Comment configurer votre modèle de devis dans Mews Events

Le modèle de devis dans Mews Events définit la manière dont vos services et vos offres apparaissent lorsque vos clients reçoivent des devis.

 

En utilisant le modèle de devis dans Mews Events, vous pouvez : 

• Personnalisez votre marque avec des logos, des images et des coordonnées.

• Configurez le paiement, les informations de facturation et les politiques d'annulation.

• Configurer des outils de recherche de lieux et des préférences de contact par courrier électronique

 

Note: Vous devez configurer le modèle de devis avant de pouvoir créer des devis.

 

Pour accéder au modèle de devis, dans Mews Events, allez dans le menu principal > Settings > Quote template.

 

Dans cet article, vous apprendrez comment configurer un modèle de devis dans Mews Events :

• Étape 1 : Configurer la présentation commerciale
  • Ajout de votre logo et de vos images
  • Ajouter des détails sur le bien
  • Détails de la salle d'ajout, de la salle de séminaire et du restaurant
• Étape 2 : Configuration de l'en-tête
• Étape 3 : Configuration de la facturation
• Étape 4 : Configurer les politiques d'annulation
• Étape 5 : Configurer le paiement
• Étape 6 : Configuration de la signature
• Étape 7 : Configurer le système de recherche de lieux pour les citations
• Étape 8 : Configurer le courriel de contact de l'information

 

Étape 1 : Configurer la présentation commerciale 

Cette section permet de personnaliser l'apparence de votre devis, y compris la marque et le contenu promotionnel. Ici, vous pouvez mettre en valeur ce que votre propriété a de mieux à offrir, par exemple, vous pouvez ajouter des informations intéressantes sur vos espaces ou le restaurant. Vous pouvez visualiser les modifications que vous appliquez au devis dans la partie droite de l'écran de présentation commerciale.

 

Ajout de votre logo et de vos images 

1. Cliquez sur Présentation commerciale pour développer la section :
    
2. Cliquez sur Personnaliser.
3. Configurer l'en-tête: 
   1. Cliquez sur le logo pour développer la section. 
   2. Cliquez sur Ajouter une photo et ajoutez l'image de votre logo. Remarque: la taille de l'image ne doit pas dépasser 2 Mo.  
   3. Cliquez sur le logo de l'en-tête de la citation pour développer la section.
   4. Cliquez sur Ajouter l'image du logo de l'en-tête de votre devis. Remarque: la taille de l'image ne doit pas dépasser 2 Mo.
   5. Cliquez sur l'image de couverture pour développer la section.
   6. Importez l'image de votre logo. Remarque: la taille de l'image ne doit pas dépasser 2 Mo.
4. Cliquez sur Enregistrer pour conserver vos modifications dans cette section uniquement ou cliquez sur Suivant pour enregistrer vos modifications et poursuivre la configuration.

 

Ajouter des détails sur le bien

1. Dans le champ Titre de la section, saisissez le titre de la section pour personnaliser le titre. La valeur par défaut est "Extras". 
    
2. Cliquez sur Images pour développer la section. 
3. Ajoutez 3 images pour promouvoir votre propriété. Elles apparaissent dans votre devis et vous pouvez ajouter une description de l'image. Pour plus de détails, voir 5. 
4. Configurer les salles de séminaire
    
5. Utilisez les champs de l'éditeur pour ajouter des informations descriptives correspondant à chaque image que vous avez ajoutée au point 3. 
6. Cliquez sur Votre lieu de résidence pour développer la section.
7. Utilisez le champ de l'éditeur pour ajouter des informations descriptives sur votre emplacement, par exemple, spécifier la distance de l'aéroport le plus proche ou du centre ville.
8. Cliquez sur Vos coordonnées pour développer la section.
9. Ajoutez vos coordonnées : 
   • Prénom 
   • Nom de famille 
   • Adresse 
   • Code postal 
   • Ville 
   • Téléphone 
   • Courriel 
10. Utilisez les boutons de zoom de la carte pour ajuster le niveau de zoom de la carte afin d'obtenir un affichage précis de l'emplacement. 
11. Cliquez sur Vos médias sociaux pour développer la section. 
12. Ajoutez des liens vers vos médias sociaux, par exemple Instagram. 
13. Cliquez sur Enregistrer pour conserver vos modifications dans cette section uniquement ou cliquez sur Suivant pour enregistrer vos modifications et poursuivre la configuration.

