Quitter Mews

Pour résilier votre contrat avec Mews, contactez votre Customer Success Manager ou utilisez l'assistant virtuel Mews dans Mews Operations, et fournissez une lettre de résiliation écrite afin de recevoir un accusé de réception de votre résiliation.

Remarque : les délais de préavis varient selon le type de contrat ; veuillez consulter les conditions générales de vente de votre contrat pour connaître les modalités qui s'appliquent à votre situation.

L'équipe Mews vous envoie des rappels par e-mail afin que vous puissiez mener à bien toutes vos tâches avant la date de résiliation. La nature de la communication que vous recevrez dépendra du moment où Mews confirmera votre résiliation :

1. Dès que Mews aura validé votre résiliation, vous recevrez un e-mail de confirmation de résiliation.
2. Votre compte Mews affiche une bannière vous informant de la résiliation.
3. Si Mews confirme cette opération plus d'un mois à l'avance, vous recevrez trois rappels par e-mail : un mois, une semaine et un jour avant la date de suppression.
4. Le dernier rappel est envoyé un jour avant la date de suppression. À la date de suppression, l'accès est retiré à tous les utilisateurs et le compte est supprimé de manière irréversible.

Il y a deux dates clés au cours de votre processus de départ, et il est important de noter qu'elles ne coïncident souvent pas :

• Date à laquelle vous cessez d'utiliser Mews : il s'agit de la date à laquelle vous cessez de prendre des réservations, d'effectuer le check-in des clients, d'encaisser les paiements et de gérer les opérations quotidiennes.
• Date de résiliation : il s'agit de la date contractuelle à laquelle votre abonnement prend fin et à laquelle votre compte peut être supprimé.

Si vous avez cessé d'utiliser Mews mais que la date de résiliation n'est pas encore arrivée, mettez votre compte en état de dormance sécurisée pendant cette période intermédiaire. Cela empêche le système d'agir en votre nom lorsqu'il n'est pas géré, et permet d'éviter des frais imprévus, l'envoi d'e-mails et des problèmes de disponibilité.

Vous devez effectuer les tâches suivantes :

1. Désactiver les paiements. Cela permet d'empêcher tout nouveau prélèvement automatique, toute nouvelle saisie ou toute nouvelle demande de paiement. Demandez à ce que vos paiements soient désactivés via l'assistant virtuel Mews dans Mews Operations.
2. Limiter la disponibilité pour toutes les dates à venir (fermé pour le séjour). Cela empêche toute nouvelle réservation d'être enregistrée via vos canaux de réservation. Pour ce faire, dans Mews Operations, accédez au menu principal > Paramètres > Services > Cliquez sur Services réservables > Restriction > + Créer une nouvelle restriction.
3. Désactiver tous les e-mails. Cela comprend les e-mails de confirmation, ceux envoyés avant l'arrivée et les e-mails programmés ; le système cesse ainsi de contacter les clients en votre nom. Pour ce faire, dans Mews Operations, accédez au menu principal > Paramètres > Services > Services réservables > Options de séjour > Décochez tous les paramètres liés aux e-mails > Sauvegarder.
4. Désactiver le check-in et le check-out automatiques, s'ils sont activés. Cela empêche le système de traiter les arrivées et les départs liés aux réservations que vous ne gérez plus. Pour ce faire, dans Mews Operations, accédez au menu principal > Paramètres > Services > Services réservables > Options de séjour > Décochez toutes les options de check-in et le check-out automatiques > Sauvegarder.
5. Désactiver les intégrations, à une exception près. Désactivez vos intégrations actives afin que les systèmes connectés cessent de se synchroniser. Veillez à maintenir activées toutes les intégrations relatives aux déclarations fiscales, policières ou touristiques si vous en avez encore besoin pour respecter les obligations déclaratives en vigueur dans votre cadre juridique. Si vous les désactivez trop tôt, vous risquez de ne plus être en mesure de respecter vos obligations légales ; ne les désactivez donc que lorsque vous êtes certain de ne plus en avoir besoin.

Cet état de dormance couvre la période précédant votre date de résiliation. Les étapes à suivre pour désactiver définitivement les intégrations et les passerelles de paiement lors de la désinscription sont décrites dans les sections Intégrations et Passerelles de paiement ci-dessous.

