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NederlandsEn este artículo se explica cómo funcionan las asignaciones en Mews Operations.
Las asignaciones te permiten asignar crédito prepagado a la reserva de un huésped para que pueda utilizarlo en determinados productos o servicios durante su estancia. En Mews Operations, puedes vender asignaciones como productos independientes o incluirlas en paquetes para impulsar las oportunidades de venta adicional, mejorar la eficiencia operativa y aumentar los ingresos de los puntos de venta. Los usuarios con permisos de gestión de productos pueden crear y configurar asignaciones en la configuración de tus servicios. Las asignaciones se activan automáticamente cuando un huésped hace el check-in. Ten en cuenta que las asignaciones no son compatibles con todos los sistemas POS de terceros y que deshacer el check-out de un huésped no vuelve a activar una asignación. En estas preguntas frecuentes se responden las dudas más habituales sobre el funcionamiento de las asignaciones y cómo empezar a utilizarlas.
En este artículo te explicaremos:
- ¿Qué es una asignación?
- ¿Para qué puedo utilizar las asignaciones?
- ¿Pueden los huéspedes ver los descuentos de sus asignaciones?
- ¿Qué ocurre con el crédito no utilizado?
- ¿En qué productos pueden gastar las asignaciones los huéspedes?
- ¿Puedo incluir asignaciones en un paquete?
- ¿Cómo aplica el sistema las asignaciones durante una estancia?
- ¿Cuándo se activan las asignaciones?
- ¿Quién puede crear asignaciones?
- ¿Cómo puedo aplicar las asignaciones?
- ¿Cómo registra el sistema las asignaciones en la contabilidad?
- ¿Son las asignaciones compatibles con integraciones de terceros?
- ¿Puedo tener varias asignaciones en una misma reserva?
- ¿Puedo editar o eliminar una asignación?
- ¿Puedo corregir un error en una partida de la cuenta con descuento?
- ¿Qué ocurre si cambio el número de huéspedes después del check-in?
- ¿Puede variar el valor de la asignación cada noche?
- ¿Puedo deshacer el check-in o el check-out de una reserva que tiene una asignación?
¿Qué es una asignación?
Una asignación es un crédito predefinido, basado en un importe o en una cantidad, que tu propiedad incluye en el paquete de alojamiento de un huésped. El huésped puede consumir esta asignación en bienes o servicios específicos durante su estancia. Está vinculada a una reserva y caduca al realizar el check-out. La asignación representa una parte del importe total del paquete que el huésped ya ha pagado. Las asignaciones que no se utilicen no tienen valor en efectivo y no se pueden transferir ni reembolsar.
Puedes configurar la frecuencia con la que se aplica la asignación a una reserva. Una asignación puede aplicarse:
- Una vez
- Por noche
- Por persona
- Por persona y noche
Por ejemplo, configuras una asignación Por persona y noche de 20 €. Si se alojan dos huéspedes durante tres noches, la reserva recibe un crédito de asignación de 40 € por noche.
Esta configuración es compatible con estancias de negocios y acuerdos de tarifas corporativas en los que la asignación depende del número de huéspedes o de noches.
Una asignación es diferente de una tarjeta regalo o un cupón. Una tarjeta regalo es un saldo prepagado que representa un importe monetario que un huésped o un tercero compra y puede canjear por productos o servicios en una propiedad. El huésped puede comprar la tarjeta regalo sin necesidad de que esté asociada a una reserva o estancia. Las propiedades contabilizan las tarjetas regalo como un pasivo hasta que el huésped las canjea o caducan. Están sujetas a la normativa sobre tarjetas regalo y propiedad no reclamada, la cual regula las fechas de caducidad, importe no utilizado y requisitos fiscales.
¿Para qué puedo utilizar las asignaciones?
Puedes utilizar las asignaciones para:
- Ofrecer paquetes de venta adicional e impulsar los ingresos.
- Ofrecer incentivos a las empresas a la hora de acordar tarifas sin reducir los ingresos globales.
- Aumentar la satisfacción de los huéspedes ofreciendo flexibilidad y personalización.
- Automatizar la facturación y reducir la carga de trabajo de la recepción.
- Mejorar las previsiones y los informes de los puntos de venta generadores de ingresos.
¿Pueden los huéspedes ver los descuentos de sus asignaciones?
No. Los huéspedes no ven los descuentos de las asignaciones individuales en su factura. Mews sólo los muestra en los documentos internos y las pantallas de informes.
¿Qué ocurre con el crédito no utilizado?
Si el huésped realiza el check-out sin haber utilizado toda la asignación, se convierte en un ingreso por rotura y Mews crea automáticamente una partida por asignación no utilizada. El sistema lo contabiliza automáticamente como ingresos en una categoría contable configurada. Mews aplica el IVA o los impuestos de acuerdo con la normativa aplicable a tu propiedad.
Por ejemplo, si un huésped solo utiliza 10 € de una asignación de 25 €, el sistema registra los 15 € restantes como importe no utilizado.
¿En qué productos pueden gastar las asignaciones los huéspedes?
Las asignaciones se aplican a productos con categorías contables coincidentes. Cuando configuras la asignación, debes seleccionar a qué categorías se aplica.
Por ejemplo, puedes limitar una asignación para spa a la categoría "Bienestar" o permitir que una asignación para comidas también se aplique a las bebidas alcohólicas.
¿Puedo incluir asignaciones en un paquete?
