Veelgestelde vragen over overzichten in Mews Operations

Je kunt de accountingoverzichten in Mews Operations gebruiken om de financiële activiteiten van je accommodatie te beheren en te controleren voor zowel de gast- als de operationele accounts. Je kunt ze gebruiken om aanbetalingen voor toekomstige verblijven bij te houden, het saldo van de gasten tijdens hun verblijf te overzien en de algehele financiële prestaties te bekijken. Je kunt deze acties uitvoeren tijdens je dagelijkse werkzaamheden op de financiële afdeling of frontdesk, vooral bij het afhandelen van check-ins, facturering of het afsluiten van je accountingperiode.

 

Om toegang te krijgen tot alle overzichten:

Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu  > Financiën > Overzichten.

 

In dit artikel vind je antwoorden op de volgende veelgestelde vragen:

• Waar is het accountingrapport gebleven?
• Waarom zie ik verschillen tussen het Accountingrapport en het Activiteitenrapport accountingoverzichten?
• Waarom zie ik verschillen tussen de nieuwe Accountingoverzichten/Activiteitenrapport accountingoverzichten en de waarden in mijn accountingsysteem?
• Het accountingoverzicht ziet er anders uit. Heb ik nog toegang tot het vorige accountingoverzicht?
• Wat is er gebeurd met de functie voor het koppelen van betalingen aan reserveringen?
• Moet ik nog steeds een night audit uitvoeren?
• Kan ik een vermeldingen in het overzicht uit het verleden nog bewerken?
• Hoe onderzoek ik een opboeking?
• Heb ik toegang tot eerdere Proefbalansrapporten?
• Waarom ontbreken sommige data uit het verleden in de overzichten?
• Waarom kan ik geen toekomstige datums zien?
• Waarom zie ik de foutmelding 'Verwijderde rekeningen kunnen niet worden geopend' in het gastenoverzicht?
• Waarom zie ik gesloten rekeningen in het Aanbetalingsoverzicht of het Gastenoverzicht?
• Hoe begrijp ik wat het niet-inkomsten-overzicht inhoudt en wat het verschil is met belastingen?
• Waarom zie ik rebated rekeningen in het Aanbetalingsoverzicht of het Gastenoverzicht terwijl ze toch in evenwicht zijn met de oorspronkelijke rekening?

 

Waar is het Accountingrapport gebleven?

Je hebt nog steeds toegang tot het Accountingrapport, maar het heeft nu een nieuwe naam. Om het doel ervan beter te weerspiegelen, heeft Mews het hernoemd naar Orderitems-rapport.

 

Waarom zie ik verschillen tussen het Accountingrapport (Orderitem-rapport) en het Activiteitenrapport accountingoverzichten?

Mews matcht deze rapporten niet en dit is verwacht gedrag. Het Activiteitenrapport accountingoverzichten is een nieuw rapport en de basis ervan is een nieuw rapportagekader. De data is onveranderlijk en het systeem verwerkt correcties door middel van dubbele boekhoudingsprincipes. Mews heeft het nieuwe Activiteitenrapport accountingoverzichten ontworpen om enkele beperkingen van de bestaande rapportage aan te pakken. Enkele van de belangrijkste verschillen zijn:

• de rapportage van correcties.
• opboeking van nachten wanneer het systeem reserveringen incheckt. Het Accountingrapport staat wijzigingen toe binnen het venster bewerkbare geschiedenis, dus updates die tijdens dat venster worden gemaakt kunnen voor afwijkingen tussen de twee rapporten zorgen.

Lees meer in ons hulpartikel Het Activiteitenrapport accountingoverzichten in Mews Operations.

 

Waarom zie ik verschillen tussen de nieuwe Accountingoverzichten/Activiteitenrapport accountingoverzichten en de waarden in mijn accountingsysteem?

Mews ontwierp de accountingintegraties oorspronkelijk om data uit het Accountingrapport te gebruiken. Dit betekende dat je de data kon aanpassen binnen het venster bewerkbare geschiedenis, en het is dus niet onveranderlijk.

