Veelgestelde vragen over tegoeden in Mews Operations

Mews Operations

Met tegoeden kun je prepaid krediet toewijzen aan de reservering van een gast, dat kan worden besteed aan geselecteerde producten of diensten tijdens hun verblijf. Je kunt tegoeden verkopen als op zichzelf staande producten of ze opnemen in pakketten om upselling te stimuleren, de operationele efficiëntie te verbeteren en de inkomsten van verkooppunten te verhogen. Dit artikel beantwoordt veelgestelde vragen over hoe tegoeden werken, wie ze kan gebruiken en hoe je ermee aan de slag gaat in Mews Operations.

In dit artikel kun je antwoord vinden op de volgende vragen:

Wat is een tegoed?

Een tegoed is een vooraf bepaald geldelijk of op hoeveelheid bepaald krediet dat je accommodatie in het kamerpakket van de gast opneemt. De gast kan dit tegoed gebruiken voor specifieke producten of diensten tijdens het verblijf. Het is gekoppeld aan een reservering en vervalt bij het uitchecken. Het tegoed vertegenwoordigt een deel van het totale tarief dat al betaald is door de gast. Ongebruikt tegoed heeft geen geldwaarde en je kunt het niet overdragen of terugbetalen.

 

Je kunt configureren hoe vaak het tegoed van toepassing is op een reservering. Een tegoed kan van toepassing zijn:

  • Eenmaal per verblijf

  • Eenmaal per nacht

  • Eenmaal per gast

  • Eenmaal per gast per nacht

Je configureert bijvoorbeeld een tegoed van 20 valuta-eenheden per gast, per nacht. Als twee gasten drie nachten verblijven, ontvangt elke gast 20 valuta-eenheden voor elke nacht van het verblijf.

Deze configuratie is handig voor zakenreizen en zakelijke tariefovereenkomsten waarbij het tegoed afhankelijk is van het aantal gasten of nachten.

 

Een tegoed is iets anders dan een cadeaubon of voucher. Een cadeaukaart is een vooraf betaalde opgeslagen waarde die een monetair saldo vertegenwoordigt dat een gast of derde partij koopt en kan inwisselen voor producten of diensten in een accommodatie. De gast kan de cadeaubon kopen onafhankelijk van een reservering of verblijf. Cadeaubonnen worden beschouwd als een verplichting (schuld) totdat ze worden ingewisseld of verlopen. Ze vallen onder de regelgeving voor cadeaubonnen en onbeheerde tegoeden, die onder andere de vervaldatums, niet-ingewisselde bedragen (“breakage”) en rapportageverplichtingen bepalen.

Waar kan ik tegoeden voor gebruiken?

Je kunt tegoeden gebruiken om:

  • Upsell-pakketten aan te bieden en inkomsten te genereren.
  • Bedrijven stimulansen te bieden in tariefovereenkomsten zonder dat dit ten koste gaat van je algehele inkomsten.
  • De gasttevredenheid te verhogen door flexibiliteit en personalisering aan te bieden.
  • Je facturering te automatiseren en de werklast aan de frontdesk te verminderen.
  • Prognoses en rapporten voor verkooppunten die inkomsten genereren te verbeteren.

Kunnen gasten de tegoedkortingen zien?

Nee. Gasten zien geen individuele kortingen op tegoeden op hun factuur. Mews geeft deze alleen weer op interne documenten en rapportageschermen.

Wat gebeurt er met ongebruikte tegoeden?

Als de gast uitcheckt zonder het volledige tegoed te gebruiken, worden dit inkomsten uit niet-ingewisselde tegoeden (breakage) en maakt Mews automatisch een item voor breakage aan. Het systeem boekt deze automatisch als inkomsten in een geconfigureerde accountingcategorie. Mews past btw of belasting toe volgens de juridische omgeving van je accommodatie.

Als een gast bijvoorbeeld maar € 10 van een tegoed van € 25 gebruikt, registreert het systeem de resterende € 15 als breakage.

Let op: Het systeem maakt alleen breakage aan als de rekening is gesloten en de gast is uitgecheckt.

Aan welke producten kunnen gasten tegoeden uitgeven?

Tegoeden zijn toepasselijk op producten met overeenkomende accountingcategorieën. Wanneer je het tegoed configureert, kies je op welke categorieën het van toepassing is.

