Mews Digital Key est une solution sans contact et en libre-service qui permet à vos clients d'accéder facilement à leur chambre. Avec le Bluetooth Digital Key, les clients peuvent accéder à leur clé de chambre via une application sur leur smartphone.

 

Les clients configurent leur Digital Key après avoir effectué leur check-in en ligne, puis utilisent leurs appareils pour accéder à leur chambre.

 

Les clients peuvent également accéder à Digital Key,

• depuis le Mews Guest Portal après avoir reçu un e-mail « Après le check-in » ou un SMS.

• via le Mews Kiosk à leur arrivée dans votre établissement.

Digital Key offre à vos clients une expérience unique, vous aide à réduire les coûts de personnel, les files d'attente à la réception, et à augmenter la satisfaction client.

 

Dans cet article, vous apprendrez :

• Prérequis pour configurer le Bluetooth Digital Key

• Comment configurer le Bluetooth Digital Key dans Mews Operations

  • Étape 1 : Démarrer

  • Étape 2 : Finaliser la pré-implémentation

  • Étape 3 : Complétez la checklist d'implémentation du Digital Key

    • Étape 3.1 : Configuration du fournisseur de verrouillage de porte

    • Étape 3.2 : Configuration Mews

    • Étape 3.3 : Dernières étapes

• Comment tirer le meilleur parti du Digital Key

 

Prérequis pour configurer le Bluetooth Digital Key

• Pour la version Bluetooth Digital Key :

  • Matériel de verrouillage de porte compatible Bluetooth d'Assa Abloy ou Salto Space.

  • Avoir configuré les intégrations d'encodage de clés depuis Mews Marketplace, telles que le logiciel Vostio d'Assa Abloy, le logiciel VisiOnline ou Salto Space.

Note : Si vous utilisez un système de verrouillage d'accès qui ne figure pas dans la liste ci-dessus, Mews Digital Key n'est pas encore pris en charge. Vous pouvez toujours soumettre le nom de votre fournisseur à Mews afin que nous puissions suivre la demande en vue d'un futur support.

 

Comment configurer le Bluetooth Digital Key dans Mews Operations

Étape 1 : Démarrer

1. Dans Mews Operations, allez dans le menu principal > Paramètres > Établissement > Expérience client > Digital Key.

2. Mews affiche la page d'accueil Digital Key avec une brève description des Digital Key et de leurs avantages.

   • Pour configurer Digital Key, cliquez sur Démarrer.

Note : Si vous avez déjà commencé l'implémentation, Mews affiche à la place votre checklist d'activation.

 

Étape 2 : Finaliser la pré-implémentation

Lorsque vous cliquez sur Démarrer, Mews vous guide à travers un court processus pour configurer votre checklist Digital Key.

1. Dans la fenêtre Digital Keys setup, sous Key type, sélectionnez Bluetooth keys.

2. Cliquez sur Suivant.

3. Sous Fournisseur de verrouillage de porte, sélectionnez le fournisseur de système d'accès que vous souhaitez utiliser :

   1. Assa Abloy Vingcard

   2. Salto Space

   3. Autre (non pris en charge)

4. Cliquez sur Suivant.

Note : Si vous choisissez Autre (non pris en charge), vous pouvez saisir le fournisseur de système d'accès que vous souhaitez utiliser. Mews enregistre votre intérêt et peut vous contacter si un support est ajouté à l'avenir.

5. Sous Informations de contact, dans le champ Adresse e-mail, saisissez l'adresse e-mail de votre contact principal chez votre fournisseur de système d'accès, tel que votre gestionnaire de compte ou votre représentant, pour vous assister avec Mews Digital Key.

6. Cliquez sur Suivant.

7. Sous la rubrique Consentez-vous à la transmission de vos informations ?, cochez la case J'accepte que mes informations soient transmises à*. Par exemple, Assa Abloy ou Salto.

Remarque :

• Pour initier le processus de configuration avec Assa Abloy, Mews doit transmettre votre nom, votre adresse e-mail et les détails de l'établissement à l'équipe d'Assa Abloy.

