Veelgestelde vragen over tegoeden in Mews Operations

Mews Operations

In dit artikel wordt uitgelegd hoe de tegoeden werken in Mews Operations.

Met Tegoeden kun je vooraf betaald tegoed toewijzen aan de reservering van een gast, dat de gast tijdens het verblijf kan besteden aan bepaalde producten of diensten. In Mews Operations kun je tegoeden verkopen als op zichzelf staande producten of ze opnemen in pakketten om upselling te stimuleren, de operationele efficiëntie te verbeteren en de inkomsten van verkooppunten te verhogen. Gebruikers met toestemming voor productbeheer kunnen in de instellingen van je diensten tegoeden aanmaken en configureren. Tegoeden worden automatisch geactiveerd zodra een gast incheckt. Denk eraan dat tegoeden niet werken met alle POS-systemen van derde partijen en als je een check-out van een gast ongedaan maakt, wordt het tegoed niet opnieuw geactiveerd. Dit artikel beantwoordt veelgestelde vragen over hoe tegoeden werken en hoe je ermee aan de slag gaat.

In dit artikel leer je meer over:

Wat is een tegoed?

Een tegoed is een vooraf bepaald geldelijk of op hoeveelheid bepaald krediet dat je accommodatie in het kamerpakket van de gast opneemt. De gast kan dit tegoed gebruiken voor specifieke producten of diensten tijdens het verblijf. Het is gekoppeld aan een reservering en vervalt bij het uitchecken. Dit tegoed vertegenwoordigt een deel van het totale pakkettarief dat de gast al heeft betaald. Een ongebruikt tegoed heeft geen contante waarde en kan niet worden overgedragen of terugbetaald.

Je kunt configureren hoe vaak het tegoed van toepassing is op een reservering. Een tegoed kan van toepassing zijn:

  • Eenmalig
  • Per nacht
  • Per persoon
  • Per persoon per nacht

Je configureert bijvoorbeeld een tegoed van € 20 per persoon per nacht. Als er twee gasten drie nachten verblijven, krijg je bij de reservering € 40 aan tegoed per nacht.

Deze configuratie is handig voor zakenreizen en zakelijke tariefovereenkomsten waarbij het tegoed afhankelijk is van het aantal gasten of nachten.

Een tegoed is iets anders dan een cadeaubon of voucher. Een cadeaukaart is een vooraf betaalde opgeslagen waarde die een monetair saldo vertegenwoordigt dat een gast of derde partij koopt en kan inwisselen voor producten of diensten in een accommodatie. De gast kan de cadeaubon kopen onafhankelijk van een reservering of verblijf. Accommodaties beschouwen cadeaukaarten als verplichtingen totdat de gast ze inwisselt of totdat ze verlopen zijn. Ze vallen onder de regelgeving voor cadeaukaarten en onbeheerde tegoeden, die onder andere de vervaldatums, niet-verzilverde tegoeden (breakage) en rapportageverplichtingen bepalen.

Waar kan ik tegoeden voor gebruiken?

Je kunt tegoeden gebruiken om:

  • Upsell-pakketten aan te bieden en inkomsten te genereren.
  • Bedrijven stimulansen te bieden in tariefovereenkomsten zonder dat dit ten koste gaat van je algehele inkomsten.
  • De gasttevredenheid te verhogen door flexibiliteit en personalisering aan te bieden.
  • Je facturering te automatiseren en de werklast aan de frontdesk te verminderen.
  • Prognoses en rapporten voor verkooppunten die inkomsten genereren te verbeteren.

Kunnen gasten de tegoedkortingen zien?

Nee. Gasten zien geen individuele kortingen op tegoeden op hun factuur. Mews geeft deze alleen weer op interne documenten en rapportageschermen.

Wat gebeurt er met ongebruikte tegoeden?

Als de gast uitcheckt zonder het volledige tegoed te gebruiken, worden dit inkomsten uit niet-ingewisselde tegoeden (breakage) en maakt Mews automatisch een item voor breakage aan. Het systeem boekt deze automatisch als inkomsten in een geconfigureerde accountingcategorie. Mews past btw of belasting toe volgens de juridische omgeving van je accommodatie.

