Comment envoyer automatiquement des factures débiteurs dans Mews Operations

Mews Operations peut émettre automatiquement des factures débiteurs à l'intention des clients ou des sociétés au moment du règlement, sans que votre équipe ait à intervenir manuellement. Cela garantit que les factures débiteurs sont émises de manière systématique après chaque départ à l'issue d'un séjour unique, ce qui réduit les retards de paiement et élimine le risque d'oublier de facturer. Les administrateurs des établissements configurent l'automatisation de facture dans les paramètres d'automatisation de facture, ce qui vous permet de choisir les flux de facturation à automatiser et ceux à conserver en mode manuel. Une fois configuré, Mews peut également envoyer automatiquement les factures débiteurs à l'adresse e-mail du payeur'.

 

Au sommaire de ce guide :

• Comment configurer l'envoi automatique des factures lors du check-out

• Étape 1 : Configurer la facture cible

• Étape 2 : Émettre automatiquement les factures débiteurs

• Comment fonctionne l'automatisation de l'envoi des factures débiteurs ?

Comment configurer l'envoi automatique des factures lors de l'effectuer le check-out

Vous configurez l'automatisation de la facturation dans le cadre d'un système d'automatisation de facture. Vous pouvez l'ajouter à une automatisation de facture existante ou en créer une nouvelle.

1. Sur Mews Operations, accédez au menu principal : « » «> » «Operations » « > » «Automatisation de facture».

2. Cliquez sur une automatisation de facture existante pour la modifier, ou cliquez sur « Créer » pour en configurer une nouvelle.

3. Cliquez sur le menu déroulant « Timing » pour sélectionner « Continuously ».

4. Sélectionnez les éléments « Mews » et « factures débiteurs », puis configurez les conditions d'automatisation.

L'option « En continu » débite les frais vers la facture appropriée dès que Mews les génère. Au moment du paiement, tous les débits applicables figurent déjà sur la facture. Les éléments et conditions disponibles varient en fonction de la configuration de votre établissement'.

Étape 1 : Configurer la facture cible

Au cours de cette étape, vous configurez qui est chargé de régler la facture débiteur.

1. Cliquez sur le menu déroulant « Qui est chargé du paiement? » pour sélectionner « Client » ou « Société ».

2. Cliquez sur le menu déroulant « Profil du client » pour sélectionner « Propriétaire de la réservation » ou « Profil du client ».

3. Cochez la case « Créer une facture distincte pour chaque réservation ». Vous devez activer cette option pour que l'automatisation de facture fonctionne. L'automatisation ne s'applique qu'aux factures correspondant à un seul séjour et ne prend pas en charge les factures groupées pour plusieurs réservations.

Étape 2 : Émettre automatiquement les factures débiteurs

Au cours de cette étape, vous configurez les moments auxquels Mews Operations émet et envoie les factures débiteurs.

1. Sélectionnez « Émettre la facture débiteur automatiquement ». Les options suivantes s'affichent. Configurez-les selon vos besoins :

   • Facture débiteur : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner « Au moment du paiement » ou « Avec un délai après le paiement ».

     • Au moment du check-out : Mews émet la facture dès que le client effectue le check-out. Il s'agit de l'heure de départ effective, et non de l'heure de départ prévue.

     • Avec délai après la commande : Mews émet la facture débiteur après un délai défini suivant la commande. Utilisez cette option pour prévoir un crédit permettant d'apporter d'éventuelles modifications de dernière minute avant que Mews n'émette la facture débiteur.

   • Compteur de factures : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner le compteur de factures à utiliser pour cette automatisation de facture. Ce champ n'est visible que si votre établissement dispose de plusieurs compteurs de factures configurés. Par défaut, Mews utilise la numérotation des factures définie dans la configuration comptable.

   • Le numéro de bon de commande est obligatoire : cochez cette case si les factures générées par ce processus automatisé doivent comporter un numéro de bon de commande. Mews récupère le numéro de bon de commande à partir de la réservation.

     • Si cette option est activée et que la réservation ne comporte pas de numéro de bon de commande, le processus automatisé échoue et Mews en informe votre établissement.

     • Si cette option n'est pas activée, Mews émet la facture débiteur sans numéro de bon de commande.

   • Envoyer la facture par e-mail : cochez cette case pour que la facture soit envoyée automatiquement dès que Mews l'aura émise.

     • Si cette option est activée, Mews envoie la facture débiteur à l'adresse e-mail indiquée dans le profil du client ou de la société.

     • Si le profil ne comporte pas d'adresse e-mail, Mews émet tout de même la facture débiteur, mais ne l'envoie pas. Mews en informe votre établissement.

     • Si cette option n'est pas activée, Mews émet la facture débiteur mais ne l'envoie pas.

2. Cliquez sur Sauvegarder.

 

Comment fonctionne l'automatisation de l'envoi des factures débiteurs ?

Une fois l'automatisation sauvegardée, Mews l'exécute en continu et valide les données requises avant d'émettre chaque facture débiteur :

• Mews applique les mêmes exigences en matière de données que lors de l'émission manuelle d'une facture, y compris les exigences fiscales ou relatives à la facturation électronique en vigueur dans votre environnement juridique.

• Si vous cochez la case « Le numéro de bon de commande est obligatoire », Mews vérifie également la validité du numéro de bon de commande.

• Si Mews ne peut pas émettre de facture débiteur, il en informe votre établissement en précisant le motif.

• Si Mews émet une facture débiteur mais ne parvient pas à l'envoyer, Mews vous informe séparément de l'échec de l'envoi.

Vous pouvez consulter et gérer toutes vos automatisations de facture sur Mews Operations dans le menu principal : « » «> » «Operations » « > » «Automatisations de facture».

Une fois l'automatisation de facture activée, Mews émet et envoie automatiquement les factures après chaque départ à l'issue d'un séjour unique.