• En cochant cette case, vous acceptez que Mews leur transmette vos informations. Mews nécessite votre confirmation pour poursuivre le processus.

• Pour Salto, ce consentement n'est requis que si vous fournissez l'adresse e-mail de votre contact principal chez Salto.

8. Cliquez sur Suivant.

Une fois les informations envoyées, Mews:

• Crée une checklist d'implémentation sur mesure pour Digital Key dans la page des paramètres Digital Key de votre établissement.

• Pour Assa Abloy, Mews envoie automatiquement vos données à Assa Abloy pour qu'elle puisse traiter l'activation de votre Digital Key.

Vous pouvez désormais continuer à l'étape 3 : Remplir la checklist d'implémentation.

 

Étape 3 : Complétez la checklist d'implémentation du Digital Key

De retour sur la page Digital Key, Mews affiche une checklist d'implémentation avec des tâches regroupées en trois sections :

• Configuration du fournisseur de système d'accès

• Configuration Mews

• Dernières étapes

Chaque tâche affiche :

• Un nom et, dans certains cas, une brève description.

• Un statut. Par exemple : Non commencé, En cours d'examen, Terminé.

• Un moyen de marquer la tâche comme réussie, ou un lien Aller à la tâche qui ouvre un écran de configuration dans un nouvel onglet.

Le système effectue certaines tâches automatiquement lorsque Mews ou votre fournisseur de verrouillage de porte termine une action ; d'autres doivent être effectuées manuellement dans la checklist.

 

Note: le système bloque certaines tâches tant que vous n'avez pas rempli les conditions préalables. Cette mesure vise à garantir que toutes les dépendances sont bien prises en compte et à éviter que des problèmes ne surviennent lors des étapes suivantes en raison d'un paramètre manquant.

 

Étape 3.1 : Configuration du fournisseur de verrouillage de porte

Ces étapes permettent de s'assurer que votre système d'accès est prêt pour les clés numériques. Veuillez effectuer les tâches suivantes et contacter votre fournisseur de verrouillage de porte si vous avez besoin d'aide.

1. Contactez votre fournisseur de système d'accès pour mettre en place des Digital Key (exigence)

   1. Pour Vingcard | Assa Abloy, Mews le fait automatiquement en fonction des détails fournis dans la section Étape 2 : Compléter l'implémentation de cet article d'aide. Vous pouvez continuer à l'étape 2 ci-dessous.

   2. Pour Salto, vous devez contacter Salto directement afin de leur demander de vérifier votre système et votre contrat en vue de l'utilisation des clés numériques via Mews.

      1. Sélectionnez « Marquer la tâche comme terminée » une fois que vous aurez entamé la procédure avec vos interlocuteurs chez Salto.

2. Votre fournisseur de système d'accès confirme que le système est prêt (exigence).

   1. Vous devez confirmer auprès de votre fournisseur de système d'accès qu'un accord signé est en place et que tous les matériels et logiciels nécessaires sont installés ou mis à jour dans votre établissement pour prendre en charge les Digital Key.

   2. Votre fournisseur de système d'accès vous confirme que votre système est prêt pour Digital Key avec Mews.

   3. Sélectionnez « Marquer la tâche comme réussie » une fois que le fournisseur de verrouillage de porte aura confirmé.

3. Vérifiez que Vingcard | Assa Abloy est connecté à Mews (Obligatoire) (Assa Abloy uniquement)

   1. Cette tâche passe à l'état En revue une fois la tâche précédente terminée et déclenche automatiquement Mews pour vérifier cette connexion.

   2. Une fois que le système a vérifié la connexion, il marque automatiquement cette tâche comme terminée.

Note: la vérification de la connexion au système peut prendre plusieurs jours.

