We hebben de manier waarop Mews financiële activiteiten bijhoudt opnieuw ontworpen om je realtime zichtbaarheid, nauwkeurigheid voor audits en volledig geautomatiseerde dagelijkse afstemming te geven - zonder handmatig werk of de stress van night audits.

 

Om toegang te krijgen tot alle overzichten:

Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu   > Financiën > Overzichten.

 

In dit artikel lees je meer over:

• Nieuw in overzichten en de Proefbalans
• De drie belangrijkste overzichten
• Hoe de Proefbalans de financiële nauwkeurigheid ondersteunt
• Hoe gebruik je de nieuwe overzichten en de Proefbalans per functie?
• Configureerbare werkdag
• Bijbehorende veranderingen

 

Nieuw in overzichten en de Proefbalans

Mews boekt nu alle financiële activiteiten - kosten, betalingen, belastingen en kredieten - automatisch en in real time op in speciale overzichten. Deze opboekingen zijn onveranderlijk: ze kunnen niet worden aangepast of overschreven. Elke correctie maakt een nieuwe invoer aan, waardoor een schoon en traceerbaar controlespoor behouden blijft.

Je hebt nu ook toegang tot een dagelijkse Proefbalans, die de saldi in elk overzicht samenvat en je helpt om met meer vertrouwen af te stemmen - zonder handmatig exporteren of laat in de nacht getallen kraken. Het rapport is afgestemd op je configureerbare werkdag. Het systeem boekt transacties op op basis van je operationele sluitingstijd, niet op basis van de klok.

 

De drie belangrijkste overzichten

1. Aanbetalingsoverzicht

Houdt betalingen bij die zijn ontvangen voordat een verblijf of dienst is verbruikt (vooruitbetalingen).

• Voorbeeld: Een gast betaalt een week voor aankomst of voor een geplande spabehandeling een aanbetaling.
• Dit betaalde bedrag wordt beschouwd als een verplichting totdat het verblijf of de dienst is geleverd.

2. Gastenoverzicht

Houdt alle betalingen en betalingen bij voor gasten die hebben ingecheckt in je accommodatie.

• Voorbeeld: Tijdens een verblijf worden de betalingen in de kamer, het ontbijt en de items in de minibar in het Gastenoverzicht bijgehouden.
• Dit overzicht laat verbruikte betalingen en betalingen tot op de huidige datum zien, zodat je live kunt zien wat de gast op elk moment tijdens het verblijf verschuldigd is.

3. Debiteurenoverzicht

Houdt in rekening gebrachte saldi bij die nog niet zijn verrekend, meestal in rekening gebracht aan bedrijven, reisbureaus of gasten die lang in je accommodatie verblijven.

• Voorbeeld: Een factuur die wordt uitgegeven aan een zakelijke klant tijdens of na het verblijf, afhankelijk van de facturering.
• Dit overzicht geeft de nog te ontvangen bedragen van je accommodatie weer. Zodra je een factuur uitgeeft, registreert het systeem hier het saldo, ongeacht de check-outstatus.

Elk overzicht heeft zijn eigen tabblad in het scherm Overzichten en kan worden gefilterd op datum, profiel, rekeningeigenaar en meer.

 

Hoe de Proefbalans de financiële nauwkeurigheid ondersteunt

De Proefbalans is je dagelijkse financiële momentopname en geeft een volledige samenvatting van:

• Inkomsten
• Niet-inkomsten-items (bijv. belastingen, aanpassingen)
• Betalingen
• Saldi in elk overzicht
• Totale financiële positie hotel

Mews genereert het rapport automatisch aan het einde van de door jou geconfigureerde werkdag, waarbij alle activiteiten vanaf dat tijdstip worden weergegeven. De data worden vergrendeld (en zijn dus onveranderlijk) op basis van datum van opboeking om de controle-integriteit te waarborgen.

• Waar je het kunt vinden: Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu   > Financiën > Overzichten > Proefbalans.
• Exportformaten: Excel of pdf.
• Historische weergaven: Gebruik de datumkiezer om een rapport van een vorige werkdag te bekijken.

 

Hoe gebruik je de nieuwe overzichten en de Proefbalans per functie?

Accountants

• Gebruik de Proefbalans voor dagelijkse, maandelijkse en eindejaarsafstemming.
• Ga naar het Activiteitenrapport accountingoverzichten voor een gedetailleerd overzicht op transactieniveau.
• Exporteer onveranderlijke data voor audits, belasting en externe accountingbehoeften.

Receptionisten en de frontdesk

• Gebruik het Gastenoverzicht om direct te zien wat gasten verschuldigd zijn - het is zo dus niet nodig om individuele rekeningen te controleren.
• Controleer het Aanbetalingsoverzicht om bevestigingen te krijgen van vooruitbetalingen voor check-in of levering van diensten.
• Voorkom dat je bij het afrekenen voor verrassingen komt te staan door facturering en beantwoord vragen van gasten sneller.

General managers

• Houd in real time toezicht op de dagelijkse saldi en prestaties van alle overzichten.
• Verkrijg inzicht in onbetaalde facturen of grote aanbetalingen.
• Vertrouw erop dat het systeem de dagelijkse financiële afsluiting afhandelt zonder handmatige tussenkomst.

 

Configureerbare werkdag

Om je te helpen bij het beheren van de financiële rapportage en afstemming in je accommodatie, kun je ervoor zorgen dat je rapporten en overzichten de werkelijke activiteiten nauwkeurig weergeven door je werkdag zo in te delen dat deze ook transacties omvat die na middernacht plaatsvinden, zoals verkooppunten of bij late check-ins. Je voltooit deze set-up in je accommodatie-instellingen in Mews Operations om onnauwkeurigheden tussen verwachte en gerapporteerde inkomsten te voorkomen, of wanneer je werkzaamheden vaak tot laat in de nacht doorgaan.

Eenmaal geconfigureerd, gebruikt Mews de door jou gedefinieerde sluitingstijd van werkdagen om betalingen en inkomsten te groeperen en te berekenen in rapporten en overzichten. Hierdoor kunnen de werkzaamheden nauwkeuriger worden gevolgd, vooral als ze doorgaan tot in de vroege ochtend.

Resultaten: 

• Betalingen die na middernacht maar voor sluitingstijd in rekening worden gebracht, worden gerapporteerd als onderdeel van de vorige werkdag. 

• Inkomsten beter in lijn brengen met feitelijke werkzaamheden (bijv. laat betalen voor restaurant, no-show check-ins) 

• Het Managersrapport en de overzichten gebruiken dezelfde logica, waardoor afstemming minder moeite kost. 

• Je kunt de parameters die gebruikt worden door het Managersrapport bekijken in het tabblad Parameters . 

 

Bijbehorende veranderingen

Als onderdeel van deze uitrol:

• Krijgen het Accountingrapport en het geëxporteerde bestand nu de naam Order-itemsrapport om de functionaliteit in het nieuwe overzichtssysteem beter weer te geven.
• Het koppelen van betalingen aan reserveringen wordt verwijderd - betalingen worden nu automatisch gekoppeld aan items op dezelfde rekening.
• Je hebt nog steeds volledige toegang tot het oorspronkelijke Accountingoverzicht via de link op het nieuwe scherm Overzichten.
• Als je handmatig gegevens uploadt naar je accountingsysteem, gebruik dan de export van het Activiteitenrapport accountingoverzichten voor gedetailleerde transacties - momenteel beschikbaar om handmatig te downloaden, binnenkort beschikbaar in geplande exports.