Mews Accounts Receivable (AR) is een geïntegreerd pakket functies waarmee je vastgoedbedrijf automatisch facturen kan versturen, betalingen kan innen en deze kan afstemmen met openstaande saldi, allemaal rechtstreeks in Mews Operations. In plaats van heen en weer te schakelen tussen Mews, je bankportaal en spreadsheets om bij te houden wie wat heeft betaald, houdt AR de volledige levenscyclus van een factuur bij binnen Mews: van het versturen van de factuur, via het ontvangen van de betaling, tot het afsluiten van de factuur in je overzicht.

 

AR is bedoeld voor het operationele hotelpersoneel dat toegang heeft tot de financiële grootboeken op Mews en voor je boekhoudteam. Dit is bedoeld voor accommodaties die werken met facturering achteraf; meestal zakelijke accounts, reisbureaus, groepsboekingen en gasten die een long stay hebben en op basis van een factuur betalen in plaats van bij het uitchecken.

 

In dit artikel leer je meer over:

• Accounts Receivable in Mews Operations
  • Wat Accounts Receivable omvat
  • Hoe de levenscyclus van een factuur in zijn werk gaat
  • Beschikbaarheid
  • Zo ga je aan de slag
  • Hoe instel je factuurautomatisering?
  • Uitzonderingsgevallen bij activering
  • Hoe je het kunt uitschakelen
  • Permissions

Accounts Receivable in Mews Operations

Wat Accounts Receivable omvat

Accounts Receivable bundelt verschillende functies. De handmatige versies staan op Mews en zijn gratis te gebruiken. De geautomatiseerde functies kun je ontgrendelen met een AR-abonnement.

 

Handmatige Accounts Receivable (inbegrepen bij Mews):

• Facturen handmatig aanmaken en beheren
• Externe betalingen handmatig afstemmen
• Koppel handmatig één betaling aan één of meer facturen
• Handmatig herinneringen voor losse of bulk-betalingen versturen
• Betalingen verwerken voor één of meerdere facturen
• Herinneringen: Stuurt een e-mailherinnering over de betaling van een factuur. Kan voor één of meerdere facturen aan dezelfde debiteur worden verstuurd.
• Meerdere facturen in één keer verwerken: Hiermee wordt één binnenkomende betaling in één keer verrekend met meerdere openstaande facturen. Facturen worden automatisch afgesloten en afgestemd.

 

 

Je kunt kiezen tussen Handmatige of Geautomatiseerde Accounts Receivable. Als je ‘Geautomatiseerde debiteurenadministratie’ selecteert, schakelt het systeem automatisch ook ‘Handmatige debiteurenadministratie’ in. Als je een van beide opties kiest, schakelt Mews het bijhouden van facturen in. Als je Accounts Receivable niet selecteert, schakelt het systeem het bijhouden van facturen uit. Zodra het systeem actief is, worden de verzonden facturen in het debiteurenoverzicht bijgehouden als onbetaald. Daar kun je openstaande bedragen in de gaten houden, herinneringen versturen en betalingen verwerken. Zie ‘Het bijhouden van nog te ontvangen vorderingen inschakelen en beheren ’ en ‘Het debiteurenoverzicht’.

 

Geautomatiseerde Accounts Receivable

Let op: Alle functies die beschikbaar zijn in Handmatige AR blijven actief in Geautomatiseerde AR.

 

