Modifier l'adresse du propriétaire d'une facture sur une facture débiteur émise ou une facture clôturée dans Mews Operations

AccountingMews Operations

Remarque : Mews déploie progressivement cette fonctionnalité dans les établissements.

Le personnel hôtelier ou administratif chargé de gérer les transactions financières et la facturation des clients avec l'autorisation d'ajuster des éléments et de réémettre des factures et des factures débiteur peut mettre à jour l'adresse du propriétaire de la facture sur une facture débiteur émise ou une facture clôturée dans Mews Operations afin de :

  • corriger ou mettre à jour les données de facturation.

  • garantir l'exactitude de la documentation financière et la conformité avec les normes juridiques et opérationnelles.

Une fois qu'un membre du personnel a émis la facture débiteur ou clôturé la facture, accédez au profil du client ou de la société pour modifier l'adresse de facturation.

 

Dans cet article, vous apprendrez comment modifier l'adresse du propriétaire d'une facture émise ou d'une facture clôturée :

 

Mettez à jour la numérotation de vos notes de crédit

Avant de réémettre une facture débiteur émise ou une facture clôturée, Mews vous recommande de mettre à jour la numérotation de vos notes de crédit afin que le système puisse attribuer automatiquement des numéros aux factures ou factures débiteur.

Remarque : Pour les établissements situés en Italie et en Espagne, vous trouverez plus d'informations sur la création de numérotations de factures pour les notes de crédit ici.

 

Pour créer ou modifier une numérotation : 

  1. Dans Mews Operations, cliquez sur le menu principal Screenshot 2024-01-15 at 12.16.40.png > Paramètres > établissement > Finances.

  1. Cliquez sur Numérotations.

 


 

  1. Dans l'onglet Numérotations de factures,

    • Pour créer une numérotation pour les notes de crédit, cliquez sur le bouton + Ajouter. 

      1. L'écran Créer une numérotation de factures s'ouvre. Remplissez les champs pertinents. Remarque : Vous pouvez utiliser la numérotation par défaut uniquement pour les notes de crédit.

      2. Pour configurer la numérotation pour les notes de crédit,  

        • Activez l'option Définir par défaut et utiliser pour les notes de crédit en cliquant sur le curseur correspondant.

        • Nommez votre numérotation dans le champ Titre de la numérotation de facture.

      1. Remplissez les autres champs pertinents. Pour en savoir plus et découvrir comment créer et gérer les numérotations, consultez ce guide.
      2. Cliquez sur Sauvegarder.

 

 

    • Pour modifier une numérotation existante, cliquez sur pour le nom de la numérotation que vous souhaitez modifier 

      1. Cliquez sur Modifier la numérotation.

      2. L'écran Modifier la numérotation s'ouvre. Modifiez les champs en fonction de vos besoins. Remarque : Vous pouvez utiliser la numérotation par défaut uniquement pour les notes de crédit.

      3. Pour configurer la numérotation pour les notes de crédit,  

        • Définir par défaut et utiliser pour les notes de crédit : cliquez sur le curseur pour l'activer.

        • Titre de la numérotation de facture : saisissez le titre de la numérotation de la note de crédit. 

      1. Remplissez les autres champs pertinents. Pour en savoir plus et découvrir comment créer et gérer les numérotations, consultez ce guide.
      2. Cliquez sur Sauvegarder. 

 

Autorisations


Avant de réémettre une facture débiteur émise ou une facture clôturée, vérifiez que vous avez l'autorisation d'ajuster ou de réémettre des factures.

Votre capacité à réémettre des factures débiteur dépend de vos autorisations en tant qu'utilisateur :

  • Si vous avez l'autorisation d'ajuster ou de réémettre des factures mais que vous n'avez pas l'autorisation d'émettre des factures débiteur, vous pouvez réémettre les factures mais pas les factures débiteur.
  • Si vous avez l'autorisation d'ajuster ou de réémettre des factures et l'autorisation d'émettre des factures débiteur, vous pouvez réémettre à la fois des factures et des factures débiteur.

