Het Activiteitenrapport accountingoverzichten in Mews Operations toont alle vermeldingen in alle overzichten van je accommodatie. Het biedt een compleet overzicht van elke transactie die in het systeem is opgeboekt om te helpen bij afstemming en financiële validatie. 

 

Elke transactie in Mews creëert een dubbele opboeking, wat betekent dat er zowel crediteringen als debiteringen worden geregistreerd. Daarnaast stelt Mews API deze data beschikbaar voor integratie met externe boekhoudsystemen. Gebruikers kunnen eerdere vermeldingen in het rapport niet aanpassen - eventuele correcties verschijnen als nieuwe vermeldingen in de huidige periode.

 

Het systeem groepeert de opboekingen op basis van het item waarvoor ze zijn geboekt, zoals een bestelpost, een betaling of een factuur, en splitst ze vervolgens op boekingsdatum en belastingtarief. Zo kun je makkelijker zien welke transacties bij dezelfde onderliggende opboeking horen.

 

Zelfbalancerende bewegingen

Als twee mutaties op hetzelfde item elkaar op dezelfde kalenderdag volledig annuleren – bijvoorbeeld wanneer je een item op dezelfde dag dat het is geboekt van de ene rekening naar de andere verplaatst – worden die mutaties op nul gesaldeerd en standaard niet in het rapport weergegeven. Zo blijft het rapport vrij van administratieve boekingen die geen daadwerkelijk accounting-effect hebben.

 

Het filteren werkt per dag, niet voor de hele periode die je selecteert:

• Als je één dag bekijkt, verbergt het systeem alleen de opboekingen en tijdsintervallen die op diezelfde dag zijn gedaan.

• Als je een periode bekijkt die meerdere datums beslaat, worden alle onderliggende mutaties weergegeven, inclusief eventuele terugboekingen en herboekingen van een latere datum. Dat komt omdat die transacties op verschillende dagen plaatsvinden en binnen één kalenderdag niet netto op nul uitkomen.

Opmerking: Het totaal van het rapport stemt altijd af, ongeacht of zelfbalancerende mutaties verborgen zijn. Alleen mutaties die op één kalenderdag precies nul netto opleveren, worden weggelaten. Echte correcties en annuleringen die over meerdere dagen lopen, blijven zichtbaar.

 

Boekingen met nultarief Btw

Artikelen waarop 0% Btw wordt geheven, zorgen nu voor een boeking in het Btw-overzicht, ook al is de geldwaarde van die boeking nul. In deze boeking worden de geldende belastingtariefcode en de belastbare grondslag vastgelegd, zodat je audittraject compleet is. De weergegeven belastingtotaals in het rapport blijven ongewijzigd; zo wordt een tarief van 0% bijvoorbeeld nog steeds als nul weergegeven, maar de opboeking staat nu wel in het overzicht, zodat je kunt controleren welk belastingtarief bij elke opboeking is toegepast.

 

Om het Activiteitenrapport accountingoverzichten te bekijken:

• Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Financiën > Activiteitenrapport accountingoverzichten. 

   

 

Bovenaan het rapport worden op Mews de volgende twee gedeelten met samenvattingen weergegeven:

1. Samenvatting van overzicht

Dit gedeelte toont de totale waarde van de boekingen voor elke overzichtsgroep voor de geselecteerde datums van rapportage:

• Totale inkomsten 

• Totale niet-inkomsten 

• Betalingen 

• Verkooppunten

2. Samenvatting van balans

Met dit gedeelte kun je bevestigen dat alle opboekingen in het overzicht nauwkeurig en in balans zijn. Je ziet de volgende data:

• Aanbetalingsoverzicht: Toont de totale waarde van alle opboekingen in het Aanbetalingsoverzicht voor de geselecteerde periode.

• Gastenoverzicht: Geeft de totale waarde weer van alle opboekingen in het Gastenoverzicht voor de geselecteerde periode.

• Debiteurenoverzicht: Geeft de totale waarde weer van alle opboekingen in het Debiteurenoverzicht voor de geselecteerde periode.

• Netto saldo: Gebruikt de volgende formule om weer te geven of alle opboekingen in balans zijn:

  Inkomsten + Niet-inkomsten + Betalingen − Gastenoverzicht − Debiteurenoverzicht + Aanbetalingsoverzicht

  Een waarde van nul betekent dat de opboekingen in het overzicht correct en in balans zijn.

Let op: als het netto saldo niet nul is, duidt dit meestal op een probleem met de boeking. Je kunt een positief of negatief bedrag zien, wat betekent dat het systeem de activiteit in het overzicht niet in balans heeft gebracht.

