Remarque : Ce guide concerne les précédents registres comptables de Mews Operations. Si votre établissement utilise les nouveaux registres comptables :

• Utilisez le nouveau rapport d'activité des balances. Ce nouveau rapport est spécialement conçu pour les comptables et fournit une vue plus détaillée des soldes et des transactions des registres. Pour en savoir plus, consultez cette FAQ dédiée aux registres comptables dans Mews Operations.

Dans Mews Operations, la Balance des tiers vous donne un aperçu de tous les profils client avec des soldes impayés. Les propriétaires d'établissements, les managers, les comptables, le personnel de réception et les membres de l'équipe Réservations peuvent l'utiliser pour suivre et gérer les revenus et dépenses de l'établissement et assurer l'exactitude des rapports financiers. Vous pouvez utiliser la Balance des tiers à n'importe quelle étape de vos opérations financières quotidiennes afin d'enregistrer et suivre vos revenus et dépenses, rapprocher les paiements des clients et vérifier les détails financiers de votre établissement à des fins de précision et de conformité.

Les profils qui doivent faire l'objet d'une action immédiate (car les clients ont déjà effectué leur check-out) apparaissent en orange en haut du rapport et sont signalés par l'étiquette À résoudre. La Balance des tiers affiche les montants des deux manières suivantes :

• Les montants positifs = la somme que l'établissement doit au client.
• Les montants négatifs = la somme que le client doit à l'établissement.

Vous pouvez voir les détails de ces transactions en filtrant les résultats du rapport en mode Détaillé. 

Pour accéder à la Balance des tiers dans Mews Operations :

• Cliquez sur  (Balance des tiers) dans la section Finances du tableau de bord.
• Cliquez sur menu principal  > Finances > Balance des tiers.

Au sommaire de ce guide :

• Paramétrer les filtres du rapport
• Comprendre les champs du rapport
• Étiquettes de statut

Paramétrer les filtres du rapport

Vous pouvez affiner les données de la Balance des tiers à l'aide des filtres suivants :

• Mode
  • Détaillé : ce filtre permet d'afficher une liste détaillée comprenant chaque élément individuel qui figurent sur les comptes client.
  • Groupé : ce filtre permet d'afficher uniquement les totaux des clients.
• Type
  • Général : pour afficher tous les comptes client avec des soldes ouverts, y compris les paiements en attente, c.-à-d. les factures débiteur.
  • Balance des encours : pour afficher tous les comptes client avec des soldes ouverts.
  • Balance des débiteurs : pour afficher tous les comptes avec des factures en attente ou en retard de paiement.
• Date : sélectionnez une date et une heure pour restreindre les résultats du rapport à une période spécifique.
• Grouper par : ce filtre permet de déterminer l'ordre dans lequel vous souhaitez que les variables du rapport apparaissent.
  • Catégorie comptable : pour afficher les résultats dans l'ordre des catégories comptables utilisées dans votre établissement.
  • Propriétaire de la facture : pour afficher tous les propriétaires avec des soldes ouverts, classés par ordre alphabétique en fonction du nom de famille.
  • Date de consommation : pour afficher chronologiquement les débits du plus ancien au plus récent.
  • Service : pour regrouper les résultats du rapport par services commandés.
• Profil : ce filtre permet d'afficher les éléments d'un profil client ou de société spécifique. Remarque : Pour rechercher un profil spécifique, saisissez n'importe quelle lettre qui compose le nom du profil et cliquez sur le profil souhaité pour remplir le champ automatiquement. 
• Type de profil : ce filtre permet d'afficher les éléments attribués aux clients ou aux sociétés.
  • Société : pour afficher les éléments attribués aux sociétés.
  • Client : pour afficher les éléments attribués aux clients.
• TVA 
  • Inclus : pour inclure la TVA dans les résultats du rapport.
  • HT : pour afficher uniquement les revenus, hors taxes. 