• Automatisch facturen versturen: Je kunt facturen voor één verblijf opstellen en deze bij het afrekenen automatisch versturen, met een instelbare vertraging. Geconfigureerd via factureringsautomatisering.
• Factuuroverzichten: Een samenvatting waarin alle openstaande facturen van een bedrijf over een bepaalde periode staan vermeld, inclusief betalingsinstructies. Handig voor klanten met meerdere openstaande facturen.
• Automatische herinneringen (binnenkort beschikbaar): Stuurt automatisch een e-mailherinnering over de betaling van een factuur. Kan voor één of meerdere facturen aan dezelfde debiteur worden verstuurd.
• Betalingslink voor facturen (Payment Request via factuur): Voegt een betalingslink toe aan facturen, zodat gasten of bedrijven direct online kunnen betalen. Je kunt de ondersteunde betaalmethoden configureren in de instellingen van de accountingconfiguratie.
• Betalingslink voor facturen (Payment Request via factuur): Voegt een betalingslink toe aan facturen, zodat gasten of bedrijven direct online kunnen betalen. Je kunt de ondersteunde betaalmethoden configureren in de instellingen van de accountingconfiguratie. Je kunt ervoor kiezen om deze optie uit te schakelen.
• Meerdere facturen in één keer verwerken: Hiermee wordt één binnenkomende betaling in één keer verrekend met meerdere openstaande facturen. Het systeem verwerkt en afstemt facturen automatisch.
• Mews Bankoverschrijvingen: Ontvang factuurbetalingen via bankoverschrijving met behulp van een speciaal Mews IBAN-nummer per betaler, waarbij het geld dagelijks wordt overgemaakt naar de hoofdrekening van je hotel.
• AR-afstemming: Inkomende betalingen worden automatisch aan de juiste factuur gekoppeld als er een betalingsreferentie wordt gebruikt; voor alle andere gevallen is handmatige afstemming beschikbaar.
• Slimme afstemming (binnenkort beschikbaar): door AI voorgestelde betalingsovereenkomsten met een betrouwbaarheidsscore, zodat medewerkers de overeenkomsten sneller kunnen controleren en goedkeuren. Zorgt ervoor dat je minder tijd kwijt bent aan uitzonderingen en niet-geïdentificeerde betalingen.

 

Hoe de levenscyclus van een factuur in zijn werk gaat

Automated Accounts Receivable omvat vier fasen van de levenscyclus van een factuur:

 

Fase 1 — Probleemstelling. Als je een reservering aanmaakt die voldoet aan een regel voor factureringsautomatisering, plant het systeem een factuur in voor afhandeling. Het personeel kan dit op de reservering zelf zien. Als er iets ontbreekt, bijvoorbeeld een belastingnummer , een adres voor facturering of een e-mailadres, maakt het systeem de factuur nie'; er wordt een taak aangemaakt waarin je wordt gevraagd de ontbrekende gegevens in te vullen, met directe links naar de velden die je moet invullen, en je moet de factuur dan handmatig aanmaken.

Let op: Als er bijvoorbeeld een e-mailadres ontbreekt, maakt het systeem de factuur wel aan, maar kan het die niet versturen, en wordt er een taak voor aangemaakt.

Als de gast uitcheckt en er nog een openstaand bedrag is, maakt het systeem automatisch de factuur aan. De PDF komt binnen in de inbox van de betaler'binnen de termijn die voor de accommodaties is geconfigureerd, zonder dat je daar iets voor hoeft te doen.

 

Fase 2 — Achtervolging. De achterstallige facturen gaan door in het debiteurenoverzicht. In plaats van losse PDF’s opnieuw te versturen, kunnen medewerkers één overzicht sturen met alle openstaande facturen voor een betaler, inclusief een samenvatting van de bedragen en betalingsinstructies. De automatische herinneringsfunctie komt binnenkort beschikbaar.

 

Fase 3 — Verzamelen. Betalers kunnen op twee manieren betalen. Bij een online betaling klikt de betaler rechtstreeks vanuit de factuur-e-mail of de PDF op ‘Doorgaan naar betaling’ en betaalt hij met een van de betaalmethoden die de accommodatie heeft ingeschakeld. Bij een bankoverschrijving staat op de factuur voor elke betaler een uniek IBAN-nummer ( Mews ) vermeld, samen met een betalingsreferentie; ze voeren die gegevens in bij hun bank en voeren de overschrijving uit. In beide gevallen worden de betalingsgegevens zelf in Mews vastgelegd zodra ze binnenkomen en automatisch aan de factuur gekoppeld. De factuur krijgt de status ‘betaald’ zodra de betaling is geregistreerd, en het systeem verwijdert de factuur uit het debiteurenoverzicht zodra deze volledig is voldaan.

 

Fase 4 — Afstemmen. De afstemming bevestigt dat het saldo op je vastgoedrekening overeenkomt met wat er op Mews staat vermeld. Bij overschrijvingen maakt de bankpartner van Mewsvoor elke dagelijkse batch een uitbetaling aan. De ID voor de uitbetaling staat vermeld op de bankoverschrijving en is te vinden in het rapport over de uitbetaling. Van daaruit kunnen medewerkers de weg volgen van het bankafschrift naar de factuur.