Als je een accountingintegratie gebruikt, werk deze dan bij zodat het nieuwe eindpunt wordt gebruikt om dezelfde onveranderlijke data in je accountingsysteem te zien. Als je Omniboost for M3, QuickBooks of Xero gebruikt, zijn deze integraties bijgewerkt en beschikbaar met onze nieuwe accounting-dataset. Omniboost blijft werken aan het updaten van de resterende integraties. Let op: Als je accountingintegratie niet wordt beheerd door Omniboost, neem dan contact op met je integratiepartner om het bijwerken van de integratie te bespreken..

Eenmaal bijgewerkt, kun je de integratie inschakelen in de Mews Marketplace.

Als je hulp nodig hebt bij het inschakelen of bijwerken van je integratie:

• Neem rechtstreeks contact op met je integratiepartner.
• Als je technische problemen ervaart, dien dan een supportticket in via de digitale assistent van Mews.

 

Het accountingoverzicht ziet er anders uit. Heb ik toegang tot het vorige accountingoverzicht?

Op basis van feedback van gebruikers heeft Mews de accountingoverzichten bijgewerkt en zijn ze nu beschikbaar als zelfstandige overzichten, in plaats van één gecombineerde weergave. Je hebt nog steeds toegang tot het originele Accountingoverzicht via de link op het scherm Overzichten als je historische data wilt bekijken. Als je het oude overzicht gebruikt om live data te bekijken, wil Mews graag begrijpen waarom de nieuwe overzichten niet aan je behoeften voldoen. Geef feedback via het feedbackformulier aan het einde van dit hulpartikel.

 

Waar is de koppeling van betalingen aan reserveringen gebleven?

Deze functie is oorspronkelijk uitgebracht om Mews te helpen vaststellen aan welke betaling een reservering is gerelateerd. Na overleg met gebruikers erkent Mews dat de betaling gerelateerd is aan de reservering(en) in dezelfde rekening en dat deze koppeling daarom niet nodig is en kan worden afgeleid uit de context binnen de rekening.

Wanneer het systeem een betaling automatisch verwerkt, koppelt Mews deze nog steeds aan de reservering, indien van toepassing. Dit helpt je om te zien:

• waarom je accommodatie de betaling heeft ontvangen
• op welke rekening deze van toepassing is

Let op: Het is niet vereist om betalingen handmatig te koppelen aan reserveringen in Mews.

 

Moet ik nog steeds een night audit uitvoeren?

Er is geen handmatige night audit vereist. Mews sluit de dag automatisch af op basis van je configuratie voor werkdagen.

 

Kan ik een vermeldingen in het overzicht uit het verleden nog bewerken?

Nee. Alle vermeldingen in overzichten zijn onveranderlijk. Het systeem maakt correcties aan door een nieuwe verrekeningsvermelding op te boeken.

 

Hoe onderzoek ik een opboeking?

Gebruik het Activiteitenrapport accountingoverzichten om gedetailleerde invoer te filteren en te bekijken per overzicht, profiel, datum of transactietype.

 

Heb ik toegang tot eerdere Proefbalans-rapporten?

Ja. Gebruik de datumkiezer om de Proefbalans te bekijken en te downloaden voor elke voorgaande werkdag vanaf de datum van de uitgave van de nieuwe overzichten.

 

Waarom ontbreken sommige data uit het verleden in de overzichten?

Je kunt alleen gegevens uit het verleden bekijken in de nieuwe overzichten vanaf de datum van uitgave.

 

Waarom kan ik geen toekomstige datums zien?

Accountingdatums geven het moment weer waarop een evenement plaatsvindt en het systeem dit opboekt naar de accounting. Je kunt het Orderitem-rapport gebruiken voor prognoses en toekomstige data.

 

Waarom zie ik de foutmelding 'Verwijderde rekeningen kunnen niet worden geopend' in het gastenoverzicht?

Je ziet deze foutmelding omdat de rekening niet meer bestaat in het systeem, ook al staat ze wel in een snapshot van het overzicht.

 

Deze situatie doet zich voor wanneer:

• De rekening items bevat op het moment van de snapshot van het overzicht
• Je na de snapshot de items van de rekening verplaatst
• Je de rekening verwijdert nadat de items zijn verplaatst
• Je de rekening probeert te openen vanuit de snapshot van het overzicht

 

Omdat het systeem de rekening verwijdert, heb je geen toegang tot de details.