 

Étape 3.2 : Configuration Mews

Ces tâches garantissent que Mews est correctement configuré pour les Digital Key :

1. Connectez et configurez l'intégration du système d'accès dans Mews Marketplace (exigence)

   1. Cliquez sur Aller à la tâche.

   2. Cliquez sur Connecter l’intégration.

   3. Pour configurer votre système d'accès, veuillez suivre les étapes décrites dans les guides d'aide suivants :

      1. Vostio Access Management

      2. Visionline

      3. Salto Space

2. Configurer l'enregistrement automatique (recommandé)

   1. Cliquez sur Aller à la tâche

      1. Sélectionnez Ne pas activer le check-in automatique si vous souhaitez que les Digital Key ne soient activées que lorsqu'une borne Mews Kiosk ou un membre du personnel effectue le check-in de la réservation dans Mews.

      2. Sélectionnez Activer le check-in automatique pour permettre à Mews d'effectuer automatiquement le check-in et d'activer les Digital Key des réservations qui remplissent les conditions préalables que vous avez configurées.

   2. Catégories d'espaces à exclure pour l'enregistrement automatique: si vous préférez accueillir les clients en personne avant de leur donner accès à certaines catégories d'espaces. Cliquez pour sélectionner une catégorie d'espaces dans le menu déroulant. Note: vous pouvez laisser ce champ vide s'il n'y a pas d'exigence.

   3. Délai de grâce pour l'effectuer le check-in: indiquez la durée, en heures et en minutes, avant l'heure prévue pour l'effectuer le check-in de la réservation, pendant laquelle les clients peuvent effectuer le check-in plus tôt afin d'obtenir leurs clés numériques.

   4. Les clients ne peuvent recevoir leur Digital Key qu'une fois leur solde payé : Cochez cette case pour permettre aux clients de recevoir la Digital Key uniquement après avoir réglé leur solde.

   5. Cliquez sur Sauvegarder.

Important : ce check-in automatique Digital Key est distinct du paramètre générique « Activer le check-in automatique » dans les services réservable. N'utilisez pas le check-in automatique générique avec Digital Key ; configurez toujours le check-in automatique Digital Key depuis l'écran des paramètres Digital Key.

 

Note : outre les conditions susmentionnées, toutes les réservations doivent également remplir les conditions obligatoires ci-dessous pour pouvoir bénéficier de l'enregistrement automatique :

• La réservation est dans l'état « Confirmé »

• Un ou plusieurs clients ont effectué leur check-in en ligne

• Un ou plusieurs clients à la réservation ont préparé un Digital Key

• L'espace attribué est inspecté.

 

3. Connectez la Digital Key depuis la Mews Marketplace (exigence)

   1. Cliquez sur Aller à la tâche.

   2. Cliquez sur Commencer l'essai gratuit maintenant.

   3. En sélectionnant « Acheter », vous acceptez l'ensemble des conditions générales de vente.

   4. Cliquez sur Acheter. Note: si Digital Key est inclus dans votre abonnement, Mews ne vous débitera aucun supplément.

 

4. Complétez le cours Digital Key de Mews University pour tout le personnel.

   1. Cliquez sur Aller à la tâche pour ouvrir le cours Mews University.

   2. Veillez à ce que vous-même et les équipes concernées chargées d'aider les clients confrontés à des problèmes d'accès suiviez cette formation.

   3. Une fois que tous les membres du personnel concernés auront suivi la formation, cliquez sur « Marquer la tâche comme réussie » dans la checklist.

5. Ajoutez une image de couverture pour Digital Key en téléchargeant une image de connexion (recommandé)

   1. Cliquez sur Aller à la tâche.

   2. Faites défiler la page jusqu'au champ « Image de connexion ».

   3. Cliquez sur « Choisir un fichier » pour télécharger une image sur Mews. Cette image est utilisée dans l'application « Digital Key » comme illustration de votre fiche et dans l'App Clip d'Apple pour présenter votre établissement. Note: il peut s'écouler plusieurs jours avant que l'application App Clip d'Apple ne montre l'image que vous avez mise en ligne.

 

Étape 3.3 : Dernières étapes

Le dernier groupe de tâches prépare l'expérience Digital Key pour vos clients :

1. Testez les Digital Key (recommandé)

a. Vous pouvez tester manuellement l'expérience « digital key » et n'avez pas besoin de transmettre les résultats de ces tests. Pour ce faire, vous pouvez :

• Changez temporairement le type de check-in en Digital Key dans votre service réservable.

