Het aannemen van betalingen is een cruciaal onderdeel van het werk van elk personeelslid. Of het nu gaat om het verwerken van de rekening van een gast via de Mews Terminal, een vooraf geautoriseerde betaling vastleggen of een betaling die niet correct verwerkt is - de nauwkeurige en efficiënte behandeling van betalingen is essentieel.

Afhankelijk van welke betaalmethoden je accepteert, kunnen gasten betalingen maken met:

• Een betaalkaart, via online betaling of betaling via een Mews Terminal,
• Contant, of
• Een extern betaaltype, bijvoorbeeld een cheque of bankoverschrijving

In Mews Operations kunnen personeelsleden betalingen bij elke fase van het bezoek van een gast aannemen en verwerken. Dit doen ze vanuit de volgende twee tabbladen in het gastprofiel:

• Betalingen
• Rekeningen

• Een betaling kunt aannemen en een rekening afhandelen 
  • Een rekening met betaalkaart via Mews Terminal afhandelen
  • Een rekening met betaalkaart via payment gateway afhandelen
  • Een rekening met contanten, cheque of bankoverschrijving afhandelen
• Een betaling aannemen zonder de rekening af te handelen
• Een vooraf geautoriseerde betaling vastleggen
• Een factuur uitreiken
• Problemen oplossen
  • Een betaling die niet is verwerkt
  • Een verkeerde rekening waarvoor de gast een terugbetaling nodig heeft
• Automatische betaling

Een betaling aannemen en een rekening afhandelen 

Als een rekening klaar is om verrekend te worden, kun je specifiek voor die rekening een betaling ontvangen.
 

Een rekening met betaalkaart via Mews Terminal afhandelen

1. Open het gastprofiel.
2. Ga naar het tabblad Facturering . Zoek de rekening die je wilt vereffenen.
3. Klik op Betaling verwerken.

 

4. Kies Terminal.

 

 

5. Controleer de betaalgegevens en voer eventuele wijzigingen door als dit nodig is. Mews vult betaalgegevens zoals het bedrag automatisch vooraf in.
6. Klik Creëer.

Een rekening met betaalkaart via payment gateway afhandelen

1. Open het gastprofiel.
2. Ga naar het tabblad Rekeningen. Zoek de rekening die je wilt vereffenen.
3. Klik op Betaling verwerken.

 

4. Selecteer Online betaling.

 

5. Controleer de betaalgegevens en voer eventuele wijzigingen door als dit nodig is. Mews vult betaalgegevens zoals het bedrag automatisch vooraf in.
6. Klik op Indienen.

Een rekening met contanten, cheque of bankoverschrijving afhandelen

1. Open het gastprofiel.
2. Ga naar het tabblad Rekeningen. Zoek de rekening die je wilt vereffenen.
3. Klik op naast Betaling verwerken.

 

4. Selecteer Externe betaling toevoegen.
5. Selecteer een van de volgende opties:
   • Contante betaling.
   • Externe betaling.

6. Controleer de betaalgegevens en voer eventuele wijzigingen door als dit nodig is. Mews vult betaalgegevens zoals het bedrag automatisch vooraf in. Let op:

• • Als je Contante betaling selecteert, kun je,
    • kies de gewenste kassa in het vervolgkeuzemenu Kassa.
    • voeg extra informatie toe aan het veld Opmerkingen.
  • Als je Externe betaling selecteert, kun je de volgende acties ondernemen:
    • kies de gewenste betaalmethode in het vervolgkeuzemenu Type.
    • sla een unieke identificatiecode op om met andere systemen te mappen door een Extern identificatienummer toe te voegen.
    • voeg extra informatie toe aan het veld Opmerkingen.

7. Klik op Indienen.

Een betaling aannemen zonder de rekening af te handelen

1. Open het gastprofiel.
2. Ga naar het tabblad Betalingen. Om de betaling aan te nemen:

• Met een kaart die al in het bestand staat:
  1. Klik onder Betalingen op Betaling verwerken.
  2. Selecteer een van de volgende opties:
     • Online betaling.
     • Terminal.

1. 1. 3. Controleer de betaalgegevens en voer eventuele wijzigingen door als dit nodig is.
      4. Klik op Indienen.

• Met contant geld of externe betaling:
  1. Klik onder Betalingen op naast Betaling verwerken.
  2. Selecteer Externe betaling toevoegen
  3. Selecteer een van de volgende opties:
     • Contante betaling.
     • Externe betaling.
  4. Controleer de betaalgegevens en voer eventuele wijzigingen door als dit nodig is.
  5. Klik op Indienen.

3. Mews geeft de betaling weer onder Onbetaalde items op het tabblad Facturering.
4. Wanneer je klaar bent om de rekening af te handelen, verplaats je de betaling naar de open rekening.

