez les filtres suivants : 
   • Type de propriétaire 
   • Type de profil associé 
   • Statut de la réservation 
   • Début - date d'arrivée : sélectionnez la date d'arrivée la plus proche que vous souhaitez afficher. 
   • Fin - date d'arrivée : sélectionnez la dernière date d'arrivée que vous souhaitez afficher. 
   • Solde minimum : indiquez le plus petit solde à afficher. 
   • Solde maximum : indiquez le solde le plus élevé à afficher.
   • Déclaration de taxe : pour confirmer que vous avez créé des acomptes et déclarer la TVA pour tous vos prépaiements. Remarque : Ce filtre est disponible uniquement pour les établissements qui utilisent la fonctionnalité d'acompte.
3. Cliquez sur Appliquer les filtres pour confirmer ou sur Réinitialiser les filtres pour supprimer les options sélectionnées. 

Remarques :  

• Un point bleu sur le bouton Filtrer par indique qu'un ou plusieurs filtres s'appliquent actuellement à la Balance des acomptes. 
• Le total des acomptes est mis à jour en fonction des filtres sélectionnés. 

 

Comprendre les champs du rapport 

La Balance des acomptes comprend les colonnes suivantes : 

 

• Propriétaire : le profil du propriétaire de la facture. 
• Profil associé : le profil associé à la facture. Remarque : Si aucun profil n'est associé, ce champ est vide. 
• Facture : la facture sur laquelle figurent les acomptes. Remarque : Si ce champ est vide, cela signifie que les paiements se trouvent dans la section Éléments impayés / Acomptes, pas sur une facture spécifique. 
• Date d'arrivée : la date d'arrivée de la réservation. Remarque : Si la facture comporte plusieurs réservations, ce champ affiche la date d'arrivée de la réservation la plus proche. S'il n'y a pas de réservation sur la facture, ce champ affiche la date de consommation la plus proche d'un des éléments de commande de la facture. 
• Date de départ : la date de départ de la réservation. Remarque : Si la facture comporte plusieurs réservations, ce champ affiche la date de départ de la réservation la plus éloignée. S'il n'y a pas de réservation sur la facture, ce champ affiche la date de consommation la plus éloignée d'un des éléments de commande de la facture. 
• Statut de la réservation : le statut de la réservation. Remarque : Si la facture ne comporte aucune réservation ou plusieurs réservations avec des statuts différents, ce champ est vide. 
• Dernier paiement : la date du paiement le plus récent.
• Balance des acomptes : le solde actuel des acomptes de la facture. Remarque : Si vous utilisez la fonctionnalité d'acompte, il s'agit de la valeur TTC. 

 

 

Si votre établissement utilise la fonctionnalité d'acompte, le système affiche les colonnes supplémentaires suivantes :

 

• Montant brut : pour rapprocher la Balance des acomptes avec les paiements réels. Remarque : Le système affiche une icône d'avertissement s'il détecte que la TVA n'a pas été déclarée correctement. Voici quelques exemples :
  • L'intégralité du paiement n'a pas été déclarée.
  • Vous n'avez pas clôturé la facture d'acompte pour créer un reçu fiscal.

 

 

Vous savez désormais comment voir vos acomptes et filtrer les données de ce rapport.