Sí, vender asignaciones como parte de un paquete es necesario para cumplir la normativa fiscal y contable. Puedes usar reglas de producto para añadir automáticamente asignaciones a las reservas que cumplan determinadas condiciones, como tarifas corporativas, duración de la estancia o categoría de habitación.
¿Cómo aplica el sistema las asignaciones durante una estancia?
Las asignaciones se activan al realizar el check-in y solo se aplican durante la estancia del huésped. Mews descuenta automáticamente los cargos si coinciden con las categorías contables configuradas.
Si configuras la asignación como Por noche, el sistema registra un importe de asignación independiente para cada noche de la estancia.
Si configuras la asignación como Por persona, el sistema multiplica el importe de la asignación por el número de huéspedes de la reserva. El sistema agrupa el crédito de la reserva y no lo distribuye por separado entre los huéspedes.
Si configuras la asignación como Por persona y noche, el sistema multiplica el importe de la asignación por el número de huéspedes y registra ese crédito total para cada noche de la estancia.
¿Cuándo se activan las asignaciones?
Las asignaciones se activan después de que el huésped realice el check-in y se alcance la hora de consumo. Si una asignación está programada para una fecha posterior dentro de la estancia, no aplicará descuentos hasta que llegue esa fecha.
¿Quién puede crear asignaciones?
Cualquier usuario con los permisos necesarios para gestionar productos en Mews Operations puede crear y configurar productos de asignación. Por lo general, suelen ser los gestores de ingresos, directores generales o personal del equipo financiero.
¿Cómo puedo aplicar las asignaciones?
Puedes aplicar asignaciones a cualquier producto con una categoría contable vinculada, incluyendo:
- Alimentos y bebidas
- Tratamientos de spa o servicios de bienestar
- Alquiler de bicicletas o excursiones
- Incentivos para viajes de empresa, , por ejemplo, crédito para desayunos o para el bar.
Las asignaciones admiten las configuraciones Una vez, Por noche, Por persona y Por persona y noche. Utilízalas para adaptar el valor de la asignación a la duración de la estancia o al número de huéspedes de la reserva.
¿Cómo registra el sistema las asignaciones en la contabilidad?
Los informes contables y los libros de contabilidad de Mews son completamente compatibles con las asignaciones. El sistema registra el uso de asignaciones, descuentos y roturas con marcas de tiempo y categorías contables. También puedes acceder a los datos de las asignaciones a través de la API de Mews para elaborar informes y realizar análisis.
Los ingresos por rotura aparecen como una partida separada con su propia configuración fiscal.
¿Son las asignaciones compatibles con integraciones de terceros?
Sí, con algunas limitaciones. Mews admite las asignaciones para cargos de Mews POS e integraciones que utilicen Omniboost. Es posible que otros sistemas de TPV de terceros no admitan asignaciones hasta que actualicen los puntos finales de integración. Puedes acceder a las asignaciones a través de la API de Mews y consultar los datos de las asignaciones en las partidas del pedido y en los apuntes del libro mayor para elaborar informes precisos.
Comprueba siempre la compatibilidad de la integración antes de activar la función.
¿Puedo tener varias asignaciones en una misma reserva?
Sí, puedes añadir varias asignaciones a una reserva, cada una con diferentes categorías o valores contables. Mews utiliza la primera asignación añadida hasta que se agote y, a continuación, emplea la siguiente aplicable.
¿Puedo editar o eliminar una asignación?
Sí, puedes consultar el artículo de ayuda Cómo editar o eliminar una asignación en Mews Operations.
¿Puedo corregir un error en una partida de la cuenta con descuento?
No. Una vez que Mews aplica el descuento de una asignación a un cargo, esa partida ya no se puede modificar. Si cometes un error, por ejemplo, si registras y aplicas un descuento a un cargo incorrecto, tendrás que reconciliarlo manualmente. No existe ninguna forma automática de revertir o volver a registrar una partida con descuento.
¿Qué ocurre si cambio el número de huéspedes después del check-in?
Mews no recomienda cambiar el número de huéspedes de una reserva que tenga una asignación activa. Si aumentas el número de huéspedes, el sistema cobra el producto de asignación para los huéspedes adicionales, pero no añade ningún crédito de asignación adicional. Esto significa que se cobrará un importe mayor a los huéspedes sin que reciban crédito adicional, por lo que tendrás que corregir el saldo manualmente. Si necesitas cambiar el número de huéspedes, elimina primero la asignación, realiza el cambio y vuelve a añadir la asignación.
¿Puede variar el valor de la asignación cada noche?
No. El valor de la asignación es fijo y no puede variar de un día para otro. La matriz de precios no está disponible para los productos de asignación.
¿Puedo deshacer el check-in o el check-out de una reserva que tiene una asignación?
Mews no recomienda realizar el check-out de un huésped y volver a hacerle el check-in cuando su reserva tenga una asignación activa.
Cuando un huésped realiza el check-out, la asignación pasa a estar inactiva y el sistema registra el crédito no utilizado como asignación no utilizada. Si después deshaces o cancelas el check-out, la asignación no volverá a activarse y el sistema volverá a crear la asignación no utilizada en lugar de revertirla. La asignación deja de funcionar y no aplica descuentos a los cargos restantes.
Mews no recomienda deshacer el check-out de reservas con asignaciones activas. Si necesitas cancelar un check-out, gestiona manualmente la asignación y cualquier partida de asignación no utilizada.
Puedes obtener más información sobre cómo crear y gestionar asignaciones en nuestros artículos de ayuda Cómo crear una asignación en Mews Operations y Cómo editar o eliminar una asignación en Mews Operations.