Las asignaciones te permiten asignar un crédito prepagado a la reserva de un huésped, el cual puede gastarse en productos o servicios seleccionados durante su estancia. Puedes vender asignaciones como productos independientes o incluirlas en paquetes para impulsar las oportunidades de venta adicional, mejorar la eficiencia operativa y aumentar los ingresos del punto de venta. Este artículo de preguntas frecuentes da respuesta a las preguntas más comunes sobre cómo funcionan las asignaciones, quién puede utilizarlas y cómo configurarlas en Mews Operations.

En este artículo, te daremos respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Qué es una asignación?
• ¿Para qué puedo utilizar las asignaciones?
• ¿Pueden los huéspedes ver los descuentos de sus asignaciones?
• ¿Qué ocurre con el crédito no utilizado?
• ¿En qué productos pueden gastar las asignaciones los huéspedes?
• ¿Puedo incluir asignaciones en un paquete?
• ¿Cómo aplica el sistema las asignaciones durante una estancia?
• ¿Cuándo se activan las asignaciones?
• ¿Quién puede crear asignaciones?
• ¿Cómo puedo aplicar las asignaciones?
• ¿Cómo registra el sistema las asignaciones en la contabilidad?
• ¿Son las asignaciones compatibles con integraciones de terceros?
• ¿Puedo tener varias asignaciones en una misma reserva?
• ¿Puedo editar o eliminar una asignación?

¿Qué es una asignación?

Una asignación es un crédito monetario o cuantitativo predefinido que tu propiedad incluye en el paquete de la habitación de un huésped. El huésped puede consumir esta asignación en bienes o servicios específicos durante su estancia. Está vinculada a una reserva y caduca en el momento del check-out. La asignación representa parte de la tarifa total del paquete ya pagada por el huésped, cualquier asignación no utilizada no tiene valor en efectivo y no puedes transferirla ni reembolsarla.

 

Puedes configurar la frecuencia con la que se aplica la asignación a una reserva. Una asignación puede aplicarse:

• Una vez por estancia

• Una vez por noche

• Una vez por huésped

• Una vez por huésped y noche

Por ejemplo, configuras una asignación de 20 unidades de divisa por huésped y por noche. Si dos huéspedes se alojan durante tres noches, cada huésped recibe 20 unidades de divisa por cada noche de la estancia.

Esta configuración es compatible con estancias de negocios y acuerdos de tarifas corporativas en los que la asignación depende del número de huéspedes o de noches.

 

Una asignación es diferente de una tarjeta regalo o un cupón. Una tarjeta regalo es un importe almacenado que ha sido prepagado y representa un saldo monetario que un huésped o un tercero compra y puede canjear por bienes o servicios en una propiedad. El huésped puede comprar la tarjeta regalo sin necesidad de que esté asociada a una reserva o estancia. Las tarjetas regalo se tratan como un pasivo hasta que se canjean o caducan, y están sujetas a la normativa sobre tarjetas regalo y propiedad no reclamada, la cual regula las fechas de caducidad, importe no utilizado y requisitos fiscales.

¿Para qué puedo utilizar las asignaciones?

Puedes utilizar las asignaciones para:

• Ofrecer paquetes de venta adicional e impulsar los ingresos.
• Ofrecer incentivos a las empresas a la hora de acordar tarifas sin reducir los ingresos globales.
• Aumentar la satisfacción de los huéspedes ofreciendo flexibilidad y personalización.
• Automatizar la facturación y reducir la carga de trabajo de la recepción.
• Mejorar las previsiones y los informes de los puntos de venta generadores de ingresos.

¿Pueden los huéspedes ver los descuentos de sus asignaciones?

No. Los huéspedes no ven los descuentos de las asignaciones individuales en su factura. Mews sólo los muestra en los documentos internos y las pantallas de informes.

¿Qué ocurre con el crédito no utilizado?

Si el huésped realiza el check-out sin haber utilizado toda la asignación, se convierte en un ingreso por rotura y Mews crea automáticamente una partida por asignación no utilizada. El sistema lo contabiliza automáticamente como ingresos en una categoría contable configurada. Mews aplica el IVA o el impuesto según el entorno legal de tu propiedad.

Por ejemplo, si un huésped sólo utiliza 10 € de una asignación de 25 €, el sistema registra los 15 € restantes como asignación no utilizada.

