Comment créer vos propres flux de travail automatisés dans Flexkeeping

Le Workflow Builder aide l'équipe de votre hôtel à créer des flux de travail automatisés qui permettent de gagner du temps et de réduire les tâches manuelles. Vous pouvez définir des règles afin que certaines tâches — telles que le service d'étage ou les services aux clients — soient exécutées automatiquement lorsqu'un événement spécifique se produit, par exemple une mise à jour de réservation ou l'arrivée d'un client VIP qui effectue le check-in.

Ce guide montrera son fonctionnement et comment l'utiliser.

Les bases 

Auparavant, les règles d'automatisation devaient être configurées pour les utilisateurs par nos équipes internes. Cela prenait du temps et n'était pas facile à modifier.

Désormais, vous pouvez créer et gérer vous-même ces règles à l'aide d'un outil visuel simple, sans aucune connaissance technique requise. 

Utilisation du générateur de flux de travail  

Le générateur se compose de deux parties principales :

1. Liste des flux de travail

C'est ici que vous pouvez : 

• • découvrir l'ensemble des flux de travail automatisés utilisés par votre hôtel
  • activer ou désactiver les flux de travail
  • modifier, copier ou supprimer un flux de travail 

2. Générateur de flux de travail 

C'est ici que vous créez ou modifiez des flux de travail automatisés. C'est visuel, comme un organigramme. Vous ajouterez des éléments constitutifs (appelés « nœuds ») pour : 

1. 1. Ce qui déclenche le flux de travail (ce qu'on appelle le déclencheur)

   2. Quelles conditions spécifiques doivent être remplies (ce qu'on appelle les conditions)

   3. Ce qui doit se produire en conséquence (ce qu'on appelle les conséquences)

Comment mettre en place un flux de travail ?

Chaque flux de travail se compose de trois parties :

1. Déclencheur (ce qui le déclenche)
   • C'est l'événement qui déclenche le processus d'automatisation.
   • Exemple : « Une réservation est mise à jour » ou « Un client effectue le check-in ».
2. Condition (Ce qui doit être vrai)
   • Cela permet de restreindre la portée de l'opération afin qu'elle ne se produise que lorsque certains détails correspondent.
   • Exemple : « Le client a demandé un lit bébé ET la chambre accueille plus de 3 personnes. »
3. Conséquence (Ce qui se passe ensuite)
   • Il s'agit de la tâche ou de l'action que le système va créer automatiquement.
   • Exemple : « Créer une tâche à l'intention des agents du service d'étage afin qu'ils apportent un lit bébé dans la chambre. »
     

Vous devez ajouter les trois éléments (déclencheur, condition, conséquence) avant de pouvoir sauvegarder le flux de travail.

Les champs obligatoires seront clairement indiqués. Vous ne pouvez pas sauvegarder le flux de travail tant que tous les champs n'ont pas été correctement remplis.

Modifier un flux de travail 

Lorsque vous cliquez sur une partie du flux de travail, un panneau latéral s'ouvre, dans lequel vous pourrez définir des informations détaillées.

Par exemple, vous pouvez : 

• choisir le type de réservation ou de client auquel s'applique le déclencheur
• définir des critères tels que le type de chambre, l'état de propreté ou le nombre de clients 
• choisir l'équipe à laquelle la tâche doit être attribuée, la date limite de réalisation et le contenu de la tâche 
  

Gérer les flux de travail 

Dans la liste principale, vous pouvez : 

• modifier un flux de travail si vous souhaitez y apporter des modifications
• dupliquer un flux de travail : la nouvelle version sera nommée « Copie de… » et sera initialement définie comme inactive afin qu’elle ne soit pas exécutée par erreur
• supprimer un flux de travail dont vous n'avez plus besoin
• Activer ou désactiver les flux de travail à tout moment

Comment cela fonctionne-t-il concrètement ? 

• Lorsqu'un flux de travail est actif, il s'exécute chaque fois que son déclencheur et sa condition sont remplis.
• Si un changement survient (par exemple, si un client annule son séjour), la tâche associée sera également automatiquement supprimée.
• Vous pouvez vérifier les performances de vos flux de travail grâce au Tableau de bord d'exécution, qui indique le nombre d'exécutions de chaque règle et le nombre de tâches créées. 
   

Quels types de déclencheurs puis-je utiliser ? 

Vous pouvez choisir parmi différents types de points de départ (déclencheurs) : 

• basés sur les réservations (par exemple, date de check-in, source de la réservation, client VIP)
• basés sur les tâches (par exemple, création d’une nouvelle tâche du service d'étage)
• Prochainement : avis des clients ou réponses à des questionnaires
  

Pourquoi une chambre est-elle à nouveau signalée pour inspection après l'enregistrement ?

Si vous nettoyez et inspectez une chambre, mais que le système indique qu'elle doit faire l'objet d'une nouvelle inspection peu avant l'arrivée d'un nouveau client, il s'agit d'un comportement normal et non d'une erreur.

Lorsque vous attribuez une chambre vide à un client qui arrive, Flexkeeping la marque automatiquement pour qu'une inspection supplémentaire soit effectuée, afin qu'un membre du personnel puisse la vérifier avant l'arrivée du client, même si vous l'avez nettoyée plus tôt. Ceci ne s'applique que si le schéma de nettoyage de votre établissement' "Nettoyage à l'arrivée" est activé.

Ce que vous pouvez faire :

• Effectuez l'inspection comme d'habitude avant l'arrivée du client.
• Si votre équipe est certaine que la chambre est prête, modifiez manuellement son statut pour passer de « Inspection avant l'arrivée » à « Inspectée ».
• Si vous ne souhaitez pas que cette étape supplémentaire soit effectuée dans votre établissement, veuillez contacter le service d'assistance de Mews afin que le déclenchement de l'inspection avant arrivée soit désactivé pour votre compte.

Conseils de l'équipe Flexkeeping 

• Assurez-vous que toutes les parties de votre flux de travail sont remplies avant de sauvegarder.
• À leur démarrage, les flux de travail dupliqués sont désactivés. Vérifiez-les et activez-les lorsque vous êtes prêt.
• Utilisez le Tableau de bord pour connaître la fréquence d'utilisation de chaque flux de travail.
• Vous pouvez tester les flux de travail avant de les activer afin de vous assurer qu’ils fonctionnent comme vous le souhaitez.

Comment modifier les paramètres d'accès ? 

Le générateur de flux de travail est désormais disponible pour tous les groupes d'utilisateurs « directeurs généraux/directrices générales ».