Een paymaster account wordt gebruikt om kosten op een rekening te zetten en een enkele factuur uit te reiken. Een Paymaster account is nuttig voor:

• Het uitreiken van facturen aan klanten die niet bij de property verblijven en geen profiel aangemaakt hebben in Mews Operations (ook bekend als een Lobby Bar paymaster).
• Reisbureaus of bedrijven die regelmatig één factuur willen ontvangen voor alle boekingen van meerdere klanten, ook bekend als een City Ledger paymaster.

• Wat heb je nodig om te beginnen?
• Een paymaster account profiel creëren
• Je paymaster instellen
  • De paymaster aan een bedrijf koppelen
  • Een paymaster account classificatie toevoegen
  • Factureringsopties aanpassen
• Facturen met een paymaster beheren
  • Items overdragen van een open rekening naar een paymaster
  • Facturen verrekenen met een paymaster
  • Een lijst van paymasters met afwachtende betalingen bekijken

Wat heb je nodig om aan de slag te gaan?

• Als je een Lobby Bar paymaster creëert, heb je niks nodig om te beginnen.
• Voor een City Ledger paymaster, heb je het volgende nodig:
  • Een bedrijfsprofiel ingesteld voor de travel agency of het bedrijf dat aan de paymaster zal worden verbonden.
  • Een afspraak met de travel agency of het bedrijf om vast te stellen wanneer je facturen zal versturen (op een maandelijkse basis, bijvoorbeeld).

Een Paymaster account profiel aanmaken

Een paymaster is een soort gastprofiel. Om het aan te maken:

1. Ga naar hoofdmenu > Profielen > Gast.
2. In het E-mail veld, voer in het e-mailadres waar de facturen naar toe worden gestuurd.
3. In het Achternaam veld, voer "Paymaster" in, gevolgd door de naam van het bedrijf.

• Om een paymaster voor je restaurant of bar te creëren, voer een naam in die betrekking heeft tot dit gebied, zoals "Lobby Bar" of "Lobby tab".
• Om een paymaster voor individuele cliënten te creëren, voer hun naam en andere toepasselijke informatie zoals "Peter de Jong VIP tab".
• Het toevoegen van de bedrijfsnaam is belangrijk wanneer je in een multi-property omgeving bent om zeker te weten dat je het juiste paymaster profiel gebruikt, omdat gastprofielen tussen property's gedeeld kunnen worden.

4. Klik op Creëren.

Stel je paymaster in

De Paymaster aan een bedrijf koppelen

Om een paymaster aan een bedrijf te verbinden:

1. Open het paymaster account profiel.
2. Ga naar de Profiel tab.
3. In het Bedrijf veld, selecteer het bedrijf of de travel agency waaraan je de paymaster wilt verbinden.
4. Klik op Opslaan.

Voeg een paymaster account classificatie toe

Als je een point-of-sale (POS) hebt verbonden en je de account wilt identificeren als een paymaster in je POS systeem, of als je het alleen wilt classificeren met een klein icoontje naast de profielnaam in Mews Operations:

1. Open het Paymaster account profiel.
2. Ga naar de Interne gegevens tab.
3. In het Classificatie veld, selecteer het Paymaster account.
4. Klik Opslaan.

Factureringsopties aanpassen

Als een paymaster niet gefactureerd moet worden, zorg ervoor dat je de optie Factureerbaar niet geselecteerd hebt: Om dit te doen: Om dit te doen:

1. Open het paymaster account profiel.
2. Ga naar de Interne gegevens tab.
3. In het Opties veld, deselecteer Factureerbaar.
4. Klik Opslaan.

Facturen beheren met een Paymaster

Draag items over van een open rekening naar een Paymaster

1. Open de Rekeningen tab van het gastprofiel waar de items die je wilt overdragen op staan.
2. Verplaats rekening items van de sectie Onbetaalde items/aanbetalingen naar de sectie Bedrijfsrekeningen en draag ze over naar de travel agency of het bedrijf dat gefactureerd wordt.
   Let op: Als je een automatische geleidingsregel hebt ingesteld, zal de rekening al in dit gedeelte verschijnen en aan de travel agency of het bedrijf toegewezen worden.   
3. Klik Verplaatsen.
4. Selecteer Andere gast, zoek de paymaster op en klik OK. De items worden toegevoegd aan de facturering tab van het paymaster profiel (onder Onbetaalde items/ aanbetalingen).

Verreken facturen met een paymaster

1. Open het paymaster account profiel.
2. Ga naar het tabblad Facturering.
3. Verplaats alle kosten naar de sectie Open rekeningen.
4. Verstuur een proforma factuur om kosten bij de travel agency of het bedrijf te verifiëren.
5. Geef de factuur uit. Wanneer een factuur is uitgegeven, zal de te ontvangen factuur in de sectie Onbetaalde items/Aanbetalingen staan totdat je een betaling ontvangt. Wanneer een factuur betaald is, verplaats het naar de sectie Open rekeningen en neem de betaling.
6. Sluit de rekening.

Bekijk een lijst van paymasters met afwachtende betalingen

1. Klik op accountingoverzicht op het dashboard.
2. Stel de Type filter in op Nog te ontvangen.
3. Klik Bekijk rapport.