Hoe je automatisch facturen verstuurt in Mews Operations

Mews Operations kan bij het afrekenen automatisch facturen versturen naar gasten of bedrijven, zonder dat je team daar enige actie voor hoeft te ondernemen. Zo zorg je ervoor dat facturen na elk verblijf consequent worden verstuurd, waardoor vertragingen bij het innen van betalingen worden verminderd en het risico dat facturen over het hoofd worden gezien, wordt weggenomen. Systeembeheerders configureren de automatisering via de instellingen voor factureringsautomatisering, waardoor je zelf kunt bepalen welke factuurprocessen je wilt automatiseren en welke je handmatig wilt houden. Als het eenmaal is ingesteld, kan Mews ook automatisch facturen sturen naar het e-mailadres van de betaler'.

 

In dit artikel leer je meer over:

• Hoe instel je het automatisch versturen van facturen bij het uitchecken?

• Stap 1: Configureer de doelfactuur

• Stap 2: Facturen automatisch versturen

• Hoe werkt het automatisch versturen van facturen?

Hoe instel je het automatisch versturen van facturen bij de check-out?

Je configureert de factuurautomatisering binnen de factureringsautomatisering. Je kunt het toevoegen aan een bestaande factureringsautomatisering of een nieuwe aanmaken.

1. Ga op Mews Operationsnaar het hoofdmenu: > Werkzaamheden > Factureringsautomatisering.

2. Klik op een bestaande factureringsautomatisering om deze aan te passen, of klik op ‘Creëren’ om een nieuwe in te stellen.

3. Klik op het keuzemenu ‘Timing’ om ‘Continu’ te selecteren.

4. Selecteer de items Mews facturen en configurer de automatiseringsvoorwaarden.

Met de optie ‘Continuously’ worden de kosten meteen naar de juiste rekening doorgestuurd zodra Mews ze aanmaakt. Bij het afrekenen staan alle relevante betalingen al op de rekening. De beschikbare items en voorwaarden zijn afhankelijk van de configuratie van je accommodatie'.

Stap 1: Configureer de doelfactuur

In deze stap configureer je wie verantwoordelijk is voor het betalen van de factuur.

1. Klik op het keuzemenu ‘Wie is verantwoordelijk voor de betaling?’ om ‘Gast’ of ‘Bedrijf’ te selecteren.

2. Klik op het uitklapmenu ‘Gastprofiel’ om ‘Reserveringseigenaar’ of ‘Gastprofiel’ te selecteren.

3. Vink het selectievakje ‘Voor elke reservering een aparte factuur aanmaken’ aan. Je moet dit inschakelen om de factureringsautomatisering te laten werken — de automatisering geldt alleen voor facturen voor één verblijf en ondersteunt geen gecombineerde rekeningen voor meerdere reserveringen.

Stap 2: Facturen automatisch versturen

In deze stap configureer je wanneer Mews Operations facturen opmaakt en verstuurt.

1. Kies ‘Factuur automatisch aanmaken’. De volgende opties verschijnen. Configure ze naar wens:

   • Factuur uitgegeven: klik op het keuzemenu om ‘Bij het afrekenen ’ of ‘Met vertraging na het afrekenen’ te kiezen.

     • Bij het afrekenen: Mews stelt de factuur op zodra de gast uitcheckt. Dit gaat over het daadwerkelijke uitchecktijdstip, niet over het geplande uitchecktijdstip.

     • Met vertraging na het afrekenen: Mews stuurt de factuur pas na een bepaalde tijd na het afrekenen. Gebruik dit om wat tijd over te houden voor eventuele last-minute wijzigingen voordat Mews de factuur verstuurt.

   • Factuur-teller: klik op het dropdown-menu om de rekening-teller te kiezen die je voor deze automatisering wilt gebruiken. Dit veld is alleen zichtbaar als er voor je accommodatie meer dan één factuurteller is geconfigureerd. Standaard gebruikt Mews de standaard factuurteller die is ingesteld in de accountingconfiguratie.

   • Een inkoopordernummer is verplicht: vink dit vakje aan als facturen uit deze automatisering een inkoopordernummer moeten bevatten. Mews haalt het inkoopordernummer uit de reservering.

     • Als deze functie is ingeschakeld en de reservering geen inkoopordernummer heeft, mislukt het automatische proces en stuurt Mews een melding naar je accommodatie.

     • Als deze optie niet is ingeschakeld, verstuurt Mews de factuur zonder inkoopordernummer.

   • De factuur per e-mail versturen: vink dit vakje aan om de factuur automatisch te versturen zodra Mews deze heeft aangemaakt.

     • Als deze optie is ingeschakeld, stuurt Mews de factuur naar het e-mailadres dat in het gast- of bedrijfsprofiel staat.

     • Als er geen e-mailadres in het profiel staat, maakt Mews de factuur wel aan, maar verstuurt deze niet. Mews stuur je een melding naar je accommodatie.

     • Als deze optie niet is ingeschakeld, maakt Mews de factuur wel aan, maar verstuurt deze niet.

2. Klik op Opslaan.

 

Hoe werkt het automatisch versturen van facturen?

Zodra je de automatisering hebt opgeslagen, gaat Mews ermee door en controleert het de vereiste data voordat elke factuur wordt verzonden:

• Mews hanteert dezelfde gegevensvereisten als wanneer je handmatig een factuur opstelt, inclusief eventuele fiscale of elektronische factureringsvereisten die in jouw juridische omgeving gelden.

• Als je het selectievakje ‘Inkoopordernummer is verplicht’ aanvinkt, controleert Mews ook of het inkoopordernummer klopt.

• Als Mews geen factuur kan opstellen, krijg je hiervan een melding met de reden.

• Als Mews een factuur opstelt maar deze niet kan versturen, Mews laat je daar apart van weten dat het versturen is mislukt.

Je kunt al je factureringsautomatiseringen bekijken en beheren op Mews Operations onder het hoofdmenu > Werkzaamheden > Factureringsautomatiseringen.

Zodra je factureringsautomatisering is ingeschakeld, maakt Mews na elk uitchecken na een enkel verblijf automatisch facturen aan en verstuurt deze.