Zo stel je een OTA-factureringsautomatisering in Mews Operations in

Met factureringsautomatisering van betalingen door online reisbureaus worden reserveringsitems automatisch doorgestuurd naar de juiste rekening op basis van de verantwoordelijkheid voor betaling. Je stelt een OTA-factureringsautomatisering in Mews Operations in wanneer je reserveringen van online reisbureaus beheert en betalingen moet versturen naar de bedrijfsrekening of de gastrekening.

Zo stel je een veelvoorkomende factureringsautomatisering voor OTA in

1. Ga in Mews Operationsnaar het hoofdmenu > Werkzaamheden > Factureringsautomatiseringen .
2. Klik op + Automatisering creëren.
3. Voer de volgende gegevens in:
   • Naam: Voer de naam van de automatisering in. Bijvoorbeeld Travel Experts OTA. Let op: Gebruik specifieke namen om de rekening of het factureringsdoel te identificeren. Vermijd algemene namen zoals Regel 1.
   • Beschrijving: Voer een beschrijving van de automatisering in, zodat andere gebruikers begrijpen wat je met deze automatisering wilt bereiken. Bijvoorbeeld: Reserveringen die met virtual credit card worden betaald.
4. Selecteer onder Timing het type factureringsautomatisering Continu. Let op: Het systeem verplaatst dan voortdurend items naar de rekening op basis van de voorwaarden in deze factureringsautomatisering.
5. Klik op Volgende.
6. Kies de Boekbare diensten die je wilt doorsturen naar de bedrijfsrekening.
   • Nachten
   • Aanbetaling(en)
   • Aanvullende diensten
   • Toeristenbelasting
   • Producten
   ⓘLet op
   

   • Als je OTA-tarief producten omvat zoals ontbijt, selecteer dan de relevante producten zodat de automatisering ze doorstuurt naar de bedrijfsrekening.
   • Producten blijven meestal op de rekening van de gast staan, omdat deze vaak betaalt voor extra producten bij de accommodatie.
   • Selecteer toeristenbelasting als de OTA de belasting betaalt.
   • Deselecteer toeristenbelasting als de gast de belasting bij de accommodatie betaalt.
7. Optioneel: Sla de configuratie Aanvullende diensten over, tenzij je een specifieke instelling nodig hebt voor contracten of evenementen.
8. Selecteer onder Voorwaarden:
   • Reserveringen die vooruitbetaald zijn bij online reisbureau (OTA). Met deze optie herkent het systeem reserveringen die als Vooruitbetaald zijn gemarkeerd wanneer ze via de OTA binnenkomen.
   • Bedrijven of reisbureaus. Selecteer hier de online reisbureaus waarop de automatisering van toepassing is. Bijvoorbeeld Booking.com, Expedia of andere relevante online reisbureaus.
9. Optioneel: Selecteer onder Tarieven specifieke tarieven als je wilt dat de automatisering alleen van toepassing is op bepaalde OTA-tarieven.
10. Klik op Volgende.
11. Selecteer onder Doelrekening de optie Bedrijfsrekening. Let op: Selecteer de bedrijfsrekening als doelrekening wanneer het online reisbureau verantwoordelijk is voor de betaling. Hieronder vallen ook reserveringen die betaald zijn met virtual credit cards of bankoverschrijvingen waarbij de gast de betaling niet bij de accommodatie doet.
12. Kies hoe je rekeningen wilt groeperen.
    • Creëer een aparte rekening voor elke reserveringsgroep. Mews raadt deze groepsoptie aan als het online reisbureau één betaling of één virtual credit card verstuurt voor meerdere reserveringen in dezelfde reserveringsgroep. Met deze instelling blijven alle gerelateerde kosten op één rekening staan en is afstemming van betalingen eenvoudiger. Let op: Deze instelling ondersteunt automatische verwerking van betaling, automatisch opmaken van facturen en automatisch sluiten van rekeningen tijdens het uitchecken zonder handmatige actie.
    • Groepeer alle verplaatste items op één rekening. Mews raadt deze groepsoptie aan als de OTA meerdere betalingen combineert tot één overboeking.
13. Klik op Volgende.
14. Bekijk de samenvatting van je keuzes en klik op Opslaan.

Zo creëer je een factureringsautomatisering in Mews Operations om reserveringskosten door te sturen naar de juiste rekening, op basis van de standaard betaalmethode van de OTA.