Als een gast bijvoorbeeld maar € 10 van een tegoed van € 25 gebruikt, registreert het systeem de resterende € 15 als niet-verzilverde tegoeden (breakage).

ⓘLet op: Voor eenmalige tegoeden maakt het systeem niet-verzilverde tegoeden (breakage) aan wanneer de gast uitcheckt en je de rekening afsluit. Voor tegoeden Per nacht maakt het systeem aan het einde van elke nacht automatisch een niet-verzilverd tegoed (breakage) aan. Mews geeft bij het uitchecken de definitieve breakage voor een tegoed Per nacht weer.

Aan welke producten kunnen gasten tegoeden uitgeven?

Tegoeden zijn toepasselijk op producten met overeenkomende accountingcategorieën. Wanneer je het tegoed configureert, kies je op welke categorieën het van toepassing is.

Je kunt bijvoorbeeld een spa-tegoed beperken tot de categorie 'Wellness' of toestaan dat een tegoed voor F&B ook geldt voor alcoholische dranken.

Kan ik tegoeden opnemen in een pakket?

Ja, tegoeden verkopen als pakket is noodzakelijk om aan de fiscale en accountingregels te voldoen. Je kunt productregels gebruiken om automatisch tegoeden toe te voegen aan reserveringen die aan specifieke voorwaarden voldoen, zoals zakelijke tarieven, verblijfsduur of kamercategorie.

Hoe past het systeem tegoeden toe tijdens een verblijf?

Tegoeden worden actief bij het inchecken en zijn alleen van toepassing tijdens het verblijf van de gast. Mews geeft automatisch korting op betalingen als ze overeenkomen met de geconfigureerde accountingcategorieën.

Als je het tegoed Per nacht configureert, past het systeem voor elke nacht van het verblijf een apart tegoed toe.

Als je het tegoed Per persoon configureert, vermenigvuldigt het systeem het tegoedbedrag met het aantal gasten in de reservering. Het systeem voegt het tegoed voor de reservering samen en verdeelt het niet apart over alle gasten.

Als je het tegoed Per persoon per nacht configureert, vermenigvuldigt het systeem het tegoed met het aantal gasten en wordt het totale tegoed opgeboekt voor elke nacht van het verblijf.

ⓘLet op: Het systeem past tegoeden alleen toe op producten met een verbruiksdatum binnen de verblijfsperiode en volgens het geconfigureerde type tegoed.

Wanneer worden tegoeden actief?

Tegoeden worden actief zodra de gast heeft ingecheckt en de verbruikstijd is bereikt. Als er een tegoed is gepland voor een toekomstige datum tijdens het verblijf, wordt dat pas toegepast zodra die datum is aangebroken.

ⓘLet op: Op een inactief tegoed wordt geen korting toegepast, ook niet als je het product in rekening brengt.

Wie kan tegoeden aanmaken?

Iedereen met de juiste bevoegdheden om producten te beheren in Mews Operations kan producten met tegoeden aanmaken en configureren. Dit zijn meestal revenue managers, general managers of leden van het financiële team.

Hoe kan ik tegoeden toepassen?

Je kunt tegoeden toepassen op elk product met een gekoppelde accountingcategorie, inclusief:

  • F&B-items
  • Spa-behandelingen of wellnessdiensten
  • Fietsverhuur of excursies
  • Incentives voor zakelijke reizen, bijvoorbeeld ontbijt of bartegoed

Tegoeden ondersteunen de configuraties Eenmalig, Per nacht, Per persoon en Per persoon per nacht. Gebruik ze om het tegoed af te stemmen op de verblijfsduur of het aantal gasten in de reservering.

Hoe vermeldt het systeem tegoeden in de accountingrapporten?

Mews-accountingoverzichten en grootboeken ondersteunen tegoeden volledig. Het systeem logt al het gebruik van tegoeden, kortingen en breakages met tijdstempels en accountingcategorieën. Je hebt ook toegang tot de tegoed-data via de Mews API voor rapportage en analyse.

