Un compte paymaster est utilisé pour compiler les frais sur une seule facture et émettre une seule facture débiteur. Il est utile :

• Pour émettre des factures débiteur pour des clients qui ne séjournent pas dans l’établissement et qui n’ont pas de profil existant dans Mews Operations, on parle alors de Lobby Bar paymaster.
• Pour les agences de voyages et les sociétés qui souhaitent recevoir de façon régulière une facture débiteur unique pour toutes leurs réservations provenant de plusieurs clients, on parle alors de City Ledger paymaster.

• De quoi avez-vous besoin pour commencer ?
• Créer un profil de compte paymaster
• Configurer votre paymaster
  • Associer le paymaster à une société
  • Ajouter une classification de compte paymaster
  • Changer les options de facturation
• Gérer les factures débiteur avec un paymaster
  • Transférer les éléments depuis une facture ouverte vers un paymaster
  • Régler une facture débiteur avec un paymaster
  • Afficher une liste des paymasters avec des paiements en attente

De quoi avez-vous besoin pour commencer ?

• Si vous créez un Lobby Bar paymaster, vous n’avez besoin de rien pour commencer.
• Pour un City Ledger paymaster, vous aurez besoin :
  • D’un profil de société configuré pour l’agence de voyages ou la société qui sera associée au paymaster.
  • De vous être mis d’accord avec l’agence de voyages ou la société sur le moment d’envoi des factures débiteur, mensuellement, par exemple.

Créer un profil de compte paymaster

Un paymaster est un type de profil client. Pour le créer :

1. Accédez au menu principal  > Profils > Client.
2. Dans le champ E-mail, entrez l’adresse e-mail vers laquelle les factures débiteur seront envoyées.
3. Dans le champ Nom, saisissez « Paymaster », suivi du nom de la société.

• Pour créer un paymaster pour votre restaurant dans la zone du bar, saisissez un nom logique pour votre opération, par exemple « Lobby Bar » ou « Note Lobby ».
• Pour créer un paymaster pour les clients individuels, saisissez leur nom, ainsi que les informations pertinentes, par exemple « Note VIP Janet Smith ».
• L’ajout du nom de la société est important lorsque vous évoluez dans un environnement à plusieurs établissements pour vous assurer que vous utilisez le profil de paymaster correct, car il est possible que vous partagiez les profils des clients.

4. Cliquez sur Connecter l’intégration.

Configurer votre paymaster

Associer le paymaster à une société

Pour associer le paymaster à une société :

1. Ouvrez le profil du compte paymaster.
2. Accédez à l’onglet Profil.
3. Dans le champ Société, sélectionnez la société ou l’agence de voyages que vous souhaitez associer au paymaster.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Ajouter une classification de compte paymaster

Si vous avez connecté un point de vente (PDV) et que vous souhaitez que Mews identifie un compte comme un paymaster dans votre système PDV, ou si vous souhaitez simplement le classer avec une petite icône à côté du nom du profil dans Mews Operations :

1. Ouvrez le profil du compte paymaster.
2. Accédez à l’onglet Internes.
3. Dans le champ Classification, sélectionnez le compte Paymaster.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Changer les options de facturation

Si vous ne souhaitez pas que Mews facture débiteur un paymaster, désélectionnez l’option Facturable. Pour ce faire :

1. Ouvrez le profil du compte paymaster.
2. Accédez à l’onglet Internes.
3. Dans le champ Options, désélectionnez Facturable.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Gérer les factures débiteur avec un paymaster

Transférer les éléments depuis une facture ouverte vers un paymaster

1. Ouvrez l’onglet Facturation du profil du client qui contient les éléments que vous voulez transférer.
2. Déplacez les éléments de facture depuis la section Éléments impayés/acomptes vers la section Factures de la société et transférez-les vers l’agence de voyages ou la société qui sera facturée. Remarque : Si vous avez mis en place une règle de routage automatique, la facture débiteur apparaîtra dans cette section et Mews l’affectera à l’agence de voyages ou à la société.   
3. Cliquez sur Déplacer.
4. Sélectionnez Autre client, cherchez le paymaster et cliquez sur OK. Les éléments seront ajoutés à l’onglet Facturation du profil paymaster, sous Éléments impayés/acomptes.

Régler une facture débiteur avec un paymaster

1. Ouvrez le profil du compte paymaster.
2. Accédez à l’onglet Facturation.
3. Déplacez tous les frais vers la section Factures ouvertes.
4. Envoyez une facture proforma pour vérifier tous les frais avec l’agence de voyages ou la société.
5. Émettez la facture débiteur. Une fois la facture débiteur émise, la facture débiteur à régler se trouvera dans la section Éléments impayés/acomptes jusqu’à réception du paiement. Une fois la facture débiteur réglée, déplacez-la vers la section Factures ouvertes et acceptez le paiement.
6. Clôturez la facture.

Afficher une liste des paymasters avec des paiements en attente

1. Cliquez sur Balance des tiers sur le tableau de bord.
2. Définissez le filtre Type dans Balance des débiteurs.
3. Cliquez sur Afficher le rapport.