Mews Digital Key est une solution sans contact et en libre-service qui permet à vos clients d'accéder facilement à leur chambre. Avec la Digital Key intégrée au Wallet, les clients peuvent ajouter la clé de leur chambre directement dans leur Apple Wallet ou Google Wallet. Cette fonctionnalité est actuellement disponible uniquement pour les établissements équipés de serrures de porte Vingcard | Assa Abloy Vostio.

 

Les clients configurent leur Digital Key après avoir effectué leur check-in en ligne, puis utilisent leurs appareils pour accéder à leur chambre.

 

Les clients peuvent également accéder à Digital Key,

• depuis le Mews Guest Portal après un e-mail "Après le check-in" ou un message texte.

• via le Mews Kiosk à leur arrivée dans votre établissement.

 

Digital Key offre à vos clients une expérience unique, vous aide à réduire les coûts de personnel, les files d'attente à la réception, et à augmenter la satisfaction client.

 

Dans cet article, vous apprendrez :

• Prérequis pour configurer le Wallet-based Digital Key

• Comment configurer le Wallet-based Digital Key dans Mews Operations

  • Étape 1 : Démarrer

  • Étape 2 : Finaliser la pré-implémentation

  • Étape 3 : Complétez la checklist d'implémentation du Digital Key

    • Étape 3.1 : Configuration du fournisseur de verrouillage de porte

    • Étape 3.2 : Configuration Mews

    • Étape 3.3 : Dernières étapes

• Comment tirer le meilleur parti du Digital Key

Prérequis pour configurer le Wallet-based Digital Key

• Pour la version Wallet Digital Key :

  • Posséder un système de verrouillage de portes Assa Abloy compatible avec les clés sur portefeuille.

  • Avoir configuré l'intégration d'encodage de clés Assa Abloy Vostio depuis Mews Marketplace.

Note : Si vous utilisez un système d'accès non listé ci-dessus, Mews ne prend pas encore en charge les Wallet keys pour ce fournisseur. Vous pouvez toujours soumettre le nom de votre fournisseur à Mews pour que nous puissions suivre la demande de support futur et utiliser notre Bluetooth Digital Key [lien vers le nouveau guide] s'il est compatible avec votre système.

Comment configurer le Wallet-based Digital Key dans Mews Operations

Étape 1 : Démarrer

1. Dans Mews Operations, allez dans le menu principal > Paramètres > Établissement > Expérience client > Digital Key.

2. Mews affiche la page d'accueil Digital Key avec une brève description des Digital Key et de leurs avantages.

   • Pour configurer Digital Key, cliquez sur Démarrer.

Note : Si vous avez déjà commencé l'implémentation, Mews affiche à la place votre checklist d'activation.

 

Étape 2 : Finaliser la pré-implémentation

Lorsque vous cliquez sur Démarrer, Mews vous guide à travers un court processus pour configurer votre checklist Digital Key.

1. Dans la fenêtre Configuration des Digital Key, sous Type de clé, sélectionnez Wallet keys.

2. Cliquez sur Suivant.

3. Sous Fournisseur de système d'accès, sélectionnez le fournisseur que vous souhaitez utiliser :

   1. Assa Abloy Vingcard

   2. Autre (non pris en charge)

4. Cliquez sur Suivant.

Note : Si vous choisissez Autre (non pris en charge), vous pouvez saisir le fournisseur de système d'accès que vous souhaitez utiliser. Mews enregistre votre intérêt et peut vous contacter si un support est ajouté à l'avenir.

5. Sous Informations de contact, dans le champ Email, saisissez l'adresse e-mail de votre contact principal chez Vingcard | Assa Abloy, comme votre gestionnaire de compte ou représentant, pour vous assister avec Mews Digital Key.

6. Cliquez sur Suivant.

7. Sous la rubrique Consentez-vous à la transmission de vos informations ?Cochez la case J'accepte que mes informations soient transmises à Assa Abloy.