Inkomsten uit breakage worden weergegeven als een apart item met een eigen belastingconfiguratie.

Zijn tegoeden compatibel met integraties van derde partijen?

Ja, met enkele beperkingen. Mews ondersteunt tegoeden voor betalingen van Mews POS en integraties met Omniboost. Andere POS-systemen van derde partijen ondersteunen tegoeden mogelijk niet totdat ze de integratie-eindpunten bijwerken. Je hebt toegang tot tegoeden via de Mews API en je kunt de tegoed-data bekijken in items en invoer van de overzichten voor nauwkeurige rapportage.

Controleer altijd of de integratie compatibel is voordat je de functie inschakelt.

Kan ik meerdere tegoeden in één boeking hebben?

Ja, je kunt meerdere tegoeden aan een boeking toevoegen, elk met verschillende accountingcategorieën of -waarden. Mews gebruikt het eerst toegevoegde tegoed totdat het op is en past dan het eerstvolgende tegoed toe.

ⓘLet op: Je kunt een enkele betaling niet over meerdere tegoeden verdelen. Als het combineren van krediet uit verschillende tegoeden in theorie voldoende zou zijn om een betaling volledig te dekken, past het systeem alleen het tegoed uit het eerste in aanmerking komende tegoed toe en kiest het niet voor de hoogst beschikbare korting. Dit betekent dat een gast nog steeds een deel van de betaling kan doen, zelfs als er in totaal genoeg krediet op alle tegoeden staat.

Kan ik een tegoed aanpassen of verwijderen?

Ja, je kunt het hulpartikel Een tegoed aanpassen of verwijderen op Mews Operations volgen.

Kan ik een fout in een afgeprijsd rekeningitem corrigeren?

Nee. Zodra Mews een tegoed op een betaling toepast, is dat item definitief. Als je een fout maakt, bijvoorbeeld als je een onjuiste betaling opboekt en terugboekt, moet je dit handmatig afstemmen. Er is geen automatische manier om een afgeprijsd item ongedaan te maken of opnieuw op te boeken.

Wat gebeurt er als ik het aantal gasten na de check-in aanpas?

Mews raadt af om het aantal gasten te wijzigen bij een reservering met een actief tegoed. Als je het aantal gasten verhoogt, brengt het systeem het tegoed voor de extra gasten in rekening, maar krijg je geen extra tegoed. Dit betekent dat gasten meer moeten betalen zonder dat ze extra tegoed krijgen en dat je het saldo handmatig moet aanpassen. Als je het aantal gasten moet aanpassen, verwijder dan eerst het tegoed, breng de wijziging aan en voeg het tegoed daarna weer toe.

Kan de waarde van tegoeden per nacht verschillen?

Nee. De waarde van een tegoed staat vast en kan niet per dag veranderen. De prijsmatrix is niet beschikbaar voor tegoeden.

Kan ik een check-in of check-out voor een reservering met een tegoed ongedaan maken?

Mews raadt het af om een gast uit te checken en vervolgens weer in te checken als er nog een actief tegoed op de reservering staat.

Als een gast uitcheckt, wordt het tegoed inactief en wordt het niet-bestede tegoed opgebouwd als niet-verzilverde tegoeden (breakage). Als je daarna een check-out ongedaan maakt of annuleert, wordt het tegoed niet opnieuw actief en maakt het systeem de niet-verzilverde tegoeden (breakage) opnieuw aan in plaats van ze terug te draaien. Het tegoed werkt niet meer en er worden geen kortingen meer toegepast op eventuele resterende betalingen.

ⓘLet op: Mews is van plan dit gedrag in een toekomstige release aan te pakken.

Mews raadt af om een check-out ongedaan te maken voor reserveringen met actieve tegoeden. Als je een check-out moet annuleren, moet je het tegoed en eventuele niet-verzilverde tegoeden (breakage) handmatig bewerken.

Je kunt meer informatie vinden over het aanmaken en beheren van tegoeden in onze hulpartikelen Een tegoed aanmaken in Mews Operations en Een tegoed aanpassen of verwijderen op Mews Operations.

Was this article helpful?
00



Feedback