Het Gastenoverzicht is een hulpmiddel voor het beheren en bijhouden van de saldi van alle gasten die zijn ingecheckt in je accommodatie. Je financiële team kan het gebruiken om de betalingen van gasten in de gaten te houden en te valideren dat je gasten hun openstaande saldo betalen bij het uitchecken. Deze functie is essentieel om een nauwkeurige facturering en financieel beheer van je accommodatie te garanderen.

 

Wanneer verschijnen rekeningen in het Gastenoverzicht?

• Wanneer de eerste reservering op de rekening of factuur incheckt.
• Als er geen reservering is gekoppeld aan de rekening of factuur. Het systeem gebruikt in plaats daarvan de verbruiksdatum.

Wanneer verdwijnen rekeningen uit het Gastenoverzicht?

• Als alle rekeningitems zijn verbruikt en de rekening is gesloten of een factuur is uitgereikt.

 

 

Het Gastenoverzicht bekijken in Mews Operations: 

• Ga naar het hoofdmenu > Financiën > Overzichten > Gastenoverzicht. 
   
   

 
 

In dit artikel leer je meer over: 

• Door het Gastenoverzicht navigeren 
  • Datumkiezer
  • Openstaand saldo
  • Gastenoverzicht-tabel
• De filters in het rapport instellen 
• De velden in het rapport begrijpen 
• Het gastenoverzicht exporteren

 

Door het gastenoverzicht navigeren 

Datumkiezer 

• Gebruik de datumkiezer om de datum van rapportage in te stellen. 
• Als je de datum van rapportage instelt op een datum in het verleden, worden de gegevens in het Gastenoverzicht automatisch ververst. Let op: Je kunt de datum van rapportage niet instellen op een toekomstige datum of een datum die voorafgaat aan het aanmaken van het overzicht. 

 

Openstaand saldo 

• Bevat de som van alle openstaande saldi van de gasten in het Gastenoverzicht op de datum van rapportage. 
• De datum van rapportage verschijnt boven het totaal van Uitstaand saldo. 

 

Gastenoverzicht-tabel 

• Bevat alle saldi in het overzicht op de opgegeven datum van rapportage. 
• De rapportagedatum van het Gastenoverzicht staat rechts van de tabelkop. 

 

 

De filters in het rapport instellen 

Je kunt filters in het rapport instellen met de zoekbalk of de knop Filteren.
 

Het overzicht filteren met de zoekbalk: 

1. Klik in de zoekbalk en voer het profiel, de eigenaar of de rekening in waarop je wilt filteren.
    

Filteren met de knop Filteren: 

1. Klik op . 
2. Opties voor filteren instellen: 
   • Eigenaartype 
   • Bijbehorend profieltype 
   • Reserveringsstatus 
   • Vertrekdatum begin: Stelt het onderste bereik in voor de vroegste vertrekdatum om weer te geven. 
   • Vertrekdatum einde: Stelt het bovenste bereik in voor de laatste vertrekdatum om weer te geven. 
   • Minimaal saldo: Stelt het laagste bereik in voor het laagste saldo dat moet worden weergegeven. 
   • Maximaal saldo: Stelt het bovenste bereik in voor het hoogste saldo dat moet worden weergegeven. 
3. Klik op Filters toepassen om te bevestigen of op Filters resetten om te wissen. 

Let op:  

• Een blauwe stip op de knop Filteren geeft aan dat er momenteel één of meer filters actief zijn op het overzicht. 
• Het bedrag van het Uitstaande saldo wordt bijgewerkt volgens de actieve filters. 
   

De velden in het rapport begrijpen 

Het Gastenoverzicht toont de volgende kolommen: 

• Eigenaar: Het profiel van de eigenaar van de rekening. 
• Bijbehorend profiel: Het profiel dat bij de rekening hoort. Let op: Als de rekening geen bijbehorend profiel heeft, is dit veld leeg. 
• Rekening: De rekening die bij de eigenaar hoort. Let op: Als de betalingen die bij deze eigenaar horen in 'Onbetaalde items en aanbetalingen' staan, is dit veld leeg. 
• Aankomstdatum: De aankomstdatum van de reservering. Let op: Als de rekening meerdere reserveringen heeft, geeft dit veld de vroegste aankomstdatum van de reservering weer. Als er geen reserveringen op de rekening staan, geeft dit veld de vroegste verbruiksdatum van een willekeurig item op de rekening weer. 
• Vertrekdatum: De vertrekdatum van de reservering. Let op: Als de rekening meerdere reserveringen heeft, geeft dit veld de laatste vertrekdatum van de reservering weer. Als er geen reserveringen op de rekening staan, geeft dit veld de laatste verbruiksdatum van een willekeurig item op de rekening weer. 
• Reserveringsstatus: De status van de reserveringen. Let op: Dit veld is leeg als de rekening geen reserveringen heeft of meerdere reserveringen met verschillende statussen. 
• Totale kosten: Het totale bedrag dat tot op de rapportagedatum is verbruikt op de rekening. Let op: Dit bedrag geeft alleen de betalingen weer die zijn verbruikt tot de datum van rapportage. 
• Totaal betalingen: Totaal aan betalingen voor de items op de rekening. 
• Uitstaand saldo: Het totale openstaande saldo op de rekening op basis van verbruikte kosten tot aan de rapportagedatum.  

 

Je kunt nu openstaande saldi van de gasten bekijken en filteren in het Gastenoverzicht. 

 

Het gastenoverzicht exporteren

Om het gastenoverzicht te exporteren:

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Financiën > Overzichten > Gastenoverzicht.
2. Pas eventueel filters toe om de data die je wilt exporteren te filteren. Let op: Je kunt ook filters toepassen nadat je op Exporteren hebt geklikt of ervoor kiezen om geen filters op je data toe te passen.
3. Klik op het exporticoontje rechtsboven in het rapport.
4. Kies het formaat dat je verkiest: Excel, CSV of JSON.
5. In de wachtrij voor exporteren kun je de voortgang van je export volgen en het bestand downloaden zodra het klaar is.

 

Let op: Je actieve filters worden meegenomen naar het exportbestand.

 

Je kunt nu openstaande saldi van gasten bekijken, filteren en exporteren in het gastenoverzicht.