 

Beschikbaarheid

Automated Accounts Receivable is beschikbaar voor accommodaties in landen van de eurozone (EUR), en er zullen in de loop van de tijd meer markten worden toegevoegd. Bij overschrijvingen binnen AR worden momenteel alleen SEPA-overschrijvingen in euro ondersteund.

 

Hoe aan de slag gaan?

Het inschakelen van AR is een beslissing op niveau van de onderneming. Alleen gebruikers met beheerderstoestemming kunnen het activeren. Let op: Wanneer je het AR-abonnement activeert, wordt het bijhouden van facturen (vorderingen) automatisch ingeschakeld voor je accommodatie, als dit nog niet actief is. Dit betekent dat de module voor het debiteurenoverzicht meteen beschikbaar is, waardoor je volledig inzicht krijgt in onbetaalde facturen en openstaande bedragen.

 

Om te activeren:

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu: > Instellingen > Accommodaties > Financiën > Accounts Receivable.
2. Bekijk de voordelen en klik op ‘Vergelijk opties’ om te zien wat er in elk pakket zit.

3. Zet de schakelaar voor Automated Accounts Receivable aan.
4. Ga akkoord met de AR-voorwaarden & .
5. Ga naar het onboarding-dashboard om de bedrijfsverificatie bij de bankpartner (KYC) te starten. Zodra je aanvraag is goedgekeurd, zijn alle AR-functies beschikbaar en gaat je abonnement in. 

 

 

Hoe instel je factuurautomatisering?

Zodra AR actief is, configurer je de factureringsautomatisering binnen de workflow voor Rekeningen. Je kunt er meer informatie over lezen in het hulpartikel ‘Hoe verstuur je automatisch facturen?’ op Mews Operations.

 

Uitzonderingsgevallen bij activering

• De configuratie voor het bijhouden van nog te ontvangen vorderingen is niet ingesteld: Mews schakelt dit automatisch in zodra je AR activeert. Je hoeft geen handmatige actie te ondernemen.
• Activering tijdens een respijtperiode: Als je accommodatie eerder AR had en zich nu in de respijtperiode van 60 dagen na deactivering bevindt, kun je de dienst opnieuw activeren. De bestaande speciale bankrekeningen gaan door met werken en vanaf de activeringsdatum worden er weer nieuwe aangemaakt.
• AWX heeft de aanvraag afgewezen: Als de bankpartner (AWX) de KYC-aanvraag afwijst, wordt de AR-activering niet voltooid. Neem contact op met Mews voor hulp bij de volgende stappen.

 

 

Hoe je het kunt uitschakelen

Als je besluit je af te melden, blijven de AR-functies nog voor een periode van 60 dagen na de deactivering actief. In die tijd:

• Er worden geen nieuwe speciale IBAN’s van de Mews meer toegekend aan nieuwe betalersprofielen.
• Bestaande speciale rekeningen gaan door met het ontvangen van betalingen en het afstemmen ervan.
• Je kunt de betaling van facturen die al zijn verstuurd nog afronden voordat de boekhouding wordt afgesloten.

 

Zodra de respijtperiode voorbij is, worden alle speciale bankrekeningen gesloten en worden overschrijvingen niet meer verwerkt via Mews. Mews stuurt 3 dagen voordat de respijtperiode afloopt een melding.

 

Om uit te schakelen,

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu: Instellingen > Accommodatie > Financiën > Accounts Receivable.
2. Schakel de schakelaar Automated Accounts Receivable uit.
3. Vink het vakje aan en klik op ‘Deactiveren’.

 

Bevoegdheden

Alleen gebruikers met beheerderstoestemming kunnen Automated Accounts Receivable in- of uitschakelen. Gebruikers zonder beheerdersrechten kunnen de pagina 'Accounts Receivable' en het optiepaneel 'Vergelijken' bekijken, maar de schakelaar is voor hen uitgeschakeld. Als een gebruiker zonder beheerdersrechten probeert de schakelaar te gebruiken, verschijnt er een bericht: "Je kunt deze functie niet inschakelen omdat je niet over de benodigde bevoegdheden beschikt. Neem contact op met je beheerder."