So versendest du Rechnungen automatisch in Mews Operations

Mews Operations kann beim Check-out automatisch Rechnungen an Gäste oder Firmen ausstellen, ohne dass dein Team etwas manuell tun muss. Dadurch wird sichergestellt, dass Rechnungen nach jedem Check-out nach einem Einzelaufenthalt zuverlässig versendet werden, was Verzögerungen beim Zahlungseingang verringert und das Risiko ausschließt, dass Rechnungen übersehen werden. Die Systemverwalter konfigurieren die Automatisierung in den Einstellungen zur Abrechnungsautomatisierung, sodass du selbst bestimmen kannst, welche Rechnungsabläufe automatisiert und welche weiterhin manuell abgewickelt werden sollen. Nach der Einrichtung kann Mews Rechnungen auch automatisch an die E-Mail-Adresse des Zahlers senden.

 

In diesem Artikel erfährst du Folgendes:

• So richtest du den automatischen Versand von Rechnungen beim Check-out ein

• Schritt 1: Die Zielrechnung konfigurieren

• Schritt 2: Rechnungen automatisch ausstellen

• Wie funktioniert die automatische Versendung von Rechnungen?

So richtest du den automatischen Versand von Rechnungen beim Check-out ein

Die Rechnungsautomatisierung konfigurierst du im Rahmen der Abrechnungsautomatisierung. Du kannst es zu einer bestehenden Abrechnungsautomatisierung hinzufügen oder eine neue erstellen.

1. In Mews Operations gehst du zum Hauptmenü  > Betriebsabläufe > Abrechnungsautomatisierungen.

2. Klicke auf eine vorhandene Abrechnungsautomatisierung, um sie zu bearbeiten, oder klicke auf Erstellen, um eine neue einzurichten.

3. Klicke auf das Dropdown-Menü Timing, um Kontinuierlich auszuwählen.

4. Wähle die Posten aus, die Mews berechnet, und konfiguriere die Bedingungen für die Automatisierung.

Die Option „Kontinuierlich“ steuert die Abbuchungen auf die richtige Rechnung, sobald Mews sie erstellt. Beim Check-out sind alle relevanten Abbuchungen bereits auf der Rechnung. Die verfügbaren Posten und Bedingungen hängen von der Konfiguration deiner Unterkunft ab.

Schritt 1: Die Zielrechnung konfigurieren

In diesem Schritt konfigurierst du, wer für die Bezahlung der Rechnung zuständig ist.

1. Klicke auf das Dropdown-Menü Wer ist für die Zahlung verantwortlich, um Gast oder Firma auszuwählen.

2. Klicke auf das Dropdown-Menü Gastprofil, um Reservierungsinhaber oder Gastprofil auszuwählen.

3. Aktiviere das Kontrollkästchen Für jede Reservierung eine separate Rechnung erstellen. Du musst diese Funktion aktivieren, damit die Rechnungsautomatisierung funktioniert – die Automatisierung gilt nur für Rechnungen für einzelne Aufenthalte und unterstützt keine Sammelrechnungen für mehrere Reservierungen.

Schritt 2: Rechnungen automatisch ausstellen

In diesem Schritt konfigurierst du, wann Mews Operations Rechnungen erstellt und versendet.

1. Wähle „Rechnung automatisch ausstellen“ aus. Es erscheinen die folgenden Optionen. Konfiguriere sie nach Bedarf:

   • Rechnung ausgestellt: Klicke auf das Dropdown-Menü, um Beim Auschecken oder Mit Verzögerung nach dem Auschecken auszuwählen.

     • Beim Auschecken: Mews stellt die Rechnung aus, sobald der Gast auscheckt. Damit ist die tatsächliche Abreisezeit gemeint, nicht die geplante Abreisezeit.

     • Mit Verzögerung nach dem Auschecken: Mews stellt die Rechnung nach einer festgelegten Verzögerung nach dem Auschecken aus. Nutze diese Möglichkeit, um Zeit für eventuelle Änderungen in letzter Minute zu gewinnen, bevor Mews die Rechnung ausstellt.

   • Rechnungszähler: Klicke auf das Dropdown-Menü, um den Zähler für Rechnungen auszuwählen, der für diese Automatisierung verwendet werden soll. Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn für deine Unterkunft mehr als ein Rechnungszähler konfiguriert ist. Standardmäßig verwendet Mews den in der Buchhaltungskonfiguration festgelegten Standard-Rechnungszähler.

   • Eine Bestellnummer ist erforderlich: Aktiviere dieses Kontrollkästchen, wenn Rechnungen aus diesem automatisierten Prozess eine Bestellnummer benötigen. Mews bezieht die Bestellnummer aus der Reservierung.

     • Wenn diese Funktion aktiviert ist und die Reservierung keine Bestellnummer hat, schlägt die Automatisierung fehl und Mews benachrichtigt deine Unterkunft.

     • Wenn diese Option nicht aktiviert ist, stellt Mews die Rechnung ohne Bestellnummer aus.

   • Rechnung per E-Mail versenden: Aktiviere dieses Kontrollkästchen, um die Rechnung automatisch zu versenden, sobald Mews sie ausgestellt hat.

     • Wenn diese Option aktiviert ist, sendet Mews die Rechnung an die E-Mail-Adresse, die im Gastprofil oder im Profil der Firma hinterlegt ist.

     • Wenn im Profil keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, stellt Mews die Rechnung zwar trotzdem aus, versendet sie aber nicht. Mews benachrichtigt deine Unterkunft.

     • Wenn diese Option nicht aktiviert ist, erstellt Mews die Rechnung, versendet sie aber nicht.

2. Klicke auf Speichern.

 

Wie funktioniert die automatische Versendung von Rechnungen?

Sobald du die Automatisierung gespeichert hast, führt Mews sie kontinuierlich aus und überprüft die erforderlichen Daten, bevor jede Rechnung ausgestellt wird:

• Mews wendet dieselben Datenanforderungen an wie bei der manuellen Ausstellung einer Rechnung, einschließlich aller steuerlichen oder elektronischen Rechnungsstellungsvorschriften für dein rechtliches Umfeld.

• Wenn du das Kontrollkästchen Bestellnummer ist erforderlich aktivierst, überprüft Mews auch die Bestellnummer.

• Falls Mews keine Rechnung ausstellen kann, benachrichtigt es deine Unterkunft und nennt den Grund dafür.

• Wenn Mews eine Rechnung ausstellt, diese aber nicht versenden kann, benachrichtigt dich Mews unabhängig davon über den Fehlversuch.

Du kannst alle deine Abrechnungsautomatisierungen in Mews Operations unter dem Hauptmenü  > Betriebsabläufe > Abrechnungsautomatisierungen ansehen und verwalten.

Sobald deine Abrechnungsautomatisierung aktiv ist, erstellt und versendet Mews nach jedem Check-out eines Einzelaufenthalts automatisch Rechnungen.