Om vooruitbetalingen of openstaande saldi vanuit je oude property management system over te zetten, moet je ze handmatig naar Mews importeren als externe betalingen of met de aanbetalingsfunctie van Mews.

• Als je al btw hebt aangegeven voor je toekomstige verblijven, moet je de aanbetalingsfunctie gebruiken.
• Als je de btw nog niet hebt gedeclareerd, moet je een externe betaling opboeken.

Externe betalingen opboeken wanneer btw niet gedeclareerd is

Stap 1: Maak een accountingcategorie aan voor vooruitbetalingen 

1. Ga naar het hoofdmenu > Instellingen > Accommodatie.  
2. Klik op het keuzemenu Financiën en selecteer Accountingcategorieën. 
3. Klik op de plusknop om een nieuwe accountingcategorie aan te maken die specifiek aan deze vooruitbetalingen is gewijd. 

Stap 2: Schakel Kruisverrekening in

1. Ga naar het hoofdmenu > Instellingen > Accommodatie. 
2. Klik op het keuzemenu Financiën en dan op Accountingconfiguratie. 
3. Zorg er in het veld Externe betalingstypes voor dat je Kruisverrekening in het keuzemenu inschakelt.

Stap 3: Stel de relevante accountingcategorie in  

1. Scrol op dezelfde pagina 'Accountingcategorieën' naar beneden tot het veld Externe betalingen en klik dan op het keuzemenu voor Kruisverrekening. 
2. Kies de Accountingcategorie die je zojuist hebt aangemaakt. 

Stap 4: Maak gast- of bedrijfsprofielen aan 

Je moet het relevante gast- of bedrijfsprofiel aanmaken, zodat je deze saldi in rekening kunt brengen. 

• Als je een importbestand gebruikt, importeer dit dan samen met de reservering, voor eventuele toekomstige verblijven. 
• Als je de boekingen handmatig aanmaakt, maak dan gewoon de gastprofielen samen met de reservering aan. 
• Je moet Paymasters handmatig in het systeem aanmaken voor bedrijfsfacturering. 
• Voor openstaande saldi met betrekking tot reserveringen in het verleden die buiten je venster bewerkbare geschiedenis vallen, moet je het gastprofiel handmatig in het systeem aanmaken. Je kunt hier leren hoe je gastprofielen kunt aanmaken en hier hoe je bedrijfsprofielen kunt aanmaken.  

Stap 5: Boek de saldi op 

1. Zoek je klant.
2. Ga naar het tabblad Rekeningen. 
3. Ga naar Betalingen en selecteer Externe betalingen. 
4. Vul het bedrag in dat is betaald, selecteer het type Kruisverrekening en klik op Creëren. 

Stap 6: Controleer alle overgezette saldi 

Maak na het opboeken van alle betalingen een Accountingrapport dat is gegroepeerd op accountingcategorie om de uiteindelijke bedragen te vergelijken met het rapport van je vorige PMS om ervoor te zorgen dat het saldo correct is.
 

Stap 7: Sluit de rekening in je oude PMS 

1. Verkort de reservering van je gast in de oude PMS en sluit die rekening in overleg met je accountant. 
2. Maak een rapport met deze betalingen. 
3. Maak het restant van de nachten met het reserveringsnachttarief in Mews en laat de gast weten dat deze twee rekeningen zal ontvangen. 

Je hebt de betalingen nu overgezet van een oude PMS als je geen btw hebt gedeclareerd.