 

Détails de la salle d'ajout, de la salle de séminaire et du restaurant

Configurez les éléments suivants : 

• Chambres : Ajoutez des images, des descriptions, des heures d'arrivée et de départ. 
• Salles de séminaire : Mettez en évidence les espaces et les installations destinés aux événements. 
• Restaurant : Faites la promotion des options de restauration à l'aide d'images et de descriptions. 
• Extras : Présentez des services supplémentaires avec des photos. 
• Devis de vente incitative : Ajoutez des articles promotionnels pour vendre des services supplémentaires. 

 

Configurer les salles

1. Dans le champ Titre de la section, saisissez le titre de la section pour personnaliser le titre. La valeur par défaut est "Rooms". 
2. Cliquez sur Images pour développer la section. 
3. Ajoutez 3 images pour promouvoir vos chambres. Ils apparaissent dans votre devis et vous pouvez ajouter une description informative. Pour plus de détails, voir 5. 
4. Cliquez sur Résumé pour développer la section.
5. Utilisez le champ de l'éditeur pour ajouter des informations descriptives correspondant aux images que vous avez ajoutées au point 3. 
6. Cliquez sur Check-in & Check-out pour développer la section. 
7. Saisissez les informations suivantes : 
   • Heure de check-in 
   • L'heure du check-out 
   • Disponibilité de la réception 
8. Cliquez sur Plus pour développer la section. 
9. Utilisez le champ de l'éditeur pour ajouter des informations descriptives sur vos chambres. 
10. Cliquez sur Enregistrer pour conserver vos modifications dans cette section uniquement ou cliquez sur Suivant pour enregistrer vos modifications et poursuivre la configuration. 

Configurer les salles de séminaire

1. Dans le champ Titre de la section, saisissez le titre de la section pour personnaliser le titre. La valeur par défaut est "Restaurant". 
2. Cliquez sur Images pour développer la section. 
3. Ajoutez 3 images pour promouvoir vos espaces. Ils apparaissent dans votre devis et vous pouvez ajouter une description informative. Pour plus de détails, voir 5. 
4. Cliquez sur Résumé pour développer la section.
5. Utilisez le champ de l'éditeur pour ajouter des informations descriptives correspondant aux images que vous avez ajoutées au point 3. 
6. Cliquez sur Plus pour développer la section. 
7. Utilisez le champ de l'éditeur pour ajouter des informations descriptives sur vos espaces. 
8. Cliquez sur Enregistrer pour conserver vos modifications dans cette section uniquement ou cliquez sur Suivant pour enregistrer vos modifications et poursuivre la configuration.

Configurer le restaurant

1. Dans le champ Titre de la section, saisissez le titre de la section pour personnaliser le titre. La valeur par défaut est "Devis upsale". 
2. Cliquez sur Images pour développer la section. 
3. Ajoutez 3 images pour promouvoir votre restaurant. Ils apparaissent dans votre devis et vous pouvez ajouter une description informative. Pour plus de détails, voir 5. 
4. Cliquez sur Résumé pour développer la section.
5. Utilisez le champ de l'éditeur pour ajouter des informations descriptives correspondant aux images que vous avez ajoutées au point 3. 
6. Cliquez sur Plus pour développer la section. 
7. Utilisez le champ de l'éditeur pour ajouter des informations descriptives sur votre restaurant. 
8. Cliquez sur Enregistrer pour conserver vos modifications dans cette section uniquement ou cliquez sur Suivant pour enregistrer vos modifications et poursuivre la configuration. 

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Configurer les extras

1. Dans le champ Titre de la section, saisissez le titre de la section pour personnaliser le titre. La valeur par défaut est "Détails". 
2. Cliquez sur Images pour développer la section. 
3. Ajoutez 3 images pour promouvoir vos extras. Ils apparaissent dans votre devis et vous pouvez ajouter une description informative. Pour plus de détails, voir 5. 
4. Cliquez sur Résumé pour développer la section.
5. Utilisez le champ de l'éditeur pour ajouter des informations correspondant aux images que vous avez ajoutées au point 3. 
6. Cliquez sur Plus pour développer la section. 
7. Utilisez le champ de l'éditeur pour ajouter des informations descriptives sur vos extras. 
8. Cliquez sur Enregistrer pour conserver vos modifications dans cette section uniquement ou cliquez sur Suivant pour enregistrer vos modifications et poursuivre la configuration.

