Configurer Recurring by Mews Payments pour mettre en place des débits mensuels automatisés dans Mews Operations

Avec la fonctionnalité Recurring by Mews Payments, vous pouvez automatiser les débits réguliers des clients à l'aide d'une automatisation de facturation et des méthodes de paiement conservées dans le système. Vous pouvez la configurer dans Mews Operations pour automatiquement encaisser des paiements tous les mois, par exemple, pour les clients en long séjour. Pour ce faire, vous devez accéder au profil client souhaité, une fois l'automatisation de facturation appliquée à la réservation correspondante. Il s'agit d'un excellent moyen de gagner du temps et de réduire la charge de travail manuel liée à la facturation et aux débits mensuels.

 

Au sommaire de ce guide :

• Prérequis
• Étape 1 : Créer le plan de paiement
• Étape 2 : Créer la demande de paiement

 

Prérequis

Avant de faire quoi que ce soit, assurez-vous que votre automatisation de facturation remplit les conditions suivantes :

• L'option sélectionnée sous Timing est « Mensuel ».
• Le système route les éléments de factures vers le profil client.
• Le système regroupe tous les éléments sur une seule facture.

Pour découvrir comment créer une automatisation de facturation étape par étape, consultez ce guide.

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal > Opérations > Automatisations de facturation.
2. Cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur droit.
3. À l'étape 1, procédez comme suit :
• Cochez l'option Mensuel sous Timing.
• Dans le champ Jour du mois, indiquez une date spécifique, par exemple, « 1 ».
• Dans le champ Heure, indiquez le moment où vous souhaitez générer les factures, par exemple, 15 h 00.
• Dans le champ Période de consommation de chaque facture, sélectionnez l'option Le même mois que la date d'automatisation.
4. À l'étape 3, Facture cible, sélectionnez l'option Facture client.
5. En bas de l'écran, cochez l'option Regrouper tous les éléments déplacés sur une facture.
6. Effectuez les étapes restantes et cliquez sur Sauvegarder.

 

 

 

Étape 1 : Créer le plan de paiement

 

 

Pour créer un plan de paiement :

1. Dans Mews Operations :

1. 1. Cliquez sur menu principal  > Profils > Profils client, puis sur le nom du client dont vous souhaitez modifier le profil.
   2. Vous pouvez également saisir le nom du client dans la barre de recherche et cliquez dessus dans les résultats pour accéder directement à son profil.

2. Assurez-vous qu'il existe bien une réservation avec votre automatisation de facturation.
3. Sur le profil client correspondant, accédez à l'onglet Paiements et trouvez la section Récurrent.
4. Cliquez sur Créer un plan.
5. Dans le champ Nom du plan, nommez votre plan, par exemple, « Frais d'hébergement mensuels ».
6. Cliquez sur le menu déroulant Lien vers l'automatisation de facturation et sélectionnez l'automatisation pertinente. Le système affiche les réservations en cours comprises dans le plan de paiement.
7. Définissez la date de début du plan :

1. • Commencer par la première facture disponible : avec cette option, le plan commence automatiquement dès qu'une facture est disponible.
   • Commencer plus tard : avec cette option, le plan de paiement commencera à la date de début spécifiée.
2. Dans la section Échéancier de paiement, sélectionnez le moment où vous souhaitez percevoir le paiement :
   • À la date de création de la facture. Remarque : Une fois la facture créée, le système procède immédiatement au débit. Vous ne pouvez ni modifier ni supprimer la facture manuellement.
   • Retarder après la création de la facture : saisissez le nombre de jours correspondant au retard, par exemple, 5 jours plus tard. Remarque : Une fois la facture créée par le système, vous pouvez la modifier ou annuler le paiement lors de la période de retard. Le système met à jour le montant avant le paiement afin d'inclure toute modification apportée à la facture.

8. Cliquez sur Suivant.

 

Étape 2 : Créer la demande de paiement

1. Dans le champ Méthodes de paiement activées, sélectionnez les méthodes que le client peut choisir.
2. Dans le champ Date d'expiration de la demande, indiquez la date et heure souhaitées. Remarque : Il s'agit d'un champ obligatoire. La date d'expiration maximale est soit 30 jours, soit un jour avant le prochain paiement programmé.
3. Sous E-mail, saisissez l'adresse e-mail du client.
4. Sous Message supplémentaire au client, saisissez le message qui sera envoyé au client avec la demande de paiement.
5. Sous Note interne, saisissez une note destinée uniquement à un usage interne.
6. Cliquez sur Suivant.
7. Assurez-vous que tout est en ordre et cliquez sur Créer un plan.

 

Le client reçoit un e-mail avec un lien lui permettant d'ajouter sa méthode de paiement. Une fois la méthode ajoutée, et selon les paramètres du plan de paiement :

• Le système utilise la méthode de paiement pour procéder au débit et cette dernière est conservée en toute sécurité afin de pouvoir être utilisée automatiquement pour les prochains cycles de facturation.
• La méthode est conservée en toute sécurité afin d'être automatiquement utilisée pour les prochains cycles de facturation, et le système encaisse le paiement ultérieurement.

 

Lorsque vous créez un plan de paiement, Mews l'affiche dans la vue d'ensemble Paiements récurrents.

 

Vous savez désormais comment configurer Recurring by Mews Payments et automatiser les débits mensuels des clients.