• Options
  • Surligner les paiements ouverts : pour mettre en évidence les comptes sur lesquels le système a enregistré un paiement ouvert. Cette option s'applique aux pays où les établissements s'acquittent de la TVA au moment du règlement de la facture, par exemple, en Allemagne, au Danemark et en République tchèque. Vous devez toujours clôturer les factures ouvertes, y compris les acomptes, avec des paiements complets.

• Cette option est activée par défaut pour les établissements qui s'acquittent de la TVA au moment du règlement de la facture.
• Pour les établissements situés dans des pays où il n'est pas nécessaire de s'acquitter de la TVA au moment du règlement de la facture, cette option est disponible, mais n'est pas activée par défaut.

Comprendre les champs du rapport 

• Les informations qui apparaissent dans la première colonne dépendent de l'option sélectionnée dans le filtre Grouper par. En mode Détaillé, le rapport regroupe les éléments comptables selon l'une des options suivantes. Vous pouvez cliquer sur le bouton + pour développer un groupe et ainsi voir plus de détails concernant chaque élément individuel.
  • Catégorie comptable
  • Date de consommation
  • Propriétaire
  • Service
• Type de profil : le type de profil du propriétaire de l'élément, soit Client, soit Société.
• Consommé : la date à laquelle l'élément a été consommé/ajouté à la facture du client. Remarque : Le rapport affiche cette information dans cette colonne uniquement si vous exécutez le rapport en mode Détaillé.
• Clôturé  : la date à laquelle l'élément a été payé et clôturé. Généralement, cette colonne est vide. Remarque : Le rapport affiche cette information dans cette colonne uniquement si vous exécutez le rapport en mode Détaillé.
• Factures à émettre : les éléments qui ont déjà été consommés, mais qui figurent toujours sur une facture ouverte, par exemple, des articles du minibar facturés sur des comptes client après la fin de leur réservation.
• Factures débiteur non réglées : les factures débiteur qui ont été émises, mais pas encore payées.
• Prépaiements ouverts : les prépaiements qui figurent sur des factures qui n'ont pas encore été clôturées.
• Produits clôturés d’avance TTC : les éléments qui n'ont pas encore été consommés, mais qui ont déjà été payés et clôturés sur une facture avant l'arrivée du client, par exemple, un paiement non remboursable pour un hébergement pour un client avec un séjour futur. Nous vous recommandons de ne pas clôturer les factures avant la date de départ, car une fois la facture clôturée, vous ne pouvez plus modifier les détails de la réservation.
• Balance des acomptes : un aperçu de tous les prépaiements, c.-à-d. des acomptes, auxquels aucun revenu consommé n'est encore associé.
• Balance des encours : un aperçu de tous les revenus consommés dont le paiement n'a pas encore été effectué ou qui figurent sur une facture qui n'a pas encore été clôturée.
• Balance des tiers : le montant total de la Balance des acomptes et de la Balance des encours. Les valeurs positives représentent le montant total des revenus qui vous sont dus tandis que les valeurs négatives représentent tout montant dû au client.

Étiquettes de statut

Le système signale les éléments à l'aide d'étiquettes de statut, ce qui vous permet de rapidement effectuer les actions requises.

Voici les différentes étiquettes utilisées par le système :

• À résoudre : cette étiquette indique les éléments que le client n'a pas encore consommé et pour lesquels il n'existe pas de paiement pour les équilibrer. Remarque : Lorsque vous procédez au check-in d'une réservation effectuée via un organisateur, Mews ajoute l'étiquette À résoudre et pas En interne à l'élément correspondant pour les raisons suivantes :

• • Le client est le propriétaire de la réservation, pas l'organisateur.
  • Dans les cas de figure qui impliquent des acomptes, Mews clôture l'acompte positif à l'aide du paiement, et l'acompte négatif reste ouvert avec les éléments que le client doit encore consommé. L'organisateur sur la Balance des tiers avec un montant dû à l'établissement reste inchangé jusqu'à ce que vous finalisiez la facture à la fin de la réservation. Une fois la facture clôturée, le système retire l'étiquette. Aucune action n'est requise de votre part.