C'est l'étape la plus importante de la procédure de départ. Tout ce dont vous aurez besoin après votre départ, vous devrez l'exporter et le stocker vous-même avant la date de résiliation.

Vous pouvez exporter tous les rapports de Mews ; le système génère alors le fichier au format .xlsx. Les données que vous exportez et la durée de conservation de ces données dépendent de vos propres activités et des obligations légales en vigueur dans votre juridiction.

Remarque : C'est à vous de décider ce que vous souhaitez stocker en externe, notamment si vous exercez vos activités dans plusieurs pays où les exigences varient. Mews n'est pas en mesure de vous indiquer les documents que vous êtes légalement tenu de conserver ; en cas de doute, veuillez consulter votre comptable ou votre conseiller juridique.

Vous souhaiterez peut-être exporter les rapports suivants :

• Rapport Réservations, concernant aussi bien les réservations futures que passées. Vous devez transférer les réservations à venir vers votre nouveau système de gestion hôtelière. Discutez avec votre nouveau partenaire pour savoir s'il s'agit d'une saisie manuelle ou d'un téléversement.
• Balance des encours et Balance des débiteurs, pour assurer le suivi des factures débiteur impayées.
• Rapport Statistiques client, concernant les données clients.
• Rapport Comptable, à l'attention de votre Équipe Finances.
• Rapport Paiements, pour les paiements et pour effectuer le rapprochement de vos versements.
• Rapport de gestion, pour un aperçu complet.
• Tout autre rapport dont votre entreprise a besoin ou qu'elle est légalement tenue de conserver.
• Établissements en Allemagne : si vous avez besoin d'exporter un ensemble de données conforme à la norme GoBD, découvrez ici comment procéder. N'oubliez pas que la réglementation allemande en matière de conservation des documents, par exemple l'article 147 de l'AO, peut vous obliger à conserver vos factures débiteur et vos documents fiscaux pendant une durée pouvant aller jusqu'à 10 ans ; veillez donc à disposer de tous les éléments nécessaires avant de les supprimer.
• Établissements en Autriche : vous devez disposer d'un reçu définitif issu de l'intégration de votre Registrierkasse. Pour y accéder, dans Mews Operations, rendez-vous dans le menu principal > Finances > Rapport Enregistrement fiscal.

Informez vos partenaires d'intégration, tels que les channel managers et les systèmes de gestion des réservations, ou mettez fin à votre collaboration avec eux, selon que vous les transfériez vers un nouveau partenaire ou que vous mettiez fin au partenariat. Lorsque vous n'avez plus besoin d'une intégration, désactivez-la puis supprimez-la sur Mews via Mews Operations > Marketplace > Mes abonnements.

Certaines intégrations doivent être supprimées manuellement pour éviter des frais récurrents :

• Intégrations Mews : vous devez supprimer manuellement les intégrations Mews, telles que Mews Analytics ou Mews Premium Support, avant la résiliation de votre compte.
  • Mews Premium Support applique une période de préavis de 3 mois en cas de résiliation ; veillez donc à résilier votre abonnement suffisamment à l'avance.
• Intégrations de paiement : vous ne pouvez pas supprimer vous-même les intégrations de paiement, telles que Stripe ou Adyen. L'équipe Mews Support les supprime à l'issue de votre période de préavis.
• Intégrations FC-IT : si vous disposez de rapports Power BI personnalisés, veuillez informer FC-IT de votre départ afin d'éviter toute facturation ultérieure.
• Omniboost : Si vous disposez d'intégrations Omniboost, informez Omniboost de votre départ afin d'éviter toute facturation ultérieure.

Pour les fournisseurs de services de paiement Stripe et Adyen, Mews suspend les versements avant la résiliation du contrat en cas de nouvelles rétrofacturations. Lors de la suppression du compte, Mews vous verse automatiquement le solde restant.

Si votre établissement dispose d'un acompte en cas de rétrofacturation, Mews :

• rembourse le solde du marchand à hauteur du montant de l'acompte,
• conserve l'acompte pendant 90 jours après le départ, et
• Libère l'acompte au bout de 90 jours.