 

Bijvoorbeeld: als een technisch probleem ervoor zorgt dat een opboeking een overzicht overslaat, dan laat het netto saldo de afwijking onmiddellijk zien.

 

Het Activiteitenrapport accountingoverzichten gebruiken

Het Activiteitenrapport accountingoverzichten geeft een uitgebreid overzicht van individuele transacties. Gebruik het om de accountingstromen van je accommodatie in verschillende grootboeken en rapporten te controleren.

 

Je kunt filters en accountingcategorieën gebruiken om accountingactiviteiten te onderzoeken en te valideren.

 

Gebruik bijvoorbeeld het Activiteitenrapport accountingoverzichten om:

• Totalen vergelijken

  • Overzichtstotalen uit de Proefbalans vergelijken met de samengevatte weergave in het Activiteitenrapport accountingoverzichten.

  • Bekijk gedetailleerde transacties om verschillen vast te stellen.

• Grootboekbewegingen afstemmen

  • Bekijk de dagelijkse mutaties in het Aanbetalings-, Gasten- of Debiteurenoverzicht.

  • Bevestig dat de saldi overeenkomen met je verwachte accountingresultaten.

• Afwijkingen identificeren

  • Spoor ongebruikelijke of onjuiste transacties op.

  • Onderzoek verschillen tussen rapporten of overzichten.

• Audittrail bekijken

  • Volg alle boekingen die in het systeem zijn vastgelegd.

  • Volg de geschiedenis van transacties voor verificatie en controle.

• Correcties controleren

  • Aanpassingen en correcties op transacties bekijken.

  • Bevestigen dat updates het juiste resultaat voor accounting weergeven.

 

 

In dit artikel leer je meer over:

 

• Beschikbare overzichten in het rapport
• De filters in het rapport instellen
• De velden in het rapport begrijpen
• Hoe de link naar het rapport op te slaan
• Het Activiteitenrapport accountingoverzichten exporteren

Overzichten beschikbaar in het rapport

Het Activiteitenrapport accountingoverzichten toont afzonderlijke boekingen voor de volgende grootboeken in één tabel en geeft je volledige controle over de kolommen, filters en groeperingen: 

• Inkomstenoverzicht: Transacties die inkomsten genereren en hun bedragen. 

• Niet-inkomstenoverzicht: Niet-inkomsten genererende transacties, zoals btw, toeristenbelasting, belastingcorrecties, belastingen op vooruitbetalingen of andere lokale belastingen.  

• Betalingsoverzicht: Betalingen aan je accommodatie. 

• Verkooppuntenoverzicht: Verkooppunt-transacties. 

• Aanbetalingsoverzicht: Transacties opgeboekt naar het Aanbetalingsoverzicht. Dit overzicht registreert ontvangen aanbetalingen als crediteringen en verbruikte aanbetalingen als debiteringen. 

• Gastenoverzicht: Transacties geboekt naar het Gastenoverzicht. Dit overzicht registreert verschuldigde betalingen van gasten als debiteringen en registreert saldotransacties zoals betalingen of facturen als crediteringen. 

• Debiteurenoverzicht: Transacties opgeboekt naar het Debiteurenoverzicht. Dit overzicht registreert uitgereikte facturen als debiteringen en factuurbetalingen als crediteringen. 

 

De filters in het rapport instellen

Je kunt gegevens in dit rapport verfijnen met de volgende filters:

• Periode:

  • Selecteer de begindatum om de eerste dag in het rapport te bepalen.

  • Selecteer de einddatum om de laatste dag in het rapport te bepalen.

Let op:

• Het systeem berekent het beschikbare datumbereik dynamisch op basis van de hoeveelheid data in je accommodatie.

• Om grotere datasets te exporteren, kun je het rapport exporteren naar Excel om toegang te krijgen tot een groter datumbereik dan beschikbaar is in de rapportweergave.

 

 

 

• Groeperen: Kies hoe je je data wilt groeperen en maak meerdere groeperingsniveaus aan. Je kunt meer groepen toevoegen, zoals Accountingcategorie of Eigenaar, en ze opnieuw naar wens indelen. Let op: standaard groepeert het rapport data per type overzicht.

Groepering toevoegen:

1. Klik op Groeperen per.

2. Selecteer een of meer opties uit de lijst.

Selecteer bijvoorbeeld Accountingcategorie of Eigenaar om je data in specifieke groepen te organiseren.

 

Om de groepering van een kolom toe te voegen:

1. Klik op de drie puntjes op de kolomnaam.

2. Selecteer Groeperen op deze kolom.

Let op: Wanneer je data groepeert van een kolom, voegt het systeem deze kolom toe aan de lijst Groeperen op.

