Het regelmatig afstemmen van financiële data in je overzichten is essentieel voor het handhaven van de nauwkeurigheid van alle accountingsystemen. Mews fungeert als je belangrijkste bron voor inkomsten, betalingen en overzichtsaldi. Door ervoor te zorgen dat deze data correct worden weergegeven in andere verbonden systemen, ben je beter voorbereid op controles en kun je de maandafsluiting soepel laten verlopen. 

 

Regelmatige afstemming van financiële overzichten stelt financiële teams in staat om: 

• Afwijkingen in opboekingen te identificeren en corrigeren 
• Te bevestigen dat externe betalingen overeenkomen met interne records 
• Overzichtssaldi te valideren voor de export naar accountingsoftware 
• Auditgereedheid te handhaven en maandelijkse afsluitingen te stroomlijnen 

 

In dit artikel leer je meer over: 

• Je overzichten afstemmen in Mews Operations 
  • Stap 1: Data afstemmen binnen Mews 
  • Stap 2: Afstemmen tegen externe systemen 
  • Stap 3: Afstemmen met accountingsoftware 

 

Je overzichten afstemmen in Mews Operations 

Om je overzichte af te stemmen in Mews Operations, moet je eerst het Proefbalansrapport openen. Dit rapport geeft een samenvatting op hoog niveau van de belangrijkste financiële activiteiten voor een geselecteerde dag, inclusief: 

• Inkomsten 
• Niet-inkomsten  
• Betalingen 
• Overzichtssaldi voor de Gasten-, Debiteuren, en Aanbetalingsoverzichten 

 

Volg de onderstaande stappen om je overzichten af te stemmen:  

 

Stap 1: Data afstemmen binnen Mews 

Stap 1.1: Proefbalanstotalen afstemmen 

1. Gebruik de totalen op hoog niveau in de Proefbalans om te bevestigen dat saldi en bewegingen consistent zijn en correct zijn overgedragen. 
2. Controle van saldo naar voren: Bevestig dat het overgedragen saldo overeenkomt met het eindsaldo van de vorige dag. 

   Let op: Het overgedragen saldo en het Accountingoverzicht-rapport (Algemeen) moeten overeenkomen. Afwijkingen treden op als je:

   • de aanbetalingsfunctie gebruikt.
   • wijzigingen aanbrengt in het venster bewerkbare geschiedenis.
   • late check-ins verwerkt. De oude overzichten boeken data op op basis van verbruiksdatum, terwijl de nieuwe overzichten na check-in opboeken.

 
 

 

3. 'Debet is gelijk aan krediet'-check: Zorg ervoor dat het Eindsaldo gelijk is aan het totale Overzichtssaldo. Dit proces controleert of de geaccumuleerde verschillen tussen verdiende inkomsten en ontvangen betalingen overeenkomen met de geaccumuleerde saldi in het Aanbetalingsoverzicht, het Gastenoverzicht of het Debiteurenoverzicht.

 

1.2 Proefbalans afstemmen met gedetailleerde rapporten 

Als je afwijkingen ziet of verder onderzoek wilt doen, kun je de onderliggende details onderzoeken met behulp van andere Mews-rapporten om er zeker van te zijn dat de totalen van de Proefbalans worden ondersteund door individuele transacties.  

1. Activiteitenrapport accountingoverzichten: 
   1. Bevestig dat Inkomsten, Niet-inkomsten en Betalingen overeenkomen met de totalen uit de Proefbalans. 
   2. Controleer uitsplitsingen per accountingcategorie. 
       
       
2. Overzichtsrapporten (Gasten-, Debiteuren- en Aanbetalingsoverzichten):
   Voor elk overzicht: 
   1. De balans van gisteren in de Proefbalans moet overeenkomen met het eindsaldo in het overzichtsrapport van de vorige dag. 
      
      Bijvoorbeeld:
      
      Proefbalans op 10/06
      
      Aanbetalingsoverzicht op 9/06. 
       
   2. Saldo vandaag moet overeenkomen met het eindsaldo op de huidige dag. 
      
      Bijvoorbeeld:
      
      Proefbalans op 10/06
      
      Aanbetalingsoverzicht op 10/06. 
       
   3. Overzichtsbeweging moet overeenkomen met de som van de transacties in het Activiteitenrapport accountingoverzichten voor dat overzicht. Je kunt de saldosamenvatting bovenaan het Activiteitenrapport accountingoverzichten bekijken.
       
      
       
       

 

Stap 2: Afstemmen tegen externe systemen 

Om ervoor te zorgen dat Mews is afgestemd op externe systemen zoals betaalsystemen en POS, moet je het volgende controleren: 

1. Verkooppunten: Gebruik het tabblad Verkooppunten in de Proefbalans om de activiteit van elk verkooppunt te matchen met de gegevens van je POS-systeem. 
2. Betalingen: 
   1. Contante betalingen: Stem af met fysiek ontvangen contant geld. 
   2. Kaartbetalingen: Stem de totalen af met de kaartterminal  
   3. Bankoverschrijvingen: Controleer op basis van je bankafschriften. 
3. Online betalingen: Stem af met de export van het Betalingsrapport. 
4. Uitbetalingen: Om de werkelijke uitbetalingen vs. het ontvangen geld af te stemmen, gebruik je het Uitbetalingsrapport. 
5. POS-inkomsten: Als je externe POS-systemen gebruikt, controleer dan of de inkomsten die zijn opgeboekt naar specifieke accountingcategorieën overeenkomen met de rapporten van die systemen. 

Stap 3: Afstemmen met accountingsoftware 

Controleer ten slotte of de data die naar je accountingsoftware zijn geëxporteerd of gesynchroniseerd, een accurate weergave zijn van de proefbalans en de overzichtsrapporten in Mews. 

 

Je kunt dit doen door: 

• Een dagelijkse samenvatting in je accountingsoftware te genereren. 
• Inkomsten, belastingen en betalingen vergelijken met Mews-totalen.  
• Te valideren dat opboekingen overeenkomen met de juiste overzichts- of accountingcodes. 

 

Let op: Om afwijkingen te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat je de methode voor het importeren in je accountingsysteem aanpast om de nieuwe accountingoverzichtsdata te gebruiken.

 

Nu weet je hoe je je overzichtssaldi kunt controleren voor interne validatie in Mews en hoe je je overzichtssaldi kunt vergelijken met externe accountingsoftware om ervoor te zorgen dat je financiële data nauwkeurig, volledig en auditklaar is.