Cómo enviar facturas automáticamente en Mews Operations

Mews Operations puede emitir facturas automáticamente a los huéspedes o a las empresas al hacer el check-out, sin que tu equipo tenga que realizar ninguna acción manualmente. Esto garantiza que las facturas se emitan de forma sistemática tras cada salida de una estancia única, lo que reduce los retrasos en el cobro y elimina el riesgo de que se pase por alto alguna factura. Los administradores de la propiedad configuran la automatización en los ajustes de automatización de facturación, lo que te permite decidir qué procesos de facturación quieres automatizar y cuáles quieres que sigan siendo manuales. Una vez configurado, Mews también puede enviar facturas automáticamente a la dirección de correo electrónico del pagador:'.

 

En este artículo te explicaremos:

• Cómo configurar el envío automático de facturas al realizar el check-out

• Paso 1: Configura la cuenta de destino

• Paso 2: Emitir facturas automáticamente

• ¿Cómo funciona la automatización del envío de facturas?

Cómo configurar el envío automático de facturas al realizar el check-out

La automatización de las facturas se configura dentro de la automatización de facturación. Te informo de que... Puedes añadirlo a una automatización de facturación ya existente o crear una nueva.

1. En Mews Operations, ve al menú principal: « » «> » «Operaciones » « > » «Automatizaciones de facturación».

2. Haz clic en una automatización de facturación ya existente para editarla, o haz clic en «Crear» para configurar una nueva.

3. Haz clic en el menú desplegable «Timing » para seleccionar «Continuously».

4. Selecciona los artículos « Mews » y configura las condiciones de automatización.

La opción «De forma continua» envía los cargos a la cuenta correcta en cuanto Mews los crea. Al pagar, todos los cargos correspondientes ya aparecen en la cuenta. Los artículos y las condiciones disponibles varían en función de la configuración de tu propiedad'.

Paso 1: Configura la cuenta de destino

En este paso, configuras quién se encarga de pagar la factura.

1. Haz clic en el menú desplegable «¿Quién se hace cargo del pago?» para seleccionar «Huésped » o «Empresa».

2. Haz clic en el menú desplegable «Perfil de cliente » para seleccionar «Propietario de la reserva » o «Perfil de cliente».

3. Marca la casilla «Crear factura independiente para cada reserva ». Tienes que activar esta opción para que funcione la automatización de facturación; la automatización solo se aplica a las facturas de una sola estancia y no admite facturas combinadas para varias reservas.

Paso 2: Emitir facturas automáticamente

En este paso, vas a configurar cuándo Mews Operations emite y envía las facturas.

1. Selecciona «Emitir factura automáticamente». Aparecen las siguientes opciones opcionales. Configuralos como necesites:

   • Factura emitida: haz clic en el menú desplegable para seleccionar «Al finalizar la compra » o «Con retraso respecto a la finalización de la compra».

     • Al realizar el check-out: Mews emite la factura en cuanto el huésped realiza el check-out. Esto se refiere a la hora real de salida, no a la hora prevista de salida.

     • Con retraso tras la compra: Mews emite la factura tras un plazo determinado desde que se realiza la compra. Usa esto para dejar tiempo para cualquier cambio de última hora antes de que Mews emita la factura.

   • Contador de facturas: haz clic en el menú desplegable para seleccionar el contador de facturas que quieres usar para esta automatización. Este campo solo se ve si tu propiedad tiene configurados más de un contador de facturas. Por defecto, Mews utiliza el contador de facturas predeterminado establecido en la configuración de contabilidad.

   • Es necesario indicar un número de pedido: marca esta casilla si las facturas generadas por esta automatización deben incluir un número de pedido. Mews obtiene el número de pedido de la reserva.

     • Si está activada esta opción y la reserva no tiene un número de orden de compra, el proceso automatizado falla y Mews te avisa a tu propiedad.

     • Si no está activada, Mews emite la factura sin número de pedido.

   • Enviar la factura por correo electrónico: marca esta casilla para que la factura se envíe automáticamente en cuanto Mews la emita.

     • Si está activada, la opción « Mews » envía la factura a la dirección de correo electrónico que figura en el perfil de cliente o de la empresa.

     • Si el perfil no tiene dirección de correo electrónico, Mews sigue generando la factura, pero no la envía. Mews te avisa de lo que ocurre en tu propiedad.

     • Si no está activada, Mews emite la factura, pero no la envía.

2. Haz clic en Guardar.

 

¿Cómo funciona la automatización del envío de facturas?

Una vez que guardes la automatización, Mews la ejecuta de forma continua y comprueba los datos necesarios antes de emitir cada factura:

• Mews aplica los mismos requisitos de datos que cuando emites una factura manualmente, incluidos los requisitos fiscales o de facturación electrónica que se apliquen en tu entorno jurídico.

• Si marcas la casilla «El número de pedido es obligatorio », Mews también comprueba que el número de pedido sea válido.

• Si Mews no puede emitir una factura, se lo comunica a tu propiedad indicando el motivo.

• Si Mews emite una factura pero no puede enviarla, Mews te avisa por separado de que el envío ha fallado.

Puedes ver y gestionar todas tus automatizaciones de facturación en Mews Operations , en el menú principal: « » «> » «Operaciones » « > » «Automatizaciones de facturación».

Una vez que la automatización de facturación esté activa, Mews emite y envía automáticamente las facturas tras cada salida de una estancia única.