 

Bijvoorbeeld:

• Je maakt een rekening aan en voegt items toe
• Het systeem legt een snapshot van het overzicht vast
• Je verplaatst de items naar een andere rekening
• Je verwijdert de oorspronkelijke rekening
• Je opent de snapshot van het overzicht en selecteert de verwijderde rekening
• De foutmelding verschijnt

Let op: Snapshots van overzichten geven historische data weer. Als je een rekening verwijdert na de snapshot, kun je deze niet openen vanuit de weergave van de snapshot.

 

Waarom zie ik gesloten rekeningen in het Aanbetalingsoverzicht of het Gastenoverzicht?

Je ziet gesloten rekeningen in het Aanbetalingsoverzicht of het Gastenoverzicht omdat de ledger-rapportage accounting op transactiebasis volgt. Dit betekent dat het systeem inkomsten boekt wanneer diensten worden geleverd, niet wanneer de rekening wordt gesloten of betaald.

Een rekening blijft zichtbaar in het overzicht totdat alle items op de rekening zijn verbruikt en opgeboekt.

Als je bijvoorbeeld een rekening sluit voor het verblijf van een gast of tijdens het inchecken, dan verschijnt de rekening nog steeds op het overzicht tot de uitcheckdatum, wanneer de laatste nacht wordt opgeboekt.

• Het overzicht toont alle rekeningitems die zijn verbruikt.

• Een gesloten of betaalde rekening kan nog toekomstige items bevatten.

• De rekening verdwijnt pas uit het overzicht nadat alle rekeningitems zijn opgeboekt en de gast de rekening betaalt.

Let op: Een gesloten rekening betekent niet dat alle diensten zijn geleverd. Het overzicht geeft weer wanneer diensten worden verbruikt, niet wanneer de rekening wordt betaald.

Dit gedrag zorgt ervoor dat je financiële data accuraat blijft en in lijn is met de accountingprincipes.

 

Hoe begrijp ik wat het niet-inkomsten-overzicht inhoudt en wat het verschil is met belastingen?

Het niet-inkomsten-overzicht vertegenwoordigt de passiva, geen omzet. Het geeft bedragen weer die je ontvangt, maar niet herkent als inkomen.

• Het omvat belastingen op de omzet, zoals btw of staatsbelasting. Het systeem toont het belastingbedrag en de accountingcategorie koppelt naar het item waarop de belasting van toepassing is.

• Het is inclusief toeristenbelasting, of je die nu toevoegt als product of via een productregel.

Als je bijvoorbeeld een product met belasting opboekt, gaat de omzet naar een inkomstenoverzicht, terwijl het belastingbedrag in het niet-inkomsten-overzicht verschijnt als passiva.

Let op: Als je de classificatie van de toeristenbelasting op een product wijzigt, is de wijziging alleen van toepassing op nieuw aangemaakte producten.

 

Waarom zie ik rebated rekeningen in het Aanbetalingsoverzicht of het Gastenoverzicht terwijl ze toch in evenwicht zijn met de oorspronkelijke rekening?

Je ziet rebated rekeningen in het Aanbetalingsoverzicht of het Gastenoverzicht omdat het systeem elke transactie afzonderlijk registreert. Een rebate verwijdert de oorspronkelijke rekening niet uit het overzicht.

Het overzicht volgt een boekhouding op transactiebasis. Dit betekent dat je de omzet boekt wanneer diensten worden geleverd, niet wanneer een rekening wordt betaald of rebated.

Als je bijvoorbeeld een rekening aanmaakt en vervolgens een volledige rebate toepast, toont het systeem:

• De oorspronkelijke rekening als geregistreerde omzet.

• De rebated rekening als terugboeking van die omzet.

Beide boekingen blijven zichtbaar voor een nauwkeurige financiële rapportage.

• Het overzicht toont een volledige audittrail van alle transacties.

• De oorspronkelijke rekening en de rebated rekeningen vertegenwoordigen twee afzonderlijke accountingevenementen.

• De rekeningen blijven zichtbaar totdat alle items op de rekening zijn verbruikt en opgeboekt.

• Items worden uit het Aanbetalingsoverzicht verwijderd nadat het verblijf is begonnen en het verbruik is gestart.

Let op: Een rebated rekening verwijdert de oorspronkelijke transactie niet uit het overzicht. Het systeem houdt beide boekingen zichtbaar totdat alle gerelateerde diensten zijn verbruikt om nauwkeurige rapportage en traceerbaarheid te garanderen.