 

Om groeperingsniveaus opnieuw in te delen:

1. Klik en versleep een groep.

2. Verplaats deze naar de gewenste positie.

Om groepering te verwijderen:

1. Klik op de X naast de groepsnaam.

 

• Kolominstellingen: Pas aan welke kolommen je in het rapport ziet. Je kunt de volgende kolommen weergeven, verbergen of in een andere volgorde zetten:

  • Groep: Geeft de geselecteerde groeperingscriteria weer. Opmerking: Je kunt alle groepen uitvouwen of samenvouwen vanuit de kolomkop.

  • Type: Specifiek type van de boeking in het overzicht.

  • Accountingcategorie: Accountingcategorie toegewezen aan de transactie.

  • Item: Naam van het product of de dienst die deel uitmaakt van de transactie.

  • Rekening: Rekening gekoppeld aan de transactie. Let op: dit veld is leeg voor onbetaalde items.

  • Eigenaar: Profiel van de persoon of het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de transactie.

  • Geboekte datum: De datum waarop een rekening is geboekt in je accountingoverzichten, meestal de datum waarop de bijbehorende rekening is gesloten, niet de datum waarop een gast het item heeft geconsumeerd. De geboekte datum geeft dus weer wanneer de transactie daadwerkelijk in het overzicht is gekomen, en niet wanneer een gast in je accommodatie verbleef of dineerde. Een gast verblijft bijvoorbeeld in de nacht van 10 juni, maar de rekening wordt afgesloten op 12 juni bij het uitchecken. De verantwoorde datum voor die betaling in verband met verblijf is 12 juni, niet 10 juni, omdat dat het moment is waarop de opboeking in de boekhouding is terechtgekomen.

  • Aantal: Hoeveelheid van het item of de dienst.

  • Belastingtarief: Belastingtarief dat wordt toegepast op de transactie.

  • Netto: Netto waarde van de transactie voor belasting.

  • Bedrag: Totale waarde van de transactie, inclusief belasting.

  • Grootboekrekening-code: Boekhoudcode toegewezen aan de transactie op basis van je configuratie.

  • Maker: naam van de gebruiker die de transactie heeft aangemaakt.

  • Aangemaakt: Datum en tijd waarop de transactie is aangemaakt.

  • Datum consumptie: Datum waarop de gast de dienst of het item heeft geconsumeerd.

  • Code kostenplaats: Interne code die wordt gebruikt om de transactie toe te wijzen aan een specifieke kostenplaats.

  • Belastingcode: Code voor het type belasting dat wordt toegepast.

  • Naam belasting: Naam van de belasting die van toepassing is op de transactie.

  • Diensten: Type dienst dat in de transactie is opgenomen.

  • Status: Status van de transactie.

  • Rebate: Geeft aan of de transactie een rebate is.

Om een kolom aan het rapport toe te voegen: Vink het vakje naast de kolomnaam aan.

Om een kolom uit het rapport te verwijderen: Verwijder het vinkje naast de kolomnaam.

Om de kolommen in het rapport te herschikken: Klik in de hoofdtabelweergave op de kolomkop en sleep deze naar links of rechts.

 

• Filteren op zoeken: Je kunt het snelle filterveld gebruiken om in alle zichtbare kolommen tegelijk te filteren.

Snel zoeken:

1. Voer een trefwoord in het zoekveld in.

2. Bekijk overeenkomende records in het rapport.

BijvoorbeeldTyp "garage" om alle gerelateerde items te vinden, of typ een naam van een gast of eigenaar om je te richten op specifieke transacties. Opmerking: Snelzoeken werkt alleen voor kolommen met tekst. Het is niet van toepassing op getallen of datums.

 

Filter op een specifieke kolom:

1. Klik op de drie regels in de kolomkop.

2. Selecteer een filteroptie.

3. Kies een voorwaarde, zoals begint met of is gelijk aan.

4. Voer je zoekwaarde in.

Sorteren:

1. Klik op de kolomkop.

2. Sorteer data in oplopende of aflopende volgorde.

Let op:

• Er verschijnt een blauwe stip op de kolomkop als je een kolomfilter toepast.

• Gebruik deze kolommen om precies die informatie weer te geven die je nodig hebt. Toon bijvoorbeeld Creëren en Gemaakt om audits te ondersteunen, of toon Status en Rebate om correcties en aanpassingen eenvoudig te identificeren.

• Het rapport toont standaard de data voor de laatst afgesloten werkdag.

• Je kunt geen data bekijken voordat de overzichten zijn vrijgegeven of voor toekomstige datums.

• Als je data voor slechts één dag wilt zien, stel dan de Periode Begindatum en Periode Einddatum als dezelfde datum.

