Hoe boekhoudrapporten afstemmen met ledger-rapportage in Mews Operations

Tijdens de overgang naar nieuwe accounting-rapportage stem je je boekhoudrapporten af op de ledger-rapporten in Mews Operations. Je boekhoudrapporten bestaan uit het Orderitems-rapport, het accountingoverzicht en het overzicht van opboekingen. Als medewerker van financiën of operations gebruik je dit proces om vertrouwen te krijgen in de nieuwe rapportage voordat je overstapt op ledger-gebaseerde boekhouding. Zodra je de overgang hebt afgerond, hoef je de twee rapporttypes niet meer met elkaar te vergelijken.

In dit artikel leer je meer over:

• De vereisten
• Als je accommodatie geen aanbetaling vraagt
• Als je accommodatie aanbetalingen hanteert

De vereisten

Voordat je rapporten afstemt, controleer je de instellingen van je accommodatie in Mews Operations. Deze instellingen beïnvloeden hoe transacties in rapporten worden weergegeven en kunnen verschillen aanmaken als ze niet aansluiten bij je werkzaamheden.

Je moet het volgende controleren:

• Je operationele en accounting vensters voor bewerkbare geschiedenis, waarin staat hoe lang je orderitems en reserveringsgegevens kunt aanpassen. Beide vensters hebben alleen invloed op de data in je accounting-rapporten. De data in het grootboekrapport zijn onveranderlijk.
• Jouw definitie van een werkdag, die bepaalt welke datum het systeem aan elke transactie in de accounting toewijst

Om deze instellingen te controleren:

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Instellingen > Accommodatie
2. Bekijk je operationeel venster bewerkbare geschiedenis
3. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Instellingen > Accounting
4. Bekijk je venster bewerkbare geschiedenis accounting
5. Bekijk je definitie van een werkdag

Als je accommodatie geen aanbetaling vraagt

Stap 1: Vergelijk de saldi aan het einde van de dag

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Financiën > Accountingoverzicht
2. Kies het einde van de werkdag dat je wilt afstemmen

   Als je werkdag bijvoorbeeld loopt van middernacht tot middernacht en je stemt af op 31 januari, selecteer dan 1 februari om 00:00 uur

3. Klik op het keuzemenu ‘Rapporttype’ om ‘Algemeen’ te selecteren
4. Noteer het totaal in de kolom ‘Algemeen overzicht’
5. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Financiën > Proefbalans
6. Kies de datum die je wilt afstemmen

   Als je bijvoorbeeld de afstemming voor 31 januari uitvoert, selecteer dan 31 januari.

7. Noteer het eindsaldo
8. Bereken het verschil tussen de twee saldi

Stap 2: Begrijp het verschil

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Financiën> Activiteitenrapport accountingoverzichten
2. Vul in het veld ‘Startdatum’ de dag na de datum in waarop je de afstemming uitvoert

   Als je bijvoorbeeld de afstemming voor 31 januari uitvoert, vul dan 1 februari in het veld ‘Startdatum’ in.

3. Vul in het veld ‘Periode’ de duur van je venster bewerkbare geschiedenis accounting in
4. Voeg de kolom ‘Verbruiksdatum ’ toe

   Je kunt meer informatie vinden over het toevoegen van kolommen in ons hulpartikel ‘Activiteitenrapport accountingoverzichten’ op Mews Operations.

5. Filters toepassen:
   • De verbruiksdatum is op of vóór de datum waarop je afstemt
   • De boekingsdatum valt op of na de dag na de datum waarop je de afstemming uitvoert

   Als je bijvoorbeeld 31 januari wilt afstemmen op een werkdag die loopt van middernacht tot middernacht, voer dan 1 februari om 00:00 uur in het veld ‘Startdatum’ in, voer de lengte van je editable history window voor accounting in het veld ‘Periodelengte’ in en klik op de vervolgkeuzelijst ‘Verbruiksdatum’ om ‘op of vóór 31 januari’ te selecteren.

6. Bekijk alle transacties die hieruit voortvloeien

   Alle transacties die aan deze filters voldoen, zijn verschillen tussen je boekhoudrapporten en de ledger-rapportage, zoals te laat ingevoerde transacties of wijzigingen die je aanbrengt in het editable history window voor accounting.

Als je accommodatie aanbetalingen hanteert

Stap 1: Bereken het totale saldo aan de hand van je accounting-rapporten

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Financiën > Accountingoverzicht
2. Kies het einde van de werkdag dat je wilt afstemmen

   Als je werkdag bijvoorbeeld loopt van middernacht tot middernacht en je stemt af op 31 januari, selecteer dan 1 februari om 00:00 uur.

3. Klik op het keuzemenu ‘Rapporttype’ om ‘Algemeen’ te selecteren
4. Noteer het totaal in de kolom ‘Algemeen overzicht’
5. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Financiën > Orderitems-rapport
6. Vul in het veld ‘Startdatum’ het einde van de werkdag in

   Als je bijvoorbeeld de afstemming voor 31 januari uitvoert, vul dan 1 februari om 00:00 uur in het veld ‘Startdatum’ in.

7. Vul in het veld ‘Einddatum’ een datum ver in de toekomst in, zodat alle toekomstige reserveringen worden meegenomen
8. Zoek de tabel ‘Transacties’ op
9. Noteer het totale nettobedrag

   Dit bedrag geeft je saldo op de rekening voor aanbetaling weer.

10. Tel beide bedragen bij elkaar op om het totale saldo te berekenen

Stap 2: Vergelijk met het saldo in het overzicht

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Financiën > Proefbalans
2. Kies de datum die je wilt afstemmen

   Als je bijvoorbeeld de afstemming voor 31 januari uitvoert, selecteer dan 31 januari.

3. Noteer het eindsaldo
4. Bereken het verschil tussen de totalen

Stap 3: Begrijp het verschil

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Financiën> Activiteitenrapport accountingoverzichten
2. Vul in het veld ‘Startdatum’ de dag na de datum waarop je de afstemming uitvoert

   Als je bijvoorbeeld de afstemming voor 31 januari uitvoert, vul dan 1 februari in het veld ‘Startdatum’ in.

3. Vul in het veld ‘Periode’ de duur van je venster bewerkbare geschiedenis accounting in
4. Voeg de kolom ‘Verbruiksdatum’ toe

   Je kunt meer informatie vinden over het toevoegen van kolommen in ons hulpartikel ‘Activiteitenrapport accountingoverzichten’ op Mews Operations.

5. Filters toepassen:
   • De verbruiksdatum is op of vóór de datum waarop je afstemt
   • De boekingsdatum valt op of na de dag na de datum waarop je de afstemming uitvoert

   Als je bijvoorbeeld 31 januari wilt afstemmen op een werkdag die loopt van middernacht tot middernacht, voer dan 1 februari om 00:00 uur in het veld ‘Startdatum’ in, voer de lengte van je editable history window voor accounting in het veld ‘Periodelengte’ in en klik op de vervolgkeuzelijst ‘Verbruiksdatum’ om ‘op of vóór 31 januari’ te selecteren.

6. Bekijk alle transacties die hieruit voortvloeien

   Alle transacties die aan deze filters voldoen, zijn verschillen tussen je boekhoudrapporten en de ledger-rapportage, zoals te laat ingevoerde transacties of wijzigingen die je aanbrengt in het editable history window voor accounting.

In ons hulpartikel ‘Veelgestelde vragen over accounting-rapporten en ledger-rapportage’ vind je meer informatie over waarom er verschillen optreden tussen je accounting-rapporten en ledger-rapporten.