Je kunt bijvoorbeeld een spa-tegoed beperken tot de categorie "Wellness" of toestaan dat een tegoed voor F&B ook geldt voor alcoholische dranken.

Kan ik tegoeden opnemen in een pakket?

Ja, tegoeden verkopen als pakket is noodzakelijk voor compliance. Je kunt productregels gebruiken om automatisch tegoeden toe te voegen aan reserveringen die aan specifieke voorwaarden voldoen, zoals zakelijke tarieven, verblijfsduur of kamercategorie.

Hoe past het systeem tegoeden toe tijdens een verblijf?

Tegoeden worden actief bij het inchecken en zijn alleen van toepassing tijdens het verblijf van de gast. Mews geeft automatisch korting op betalingen als ze overeenkomen met de geconfigureerde accountingcategorieën.

Als je het tegoed eenmaal per nacht configureert, past het systeem voor elke nacht van het verblijf een apart tegoed toe.

Als je het tegoed eenmaal per gast configureert, past het systeem het tegoed afzonderlijk toe voor elke gast in de reservering.

Als je het tegoed eenmaal per gast per nacht configureert, past het systeem voor elke gast een afzonderlijk tegoed toe voor elke nacht van het verblijf.

Let op: Het systeem past tegoeden alleen toe op producten met een verbruiksdatum binnen de verblijfsperiode en volgens het geconfigureerde type tegoed.

Wanneer worden tegoeden actief?

Tegoeden worden pas actief nadat de gast heeft ingecheckt. Vervolgens past Mews automatisch kortingen toe wanneer de gast een in aanmerking komend product consumeert. Let op: Op een inactief tegoed wordt geen korting toegepast, ook niet als je het product in rekening brengt. 

Wie kan tegoeden aanmaken?

Iedereen met de juiste bevoegdheden om producten te beheren in Mews Operations kan producten met tegoeden aanmaken en configureren. Dit zijn meestal revenue managers, general managers of leden van het financiële team.

Hoe kan ik tegoeden toepassen?

Je kunt tegoeden toepassen op elk product met een gekoppelde accountingcategorie, inclusief:

  • F&B-items
  • Spa-behandelingen of wellnessdiensten
  • Fietsverhuur of excursies
  • Incentives voor zakelijke reizen, bijvoorbeeld ontbijt of bartegoed

Tegoeden ondersteunen de configuraties van eenmaal per verblijf, eenmaal per nacht, eenmaal per gast en eenmaal per gast per nacht. Zo kun je het tegoed afstemmen op de verblijfsduur of het aantal gasten in de reservering.

Hoe vermeldt het systeem tegoeden in de accountingrapporten?

Mews-accountingoverzichten en grootboeken ondersteunen tegoeden volledig. Het systeem logt al het gebruik van tegoeden, kortingen en breakages met tijdstempels en accountingcategorieën. Ledger- en BI-partners kunnen tegoed-data via API gebruiken voor rapportage en analyse.

Inkomsten uit breakage worden weergegeven als een apart item met een eigen belastingconfiguratie.

Zijn tegoeden compatibel met integraties van derde partijen?

Ja, met enkele beperkingen. Mews ondersteunt tegoeden voor betalingen van Mews POS en integraties met Omniboost. Andere POS-systemen van derde partijen ondersteunen tegoeden mogelijk niet totdat ze de integratie-eindpunten bijwerken. Je hebt toegang tot tegoeden via de Mews API, en tegoed-data zijn zichtbaar in items en overzicht-invoer voor nauwkeurige rapportage.

Controleer altijd de compatibiliteit van de integratie voordat je de functie aanbeveelt.

Kan ik meerdere tegoeden in één boeking hebben?

Ja, je kunt meerdere tegoeden aan een boeking toevoegen, elk met verschillende accountingcategorieën of -waarden. Mews gebruikt het eerst toegevoegde tegoed totdat het op is en past dan het eerstvolgende tegoed toe. Je kunt een enkele betaling over meerdere tegoeden verdelen als dat nodig is.

Kan ik een tegoed aanpassen of verwijderen?

Op dit moment niet: als je eenmaal een tegoed hebt aangemaakt, kun je het niet meer aanpassen of verwijderen. Als je bepaalde details moet wijzigen, moet je een nieuw product aanmaken.

 

Was this article helpful?
00



Feedback

Gerelateerde Artikelen