 

Pour localiser le profil du client ou de la société avec la facture émise ou la facture clôturée, à partir de laquelle vous avez

souhaitez modifier l'adresse de facturation,

  1. Dans Mews Operations, tapez le nom du client ou de la société dans la barre de recherche Mews et cliquez sur le résultat pertinent dans les résultats de recherche. 

  1. Cliquez sur le Tableau de bord et cliquez sur la facture débiteur émise ou la facture clôturée dont vous souhaitez modifier l'adresse de facturation.

  1. Cliquez sur Modifier les informations de facturation. Remarque : Si votre établissement a sélectionné l'option Autoriser la modification des factures clôturées dans la configuration comptable, Mews n'affiche pas le bouton Modifier les informations de facturation.

 

 

  1. Sous Informations du propriétaire, vous pouvez modifier ou trouver une nouvelle adresse.

 


 

  1. Pour rechercher une adresse, dans le champ Rechercher une adresse, commencez à taper n'importe quelle partie de l'adresse. Cliquez ensuite sur l'adresse souhaitée pour remplir automatiquement les champs d'adresse.

  2. Vous pouvez modifier l'adresse en mettant à jour les champs suivants : 

    • Ligne d'adresse 1 : saisissez la première ligne d'adresse du client ou de la société.

    • Ligne d'adresse 2 : saisissez la deuxième ligne d'adresse du client ou de la société, le cas échéant.

    • Ville :saisissez la ville de l'adresse du client ou de la société.

    • Code postal : saisissez le code postal de l'adresse du client ou de la société.

    • Pays : sélectionnez le pays de l'adresse du client ou de la société dans le menu déroulant.

    • État/Province : sélectionnez l'État ou la province de l'adresse du client ou de la société dans le menu déroulant.

  1. Pour supprimer toute l'adresse, cliquez sur Effacer l'adresse. Remarque : Vous ne pouvez supprimer l'adresse que si la législation en vigueur vous y autorise. Si ce n'est pas le cas, Mews affiche un message d'erreur.

 

 

 

  1. Pour confirmer la modification, cliquez sur Réémettre.

 

Une fois que vous avez confirmé la modification, le système,

    • crédite la facture débiteur originale émise ou la facture clôturée en tant que note de crédit.

      • Mews utilise les mêmes catégories comptables pour les éléments de la facture, tant dans la note de crédit que dans la nouvelle facture débiteur clôturée.

      • Sur la note de crédit, Mews, 

        • affiche l'ancienne adresse inchangée.

        • enregistre les dates des éléments à la même date que celle à laquelle vous émettez la note de crédit.

    • émet une nouvelle facture débiteuravec les données de facturation mises à jour.

      • Sur la nouvelle facture débiteur, Mews, 

      • affiche la nouvelle adresse corrigée.

      • enregistre les dates des éléments à la même date que celle à laquelle vous émettez la nouvelle facture débiteur.

    • enregistre les modifications dans le journal d'actions du client ou de la société.

 

Remarque  :

  • Vous ne pouvez réémettre qu'une seule fois une facture émise ou une facture clôturée. Si vous devez changer l'adresse après l'avoir modifiée, vous devez vous reporter à la dernière facture mise à jour pour effectuer le changement. 

  • Si la personne responsable de la facture change, la facture doit être réémise en tant que facture ouverte et réattribuée.

 

  1. Vous pouvez consulter les factures liées dans l'aperçu des factures ou dans l'onglet Tableau de bord de l'écran de gestion de la clientèle ou de la société.

  1. Pour envoyer la facture débiteur corrigée par e-mail au client ou à la société, ouvrez l'aperçu de la facture et cliquez sur l'icône Envoyer la facture par e-mail. Remarque : Vous pouvez joindre la note de crédit à la facture débiteur corrigée. Utilisez la case à cocher pour sélectionner les documents souhaités dans le champ Inclure les documents liés. 

  1. Pour imprimer la facture débiteur corrigée, ouvrez l'aperçu de la facture et cliquez sur l'icône Imprimer .

Pour en savoir plus sur l'association d'un profil client ou de société à une facture débiteur émise ou une facture clôturée, consultez ce guide.

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