  • Het systeem berekent het beschikbare datumbereik dynamisch op basis van de hoeveelheid data in je accommodatie. De beschikbaarheid kan variëren van enkele weken tot enkele maanden.

  • Om grotere datasets te exporteren, kun je het rapport exporteren naar Excel om toegang te krijgen tot een groter datumbereik dan beschikbaar is in de rapportweergave.

 

De velden in het rapport begrijpen

Afhankelijk van de Kolominstellingen die je selecteert, worden in het Activiteitenrapport accountingoverzichten de volgende velden weergegeven:

• Groep: Grootboekgroep van de transactie.

• Type: Specifiek type van de boeking in het overzicht.

• Accountingcategorie: Accountingcategorie toegewezen aan de transactie.

• Item: Naam van het product of de dienst die deel uitmaakt van de transactie.

• Rekening: Rekening bijbehorend bij de transactie, indien aanwezig.

• Eigenaar: Profiel van de persoon of het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de transactie.

• Geboekte datum: De datum waarop een rekening is geboekt in je accountingoverzichten, meestal de datum waarop de bijbehorende rekening is gesloten, niet de datum waarop een gast het item heeft geconsumeerd. De geboekte datum geeft dus weer wanneer de transactie daadwerkelijk in het overzicht is gekomen, en niet wanneer een gast in je accommodatie verbleef of dineerde. Een gast verblijft bijvoorbeeld in de nacht van 10 juni, maar de rekening wordt afgesloten op 12 juni bij het uitchecken. De verantwoorde datum voor die betaling in verband met verblijf is 12 juni, niet 10 juni, omdat dat het moment is waarop de opboeking in de boekhouding is terechtgekomen.

• Aantal: Hoeveelheid van het item of de dienst.

• Belastingtarief: Belastingtarief dat wordt toegepast op de transactie.

• Netto: Netto waarde van de transactie voor belasting.

• Bedrag: Totale waarde van de transactie, inclusief belasting.

• Grootboekrekening-code: Boekhoudcode toegewezen aan de transactie op basis van je configuratie.

• Maker: naam van de gebruiker die de transactie heeft aangemaakt.

• Aangemaakt: Datum en tijd waarop de transactie is aangemaakt.

• Datum consumptie: Datum waarop de gast de dienst of het item heeft geconsumeerd.

• Code kostenplaats: Interne code die wordt gebruikt om de transactie toe te wijzen aan een specifieke kostenplaats.

• Belastingcode: Code voor het type belasting dat wordt toegepast.

• Naam belasting: Naam van de belasting die van toepassing is op de transactie.

• Diensten: Type dienst dat in de transactie is opgenomen.

• Status: Status van de transactie.

• Rebate: Geeft aan of de transactie een rebate is.

Je kunt filteren op elke kolom in de hoofdtabelweergave. Dat kan als volgt:

• Klik op het icoontje Filter naast de kolomnaam.

  • Je kunt dan het zoekveld Filteren gebruiken of de vakjes naast de filteropties inchecken om de kolom te filteren.

Hoe de link naar het rapport op te slaan

Nadat je de filters, groepen en kolommen naar wens hebt aangepast,

• kopieer de URL van de pagina vanuit je browser.

• de URL opslaan in je bladwijzers.

Als je bijvoorbeeld groepeert op overzichtstype, filtert op inkomsten en kolommen toevoegt voor verbruiksdatum en status, sla dan de resulterende URL op om snel weer toegang te krijgen tot dat aangepaste overzicht. Als je het rapport voor een andere periode wilt uitvoeren, pas je alleen het filter voor datums aan.

 

Let op: Mews ondersteunt momenteel het opslaan van rapportweergaven binnen het systeem niet, dus het extern opslaan van de URL is de beste manier om een specifieke weergave opnieuw te bezoeken.

Het Activiteitenrapport accountingcategorieën exporteren

Om het Activiteitenrapport accountingcategorieën te exporteren:

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Financiën> Activiteitenrapport accountingoverzichten.

2. Stel de gewenste filters in of zoek handmatig het rapport dat je wilt exporteren en klik op Downloaden.

Let op:

• Je kunt het Activiteitenrapport accountingoverzichten exporteren in Excel- of CSV-formaat.

  • Het exporteren bevat extra kolommen die niet zichtbaar zijn in het systeem.

  • Het exporteren bevat ruwe data met individuele opboekingen.

  • Het exporteren bevat geen groepering of filtering die is toegepast in de rapportweergave.

 

  

Je kunt nu het Activiteitenrapport accountingoverzichten gebruiken om financiële transacties in meerdere accountingoverzichten bij te houden.