Als je besluit je contract met Mews te beëindigen, neem dan contact op met je Customer Success Manager of ga naar de digitale assistent van Mews in Mews Operations met een schriftelijke opzeggingsbrief, zodat je een ontvangstbewijs van de beëindiging ontvangt.

Let op: Houd er rekening mee dat opzegtermijnen verschillen per contractmodel, dus zorg ervoor dat je je contract en de algemene voorwaarden hebt gecontroleerd voor de relevante details.

In dit artikel leer je meer over:

• Offboarding taken
• Data extraheren
• Hoe je een rapport exporteert
• Rekeningen & facturen
• Integraties
• Betaalgateways

Offboarding-taken

• Het Mews Support team stuurt je herinneringen per e-mail om ervoor te zorgen dat alle taken zijn afgemaakt voor je opzegging.
• Het Support team stuurt drie herinneringen naar de accommodaties die offboarden, afhankelijk van hoe ver van tevoren Mews hun respectieve opzegbrief ontvangt.
  • Als het meer dan 1 maand van tevoren is, stuurt Mews Support offboarding-instructies naar de klant.
  • Uploadt offboarding-taken naar Mews Operations.
  • Daarna stuurt support een herinnering 1 maand voor de offboarding.
• Het Mews Support team stuurt herinneringen:
  • 1 maand voor de verwijderingsdatum, 
  • 1 week voor de verwijderingsdatum en tenslotte,
  • 1 dag voor de verwijderingsdatum, wat de toegang tot het systeem voor alle gebruikers verwijdert en het account onherroepelijk verwijdert.

Data extraheren

Het is heel eenvoudig om data uit Mews te downloaden, omdat elk rapport in Mews geëxporteerd kan worden. Het geëxporteerde bestand wordt in .xlsx formaat geleverd.
 

De data die je moet exporteren kan per land verschillen, afhankelijk van je wettelijke verplichtingen, zakelijke redenen en ook de tijdsperiode, dus hoeveel historische data je moet opslaan.

Let op: Je moet bepalen welke data je extern moet opslaan, vooral als je in meerdere landen actief bent waar de eisen sterk kunnen verschillen.

Hier zijn een aantal rapporten die je moet exporteren. Let op: Je kunt dit per je behoeftes uitbreiden of aanpassen.

• Reserveringsrapport voor toekomstige reserveringen, kun je het Reserveringsrapport exporteren. Je moet deze reserveringen overbrengen naar je nieuwe property management systeem. Je moet met je toekomstige partner overleggen hoe ze je toekomstige boekingen in hun systeem kunnen incorporeren; dit kan handmatig invoeren zijn of via een upload.
• Historische reserveringen; gebruik het Reserveringsrapport hier ook voor.
• Gastenoverzicht en debiteuren: om uitstaande facturen na te gaan.
• Gaststatistiekenrapport voor gastgegevens.
• Accountingrapport voor je afdeling financiën/accounting.
• Betalingsrapport voor betalingen en ook om je uitbetalingen af te stemmen.
• Managersrapport voor een compleet overzicht.
• Andere relevante rapporten die jouw bedrijf nodig heeft of die je wettelijk verplicht bent om op te slaan.

Hoe je een rapport exporteert

1. Vanuit het Mews Dashboard in het gedeelte Rapporten, klik op het Reserveringsrapport.
2. Kies je gewenste filters zoals het benodigde tijdsbestek in de filters aan de rechterkant.
3. Klik daarna op Exporteren en dan Exporteer naar Excel rechts en onderaan.
4. Het systeem voegt het rapport toe aan de exportwachtrij. Vanaf de melding hieronder, klik op Exporten.
5. Zodra de status verandert in "succesvol", kun je het bestand downloaden door op het bestand in de resultaatkolom te klikken, waarna een Excel-bestand wordt gedownload en geopend. Het bestand wordt geopend als een Excel-bestand.

Rekeningen & facturen

Je kunt hier informatie vinden over het downloaden van je rekeningen en facturen. 

Als je al je rekeningen en facturen in bulk wilt downloaden, neem dan contact op met Mews Support via e-mail door te reageren op het off-boarding ticket.

Als een gast een correctie van een factuur nodig heeft nadat je opzegtermijn is afgelopen, kun je het alleen corrigeren in je externe accounting systeem en handmatig een nieuwe factuur uitgeven.
 

Integratie

Zorg ervoor dat je je integratiepartners, zoals channel managers en reserveringsbeheer systemen, informeert of opzegt als je ze moet koppelen aan een nieuwe partner of de samenwerking wilt beëindigen. Wanneer je ze niet meer nodig hebt, moet je deze in Mews deactiveren en verwijderen, via Mews Operations > hoofdmenu > Marketplace > Mijn abonnementen.
Accommodaties moeten Mews-integraties zoals Mews Analytics, Mews Premium Support of vergelijkbare handmatig verwijderen.

• Zorg ervoor dat je deze integraties voor offboarding handmatig deactiveert en verwijderd om voortdurende kosten te voorkomen.
• Zorg ervoor om de Mews Premium Support integratie op te zeggen omdat het een opzegtermijn van 3 maanden heeft. Let op: Je kunt Merchant integraties, d.w.z. Stripe/Adyen integraties, niet verwijderen. Het Mews Support team verwijdert deze na je opzegtermijn.
• FC-IT integraties: Als je hotel op maat gemaakte PowerBI rapporten heeft, zorg ervoor dat je FC-IT over je offboarding/opzegging op de hoogte stelt, om verdere facturering te vermijden.
• Omniboost: Als je hotel integraties van Omniboost heeft, zorg ervoor dat je Omniboost over je offboarding/opzegging op de hoogte stelt, om verdere facturering te vermijden.
• Specifiek voor Oostenrijk: Je zult een laatste ontvangstbewijs van je Registrierkasse integratie nodig hebben. Je kunt dit vinden via Mews Operations > hoofdmenu > Financiën > Fiscaal dossier-rapport. Hier vind je de handleiding met meer informatie.

Betaalgateways

Voor leverancier Stripe en/of Adyen stopt Mews voor offboarding de uitbetalingen, voor het geval Mews nog chargebacks ontvangt. Nadat het account is verwijderd, betaalt Mews het resterende saldo automatisch aan je uit.

Als je hotel een chargeback aanbetaling heeft,

• wordt het handelaars-saldo uitbetaald tot het bedrag voor de aanbetaling en
• bewaart Mews de aanbetaling negentig dagen lang na offboarding.
• Na afloop van negentig dagen, geeft Mews de aanbetaling vrij.

• wordt toegang tot het systeem uitgezet en
• is het account onherroepelijk verwijderd.