Remarque :

• Pour initier le processus de configuration avec Assa Abloy, Mews doit transmettre votre nom, votre adresse e-mail et les détails de l'établissement à l'équipe d'Assa Abloy.

• En cochant cette case, vous acceptez que Mews leur transmette vos informations. Mews nécessite votre confirmation pour poursuivre le processus.

8. Cliquez sur Suivant.

Une fois les informations envoyées, Mews:

• Crée une checklist d'implémentation sur mesure pour Digital Key dans la page des paramètres Digital Key de votre établissement.

• Mews envoie automatiquement vos informations à Assa Abloy pour qu'ils puissent traiter l'activation de votre Digital Key.

Vous pouvez désormais continuer à l'étape 3 : Remplir la checklist d'implémentation.

 

Étape 3 : Complétez la checklist d'implémentation du Digital Key

De retour sur la page Digital Key, Mews affiche une checklist d'implémentation avec des tâches regroupées en trois sections :

• Configuration du fournisseur de système d'accès

• Configuration Mews

• Dernières étapes

Chaque tâche affiche :

• Un nom et, dans certains cas, une brève description.

• Un statut. Par exemple : Pas commencé, En cours d'examen, Terminé.

• Un moyen de marquer la tâche comme réussie, ou un lien Aller à la tâche qui ouvre un écran de configuration dans un nouvel onglet.

Le système effectue certaines tâches automatiquement lorsque Mews ou Vingcard | Assa Abloy termine une action ; d'autres doivent être effectuées manuellement dans la checklist.

Note: le système bloque certaines tâches tant que vous n'avez pas rempli les conditions préalables. Cette mesure vise à garantir que toutes les dépendances sont bien prises en compte et à éviter que des problèmes ne surviennent lors des étapes suivantes en raison d'un paramètre manquant.

 

Étape 3.1 : Configuration du fournisseur de verrouillage de porte

Ces étapes permettent de s'assurer que votre système d'accès est prêt pour les clés numériques. Veuillez effectuer les tâches suivantes et contacter Vingcard | Assa Abloy pour obtenir de l'aide si nécessaire.

1. Mews envoie vos informations à Vingcard | ASSA ABLOY

   1. Pour Vingcard | Assa Abloy, Mews le fait automatiquement en fonction des détails fournis dans la section Étape 2 : Compléter l'implémentation de cet article d'aide. Vous pouvez continuer à l'étape 2 ci-dessous.

2. Vingcard | Assa Abloy confirme la préparation du système (exigence).

   1. Vous devez vérifier auprès de Vingcard | Assa Abloy que vous disposez bien d'un contrat signé et que vous avez mis à jour l'ensemble du matériel et des logiciels nécessaires installés dans votre établissement afin de prendre en charge les clés numériques.

   2. Vingcard | Assa Abloy vous confirme que votre système est prêt pour Digital Key avec Mews.

   3. Sélectionnez « Marquer la tâche comme réussie » dès que Vingcard | Assa Abloy aura confirmé.

3. Vérifiez que Vingcard | Assa Abloy est connecté à Mews (Obligatoire)

   1. Cette tâche passe à l'état En revue une fois la tâche précédente terminée et déclenche automatiquement Mews pour vérifier cette connexion.

   2. Une fois que le système a vérifié la connexion, il marque automatiquement cette tâche comme terminée.

Note: la vérification de la connexion au système peut prendre plusieurs jours.

 

Étape 3.2 : Configuration Mews

Ces tâches garantissent que Mews est correctement configuré pour les Digital Key :

1. Connectez et configurez Vostio Access Management dans Mews Marketplace (Exigence)

   1. Cliquez sur Aller à la tâche.

   2. Cliquez sur Connecter l’intégration.

   3. Pour configurer la gestion des accès Vostio, veuillez suivre les étapes décrites dans notre guide d'aide Intégration de l'encodeur de clés Vostio pour Mews Operations

2. Configurer l'enregistrement automatique (recommandé)

   1. Cliquez sur Aller à la tâche

      1. Sélectionnez Ne pas activer le check-in automatique si vous souhaitez que les Digital Key ne soient activées que lorsqu'une borne Mews Kiosk ou un membre du personnel effectue le check-in de la réservation dans Mews.