Een vooraf geautoriseerde betaling vastleggen

Als een betaling vooraf geautoriseerd is, kun je het gereserveerde saldo op de bankrekening van de gast als volgt “vastleggen”:

1. Open het gastprofiel.
2. Ga naar het tabblad Facturering. Zoek de rekening met de vooraf geautoriseerde betaling.
3. Klik op Betaling verwerken.
4. Mews geeft het zijvenster Betaling verwerken weer. Kies uit de volgende opties:
   • Om de pre-autorisatie vast te leggen met een kaart via Mews Terminal of payment gateway, klik je op Betaling aannemen van gast. Klik vervolgens op Online betaling of Terminal.
5. Als er pre-autorisaties beschikbaar zijn, geeft Mews het veld Pre-autorisatie weer. Let op: Mews vult het veld Pre-autorisatie in met de pre-autorisatie die het dichtst bij de vervaldatum ligt.
6. Klik op om de gewenste pre-autorisatie te selecteren in het vervolgkeuzemenu. Let op: Het vervolgkeuzemenu toont het volgende:
   • Alle pre-autorisaties, zelfs als er meerdere pre-autorisaties op dezelfde kaart staan.
   • Alleen pre-autorisaties met de status Belastbaar.
7. Controleer het Bedrag, de Valuta en voeg eventuele extra betalingsinformatie toe in de velden. Let op:
   • Je kunt alleen een bedrag invoeren dat gelijk is aan of lager is dan het pre-autorisatiebedrag.
   • Mews geeft het veld Valuta weer als alleen-lezen.
8. Klik op Indienen.
9. Mews geeft de betaling dan weer met de status In rekening gebracht op de rekening van de reservering.

Een factuur uitreiken

Als je de betaling nog niet wilt aannemen, kun je de rekening afronden door een factuur uit te reiken die later betaald kan worden.

1. Open het gastprofiel.
2. Ga naar het tabblad Facturering.
3. Klik naast de rekening die je wilt vereffenen op Factuur uitgeven.
4. Controleer de factuurgegevens.
5. Klik op Factuur uitgeven.

Problemen oplossen

Een betaling die niet gelukt is

Als de betaling niet succesvol verwerkt is, geeft Mews dit als een betalingspoging aan in het systeem. Om de details van de mislukte betaling te bekijken:

1. Open het gastprofiel.
2. Ga naar het tabblad Betalingen .
3. Zoek onder Betalingspogingen de mislukte betaling op. Als de betaling mislukt is omdat er iets mis is met de kaart waarmee deze gedaan was, zal de kaart worden uitgeschakeld.
4. Scrol omhoog tot aan de sectieBetaalmethodes om te zien of het systeem de kaart van de gast heeft aangemerkt met de status Uitgeschakeld.

Een verkeerde rekening waarvoor de gast terugbetaald moet worden

Als je een gast moet terugbetalen, moet je eerst de fouten op hun rekening corrigeren.

Om de gast terug te betalen:

1. Open het gastprofiel.
2. Ga naar het tabblad Betalingen .
3. Zoek onder Betalingen de betaling op die in rekening is gebracht.
4. Klik op naast het bedrag om de betaling terug te betalen.
5. Kies Terugbetaling.
6. Voer het Terug te betalen bedrag en de Reden in.
7. Klik op Terugbetaling.

De terugbetaling op de kaart verschijnt dan onder Betalingen.

 

Om de terugbetalingsgegevens van de kaart te bekijken, met inbegrip van het Referentienummer van het Acquirer Reference Number (ARN):

1. Klik onder Betalingen op de kaartterugbetaling in de kolom Type.

Het scherm Terugbetalingen betaalkaart geeft de volgende details weer:

• Gast: De naam van de gast.
• Gecreëerd: De datum en tijd van de terugbetaling.
• Status: De betaalstatus van de terugbetaling.
• Bedrag: Het teruggestorte bedrag.
• ARN: Het Acquirer Reference Number. Deel dit met je gast zodat ze de terugbetaling bij hun bank kunnen volgen.

 

Automatische betalingen

Automatische betalingen triggeren een bericht dat helemaal bovenaan het tabblad Betalingen wordt weergegeven en automatische betalingen en pre-autorisaties toont die voor de toekomst gepland staan.



Het bericht geeft aan dat de betalingen kunnen worden bekeken in de tabel 'Geplande betalingen en pre-autorisaties'. De tabel geeft extra informatie over reserveringsnummer, regel, type en geplande datum en tijd.



Je kunt hier meer leren over het aannemen van betalingen van gasten die niet bij je accommodatie verblijven.