Wie man in Mews Operations eine Erinnerungs-E-Mail mit einer angehängten Rechnung versendet.

Das Versenden einer Erinnerungs-E-Mail mit einer Rechnung im Anhang in Mews Operations hilft den Mitarbeiter/innen, effektiv mit Gästen und Kunden über ausstehende Beträge zu kommunizieren. Mitarbeiter an der Rezeption, Buchhalter oder Manager senden in der Regel Erinnerungs-E-Mails, wenn eine Zahlung kurz vor dem Fälligkeitsdatum steht, überfällig ist oder ein Konto abgeglichen werden muss. Diese Aktion kann direkt von der Rechnung im Gästeprofil aus durchgeführt werden, um eine klare und professionelle Kommunikation und eine ordnungsgemäße Finanzverfolgung zu gewährleisten. Du kannst auch einzeln oder in großen Mengen E-Mails zur Rechnungserinnerung aus dem City Ledger in Mews Operations versenden.

Um eine Erinnerungs-E-Mail mit einer Rechnung im Anhang zu senden, gehe wie folgt vor:

1. Suche den Kunden mit der Rechnung, an den du eine Erinnerungs-E-Mail senden möchtest. Mache dafür in Mews Operations Folgendes:
   • Gib den Namen des Kunden oder der Firma in die Mews Suchleiste ein.
   • Greife auf den Bericht „Rechnungen“ zu und suche nach der ausstehenden Rechnung.
2. Klicke auf den Tab Dashboard und dann auf die entsprechende Rechnung.
3. Klicke auf und dann auf Erinnerung senden.
4. Trage im Seitenfenster „Erinnerung senden“ die erforderlichen Informationen in die folgenden Felder ein:
   • Rechnungsformat: Klicke hier, um das Rechnungsformat auszuwählen, das Mews an die E-Mail anhängt.
   • Sprache: Klicke hier, um die Sprache auszuwählen, die in der E-Mail verwendet werden soll.
   • Empfänger: Gib die E-Mail-Adresse des Kunden ein, der die E-Mail erhalten soll. Hinweis: Wenn die E-Mail-Adresse des Kunden bereits im Gästeprofil vorhanden ist, zeigt Mews sie automatisch an. Markiere das Kästchen, um die Markierung aufzuheben, falls erforderlich.
5. Um weitere Empfänger zur E-Mail hinzuzufügen, klicke auf Empfänger hinzufügen. Gib dann die E-Mail-Adresse ein.
6. Klicke auf Senden, um den Vorgang abzuschließen und die E-Mail zu senden.
   
   

Damit wird eine Erinnerungs-E-Mail mit einer Rechnung im Anhang verschickt. Sobald du sie abgeschickt hast:

• Mews zeigt das Datum, an dem du die Erinnerung gesendet hast, unter dem Feld Erinnerung gesendet auf den folgenden Bildschirmen an:
  • Rechnungsdetails
  • Bericht über Rechnungen
  • Tab Dashboard des Bildschirms der Kundenverwaltung Hinweis: Wenn du mehr als eine Erinnerung versendest, zeigt Mews nur die Informationen der zuletzt versendeten E-Mail-Erinnerung an.
• Mews zeigt alle gesendeten Erinnerungs-E-Mails in den Posten der E-Mail-Warteschleife und im Aktionsprotokoll an.

 

Mehr erfahren über die E-Mail zur Rechnungserinnerung kannst du hier.