      2. Sélectionnez « Activer l'enregistrement automatique » pour permettre à Mews d'effectuer automatiquement le check-in et d'activer les clés numériques des réservations qui répondent aux configurations préalables que vous avez configurées

   2. Catégories d'espaces à exclure de l'enregistrement automatique: si vous préférez accueillir les clients en personne avant de leur donner accès à certaines catégories d'espaces. Cliquez pour sélectionner une catégorie d'espaces dans le menu déroulant. Note: vous pouvez laisser ce champ vide s'il n'y a pas d'exigence.

   3. Délai de grâce pour l'effectuer le check-in: indiquez la durée, en heures et en minutes, avant l'heure prévue pour l'effectuer le check-in de la réservation, pendant laquelle les clients peuvent effectuer le check-in plus tôt afin d'obtenir leurs clés numériques.

   4. Les clients ne peuvent recevoir leur Digital Key qu'une fois leur solde payé : Cochez cette case pour permettre aux clients de recevoir la Digital Key uniquement après avoir réglé leur solde.

   5. Cliquez sur Sauvegarder.

Important : ce check-in automatique Digital Key est distinct du paramètre générique « Activer le check-in automatique » dans les services réservable. N'utilisez pas le check-in automatique générique avec Digital Key ; configurez toujours le check-in automatique Digital Key depuis l'écran des paramètres Digital Key.

 

Note : outre les conditions susmentionnées, toutes les réservations doivent également remplir les conditions obligatoires ci-dessous pour pouvoir bénéficier de l'enregistrement automatique :

• La réservation est dans l'état « Confirmé »

• Un ou plusieurs clients ont effectué leur check-in en ligne

• Un ou plusieurs clients à la réservation ont préparé un Digital Key

• L'espace attribué est inspecté.

 

3. Connectez la Digital Key depuis la Mews Marketplace (exigence)

   1. Cliquez sur Aller à la tâche.

   2. Cliquez sur Commencer l'essai gratuit maintenant.

   3. En sélectionnant « Acheter », vous acceptez l'ensemble des conditions générales de vente.

   4. Cliquez sur Acheter. Note: si Digital Key est inclus dans votre abonnement, Mews ne vous débitera aucun supplément.

4. Complétez le cours Digital Key de Mews University pour tout le personnel (Exigence)

   1. Cliquez sur Aller à la tâche pour ouvrir le cours Mews University.

   2. Veillez à ce que vous-même et les équipes concernées chargées d'aider les clients confrontés à des problèmes d'accès suiviez cette formation.

   3. Une fois que tous les membres du personnel concernés auront suivi la formation, cliquez sur « Marquer la tâche comme réussie » dans la checklist.
       

Étape 3.3 : Dernières étapes

Le dernier groupe de tâches prépare l'expérience Digital Key pour vos clients :

1. Tester les Digital Key (Obligatoire)

   1. Cliquez sur Aller à la tâche.

   2. Sélectionnez le menu déroulant Profil du client et choisissez les profils du personnel pour le support aux tests des Wallet keys.

   3. Cliquez ici pour télécharger le document de test.

   4. Cliquez sur Sauvegarder.

   5. Réalisez les cas de test décrits dans le document de test et enregistrez le document une fois complété dans un emplacement accessible en externe.

   6. Rouvrez la tâche « Tester les clés numériques » et ajoutez l'URL partageable dans le champ « URL du fichier de test ».

   7. Cliquez sur Sauvegarder.

      1. Cette tâche est définie sur Review et déclenche automatiquement une vérification par Assa Abloy pour valider les résultats des tests.