• Créez une réservation test dans le système.

• Effectuez le check-in en ligne et configurez une Digital Key depuis l'écran de succès.

• Activez la clé en effectuant le check-in pour la réservation (automatiquement ou manuellement).

• Utilisez la clé sur n'importe quel verrouillage de porte correspondant à l'espace auquel la réservation est attribuée.

Remarque : si vous n'êtes pas prêt à activer les clés numériques pour vos clients, rétablissez le paramètre « Type d'enregistrement » à sa valeur précédente.

 

2. Configurer l'émission de Digital Key à partir de la borne Mews Kiosk (recommandé)

   1. Cliquez sur Aller à la tâche.

   2. Mews affiche les configurations du Mews Kiosk pour votre service séjour. Sélectionnez une configuration de Mews Kiosk à mettre à jour.

   3. Dans le champ Délivrance des clés, choisissez Digital Key pour proposer cette option lors du check-in à la borne Mews Kiosk.

   4. Cliquez sur Sauvegarder.

   5. Répétez l'opération pour les autres configurations de Mews Kiosk, si nécessaire.

 

3. Mettez à jour les modèles d'e-mails (recommandé)
   Pour tirer le meilleur parti de Digital Key, il est préférable d'informer vos clients dans vos e-mails de pré-arrivée (Confirmation, check-in en ligne, rappel de check-in en ligne et après le check-in) qu'ils peuvent obtenir une Digital Key. Mews fournit du contenu prêt à l'emploi pour vous aider dans cette démarche.

   1. Cliquez sur Aller à la tâche.

   2. Cliquez sur modification pour l'e-mail de pré-arrivée que vous avez choisi.

   3. Dans le panneau de droite, cliquez sur « Lignes ».

   4. Dans le menu déroulant, sélectionnez Mews.

   5. Faites défiler la page jusqu'en bas pour voir le bloc de contenu prédéfini Bluetooth Digital Key.

   6. Glissez-déposez le contenu de votre Digital Key dans votre modèle d'e-mail.

   7. Cliquez sur Enregistrer et quitter une fois que vous êtes satisfait des modifications.

   8. Répétez l'opération pour les autres e-mails, si nécessaire.

 

4. Activez les Digital Key pour les clients (obligatoire)

   1. Cliquez sur Aller à la tâche.

   2. Faites défiler jusqu'au champ Type de check-in.

   3. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Digital Key.

   4. Faites défiler jusqu'en bas de la page et cliquez sur Enregistrer.

Vous avez maintenant activé les Digital Key pour vos clients et finalisé le processus de configuration.

 

Comment tirer le meilleur parti de la Digital Key

Pour optimiser l'adoption et la valeur ajoutée :

• Dans vos communications avant l'arrivée, encouragez le check-in en ligne afin que les clients puissent préparer leur clé avant leur arrivée.

• Mettez à jour les courriels envoyés avant l'arrivée pour informer clairement les clients qu'ils peuvent obtenir une Digital Key en effectuant certaines démarches avant l'arrivée. Si vous'utilisez l'enregistrement automatique pour effectuer le check-in, vous pouvez leur indiquer qu'ils peuvent éviter de passer par la réception à leur arrivée en effectuant cette démarche préalable.

• Utilisez le check-in automatique dans la mesure du possible afin que le système effectue le check-in des réservations éligibles et active les Digital Key sans intervention du personnel. Cela permet à votre personnel de se concentrer davantage sur la qualité de l'accueil et moins sur les formalités d'arrivée.

• Configurez les indications vers l'espace dans Mews pour que les clients puissent voir l'itinéraire jusqu'à leur chambre.

• Utilisez le Mews Kiosk lorsque c'est applicable pour compléter le check-in en ligne et réduire les files d'attente tout en aidant les clients qui arrivent sans avoir préparé leur Digital Key.

• Mettez à jour vos instructions de check-in pour expliquer l'expérience des clients le jour de leur arrivée après avoir préparé leur Digital Key. Par exemple, l'activation automatique des clés au moment du check-in ou un accueil par un membre du personnel à l'arrivée.