Wie versende ich eine Rechnungserinnerung in großen Mengen mit angehängten Rechnungen aus dem City Ledger in Mews Operations?

AccountingMews Operations

Das Versenden einer E-Mail zur Rechnungserinnerung in großen Mengen hilft deiner Unterkunft, unbezahlte Rechnungen effizient zu verfolgen. Wenn deine Unterkunft in der Buchhaltungskonfiguration die Forderungsverfolgung aktiviert hat, können Mitarbeiter des Empfangs- oder Finanzteams mit Berichterstattungszugriff dieses Feature nutzen, um einen Kunden oder eine Firma mit einer einzigen E-Mail an mehrere ausstehende Rechnungen zu erinnern. Du tust dies über das City Ledger in Mews Operations und nur, wenn alle Rechnungen zum gleichen Profil des Reservierungsinhabers gehören.

 

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Hinweis
  • Verwende dieses Feature nur, um Zahlungserinnerungen für unbezahlte Rechnungen zu versenden, nicht um Rechnungen in großen Mengen zu versenden. Jede E-Mail enthält die Originaldokumente der Rechnung als Anhang und weist deutlich darauf hin, dass es sich um eine Rechnungserinnerung handelt. 
  • Du kannst die Sonderlösung für die Rechnungserinnerung in Mews Operationsanpassen . Erfahre mehr im Hilfeartikel Gestalte deine E-Mails mithilfe von E-Mail-Vorlagen in Mews Operations.  

Zum Versenden einer Rechnungserinnerung mit angehängten Rechnungen in großen Mengen aus dem City Ledger: 

 

  1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü Menu arrow right > Finanzen > Ledger > City Ledger.
  2. Suche nach dem Profil der Firma oder des Rechnungsinhabers mit mehreren unbezahlten Rechnungen.
  3. Wähle die Rechnungen aus, die du in die Zahlungserinnerung aufnehmen möchtest:
    • Markiere die einzelnen Kästchen neben den Rechnungen, die du einbeziehen möchtest, oder
    • Wenn du alle unbezahlten Rechnungen eines Profils einbeziehen möchtest, markiere das Kästchen neben dem Namen der Firma oder des Rechnungsinhabers, um alle auszuwählen.
  4. Klicke auf Zahlungserinnerung senden.
  5. Prüfe im Seitenfenster Zahlungserinnerung senden- unter Verknüpfte Rechnungen die Rechnungsnummern.
  6. Klicke, um die erforderlichen Informationen in den folgenden Feldern auszuwählen:
    • Format der Rechnung: Die Art des Formats der Rechnung, die Mews an die E-Mail anhängt.
    • Sprache: Die Art der Sprache, in der die E-Mail verfasst wird.
  7. Gib unter Empfänger die E-Mail-Adresse des Gastes ein, an den du die E-Mail senden möchtest. Hinweis: Wenn die E-Mail-Adresse des Gastes bereits im Gästeprofil vorhanden ist, zeigt Mews sie automatisch an. Markiere bei Bedarf das Kästchen, um die Auswahl aufzuheben.
  8. Um weitere Empfänger für die E-Mail hinzuzufügen, gib die E-Mail-Adresse in das Feld Recipients ein und drücke dann die Leertaste auf deiner Tastatur.
  9. Klicke auf senden um den Vorgang abzuschließen und die E-Mail zu versenden. 

Mews zeigt dir eine Bestätigung an. Das Ergebnis des Versands einer E-Mail mit Rechnungserinnerungen mit angehängten Rechnungen in großen Mengen ist: 

  • Mews zeigt dir das Datum des Versands der Erinnerung unter Erinnerung gesendet oder im Erinnerungsfeld auf den folgenden Seiten an:

    • Im City Ledger und dem Dashboard-Tab des Kundenmanagement-Bildschirms. Hinweis: Wenn du mehr als eine Erinnerung versendest, zeigt Mews nur die Informationen der letzten Erinnerung an, die du versendet hast.

    • Rechnungsdetails

    • Rechnungsbericht

    • Rechnungs-Aktionsprotokoll

  • Mews zeigt alle Erinnerungs-E-Mails an, die als Posten der E-Mail-Warteschleife und über das Aktionsprotokoll verschickt wurden. 

 

 

 

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