Nota: El sistema sólo crea roturas cuando se cierra la cuenta y el huésped realiza el check-out.

¿En qué productos pueden gastar las asignaciones los huéspedes?

Las asignaciones se aplican a productos con categorías contables coincidentes. Cuando configuras la asignación, debes seleccionar a qué categorías se aplica.

Por ejemplo, puedes limitar una asignación de spa a la categoría "Bienestar" o permitir que una dieta de productos de restauración se aplique también a las bebidas alcohólicas.

¿Puedo incluir asignaciones en un paquete?

Sí, la venta de asignaciones como paquete es necesaria para el cumplimiento de las normativas. Puedes utilizar reglas de producto para añadir automáticamente asignaciones a las reservas que cumplan condiciones específicas, como tarifas corporativas, duración de la estancia o categoría de habitación.

¿Cómo aplica el sistema las asignaciones durante una estancia?

Las asignaciones se activan en el momento del check-in y sólo se aplican durante la estancia del huésped. Mews descuenta automáticamente los cargos si coinciden con las categorías contables configuradas.

Si configuras la asignación una vez por noche, el sistema aplica un importe de asignación independiente para cada noche de la estancia.

Si configuras la asignación una vez por huésped, el sistema aplica la asignación por separado a cada huésped de la reserva.

Si configuras la asignación una vez por huésped y por noche, el sistema aplica un importe de asignación independiente para cada huésped y para cada noche de la estancia.

Nota: El sistema aplica el crédito de la asignación únicamente a los productos con una fecha de consumo dentro del periodo de la estancia y según el tipo de asignación configurado.

¿Cuándo se activan las asignaciones?

Las asignaciones se activan cuando el huésped realiza el check-in. A continuación, Mews aplica los descuentos automáticamente cuando el huésped consume un producto elegible. Nota: Una asignación inactiva no aplica ningún descuento, aunque cargues el producto. 

¿Quién puede crear asignaciones?

Cualquier persona con los permisos adecuados para gestionar productos en Mews Operations puede crear y configurar productos de asignación. Por lo general, suelen ser los gestores de ingresos, directores generales o personal del equipo financiero.

¿Cómo puedo aplicar las asignaciones?

Puedes aplicar asignaciones a cualquier producto con una categoría contable vinculada, incluyendo:

• Alimentos y bebidas
• Tratamientos de spa o servicios de bienestar
• Alquiler de bicicletas o excursiones
• Incentivos para viajes de empresa, por ejemplo, crédito para el desayuno o el bar

Las asignaciones admiten configuraciones una vez por estancia, una vez por noche, una vez por huésped y una vez por huésped y por noche. Esto permite ajustar el valor de la asignación a la duración de la estancia o al número de huéspedes de la reserva.

¿Cómo registra el sistema las asignaciones en la contabilidad?

Los informes contables y los libros de contabilidad de Mews son completamente compatibles con las asignaciones. El sistema registra el uso de asignaciones, descuentos y roturas con marcas de tiempo y categorías contables. Los socios que utilizan los libros de contabilidad y BI pueden utilizar los datos de las asignaciones a través de la API para generar informes y análisis.

Los ingresos por rotura aparecen como una partida separada con su propia configuración fiscal.

¿Son las asignaciones compatibles con integraciones de terceros?

Sí, con algunas limitaciones. Mews admite las asignaciones para cargos de Mews POS e integraciones que utilicen Omniboost. Es posible que otros sistemas de TPV de terceros no admitan asignaciones hasta que actualicen los puntos finales de integración. Puedes acceder a las asignaciones a través de la API de Mews, y los datos de las asignaciones son visibles en las partidas de pedidos y en las entradas del libro mayor, lo que permite obtener informes precisos.

Comprueba siempre la compatibilidad de la integración antes de recomendar la función.

¿Puedo tener varias asignaciones en una misma reserva?

Sí, puedes añadir varias asignaciones a una reserva, cada una con diferentes categorías o valores contables. Mews utiliza la primera asignación añadida hasta que se agote y, a continuación, emplea la siguiente aplicable. Si es necesario, puedes dividir un cargo entre varias asignaciones.

¿Puedo editar o eliminar una asignación?

Por el momento no es posible, una vez que creas una asignación, no puedes editarla ni eliminarla. Si necesitas modificar sus detalles, debes crear un nuevo producto.