Configurer le devis pour les ventes additionnelles

1. Dans le champ Titre de la section , saisissez le titre de la section pour personnaliser le titre. La valeur par défaut est "Salles de séminaire". 
2. Cliquez sur + Ajouter une vente incitative. 
3. Cliquez sur Résumé pour développer la section. 
4. Ajoutez une image pour promouvoir votre produit d'appel. 
5. Utilisez le champ de l'éditeur pour ajouter une description informative. 
6. Cliquez sur + Ajouter une vente incitative pour ajouter d'autres articles. 
7. Cliquez sur Enregistrer pour conserver vos modifications.

 

Étape 2 : Configuration de l'en-tête 

L'en-tête que vous configurez dans cette section apparaît dans les documents correspondant à votre devis, par exemple sur les factures pro forma.

1. Sur la page principale du modèle, cliquez sur En-tête pour développer la section.
2. Ajoutez les détails de la propriété : 
   • Nom du bien 
   • Nom légal de l'entreprise 
   • Adresse 
   • Code postal 
   • Ville 
   • Numéro SIRET 
   • Numéro de TVA 
3. Cliquez sur Sauvegarder.

 

Étape 3 : Configuration de la facturation 

1. Sur la page principale du modèle, cliquez sur Facturation pour développer la section. 
2.  Ajoutez les détails de la facturation : 
   • Numéro RCS 
   • IBAN 
   • Nom à afficher sur la facture 
   • Banque 
   • BIC 
   • Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser l'éditeur de texte pour ajouter des commentaires. 
3. Cliquez sur Sauvegarder. 

 

Étape 4 : Configurer les politiques d'annulation 

1. Sur la page principale du modèle, cliquez sur Politiques d'annulation pour développer la section. 
2. Sélectionnez la politique d'annulation par défaut que vous souhaitez utiliser pour vos devis. 
3. Cliquez sur Sauvegarder. 

 

Étape 5 : Configurer le paiement 

1. Sur la page principale du modèle, cliquez sur Paiement pour développer la section.
    
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez le plan d'événement pour configurer le type de paiement et la période de validité correspondants. 
3. Configurez le type de paiement et la période de validité du devis.
4. Si vous le souhaitez, cliquez sur la case à cocher Option ferme pour bloquer les espaces pendant toute la durée du devis. 
5. Pour définir les conditions de dépôt, cliquez sur Ajouter un dépôt et configurez le pourcentage de dépôt et la date limite de paiement du dépôt avant l'arrivée. 
6. Cliquez sur Sauvegarder. 

 

Étape 6 : Configuration de la signature 

La signature que vous configurez dans cette section apparaît sur les contrats à côté de la signature du client après que le système a créé un fichier PDF avec le contrat. 

1. Sur la page principale du modèle, cliquez sur Signature pour développer la section. 
2. Cliquez sur Ajouter ou modifier votre signature. 
3. Utilisez le champ de l'éditeur pour dessiner votre signature :  
4. Cliquez sur Valider. Corrigez les erreurs potentielles, le cas échéant. Note: Vous ne pouvez ajouter qu'une seule signature.  
5. Cliquez sur Sauvegarder. 

 

Étape 7 : Configurer le système de recherche de lieux pour les citations 

Un chercheur de lieux est un tiers, par exemple un organisateur de mariages, qui contacte votre propriété pour obtenir un devis. La mise en place d'un système de recherche de lieux vous permet d'étiqueter facilement les citations et de sélectionner celle qui vous convient. L'outil de recherche de lieux sélectionné apparaît dans Analytics, ce qui vous permet de suivre les revenus qu'il génère. 

1. Sur la page principale du modèle, cliquez sur Recherche de lieux pour développer la section. 
2. Cliquez sur + Ajouter. 
3. Indiquez le titre de l'outil de recherche de lieux. 
4. Cliquez sur Sauvegarder. 

 

Étape 8 : Configurer l'adresse électronique du contact 

1. Sur la page principale du modèle, cliquez sur Information contact email pour développer la section.
    
2. Pour utiliser les informations de contact directement à partir du devis et non du modèle, cliquez sur la case à cocher Utiliser les informations du devis. Cela permet de s'assurer que les paramètres du modèle de devis ne remplacent pas les détails du compte Mews Events. 
3. Pour personnaliser les informations de la personne qui envoie les courriels contenant des citations, configurez les éléments suivants : 
   • Téléphone 
   • Courriel de contact 
   • Nom complet de la personne qui envoie le courriel 
   • Utilisez le champ de l'éditeur pour personnaliser le paragraphe de clôture de votre courriel. 
4. Cliquez sur Sauvegarder. 

 

Cela permet de créer un modèle de devis pour votre bien. Vous pouvez personnaliser davantage vos devis lors de leur création.

 

Pour en savoir plus sur la création de citations dans Mews Events , cliquez ici.