      2. Une fois approuvée, cette tâche est automatiquement définie sur Terminée.

 

2. Publiez les FAQ Digital Key sur votre site web (Exigence) Pour les Wallet keys, la publication des FAQ est obligatoire sur votre site web, tant pour les portefeuilles généraux que pour Google et Apple. Les instructions sont disponibles sur Mews en suivant les étapes ci-dessous :

   1. Cliquez sur Aller à la tâche.

   2. Cliquez sur l'icône « Copier » pour les FAQ générales et celles concernant Google Wallet.

      1. Copiez ce code et collez-le à un emplacement approprié pour l'intégrer à votre site web.

   3. Cliquez sur l'icône « Copier » correspondant à la FAQ sur Apple Wallet.

      1. Copiez ce code et collez-le à un emplacement approprié pour l'intégrer à votre site web.

   4. Une fois les fichiers téléchargés sur votre site web, ajoutez les URL des deux pages de FAQ dans les champs « Lien vers la page ».

   5. Cliquez sur Sauvegarder.

      1. Le système définit cette tâche sur Review et déclenche automatiquement une révision par Assa Abloy pour vérifier le contenu de la FAQ.

      2. Une fois approuvée, cette tâche est automatiquement définie sur Terminée.

Note :

• Les FAQ d'Apple doivent figurer sur une page distincte de celle des FAQ générales et de celles de Google.

• Le contenu fourni a été préalablement approuvé et ne doit pas faire l'objet de modifications. Toute modification apportée au contenu peut entraîner des retards dans l'activation de la clé du portefeuille.

 

3. Configurer l'émission de Digital Key à partir de la borne Mews Kiosk (recommandé)

   1. Cliquez sur Aller à la tâche.

   2. Mews affiche les configurations du Mews Kiosk pour votre service séjour. Sélectionnez une configuration de Mews Kiosk à mettre à jour.

   3. Dans le champ Délivrance des clés, choisissez Digital Key pour proposer cette option lors du check-in à la borne Mews Kiosk.

   4. Cliquez sur Sauvegarder.

   5. Répétez l'opération pour les autres configurations de Mews Kiosk, si nécessaire.

4. Mettez à jour les modèles d'e-mails (recommandé)
   Pour tirer le meilleur parti de Digital Key, il est préférable d'informer vos clients dans vos e-mails de pré-arrivée (Confirmation, check-in en ligne, rappel de check-in en ligne et après le check-in) qu'ils peuvent obtenir une Digital Key. Mews fournit du contenu prêt à l'emploi pour vous aider dans cette démarche.

   1. Cliquez sur Aller à la tâche.

   2. Cliquez sur modification pour l'e-mail de pré-arrivée que vous avez choisi.

   3. Dans le panneau de droite, cliquez sur « Lignes ».

   4. Dans le menu déroulant, sélectionnez Mews.

   5. Faites défiler vers le bas pour voir le bloc de contenu préfabriqué Wallet Digital Key.

   6. Glissez-déposez le contenu de votre Digital Key dans votre modèle d'e-mail.

   7. Cliquez sur Enregistrer et quitter une fois que vous êtes satisfait des modifications.

   8. Répétez l'opération pour les autres e-mails, si nécessaire.

Note : utiliser le contenu tel quel permet une activation plus rapide des clés de portefeuille pour vos clients. Le contenu des e-mails relatifs aux clés de portefeuille peut être personnalisé selon vos besoins afin de s'adapter à votre image de marque et à votre ton, mais il doit être examiné et approuvé directement par Assa Abloy.

 

5. Activez les Digital Key pour les clients (obligatoire)

   1. Cliquez sur Aller à la tâche.

   2. Faites défiler jusqu'au champ Type de check-in.

   3. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Digital Key.

   4. Faites défiler jusqu'en bas de la page et cliquez sur Enregistrer.

Vous avez maintenant activé les Digital Key pour vos clients et finalisé le processus de configuration.

Comment tirer le meilleur parti de la Digital Key

Pour optimiser l'adoption et la valeur ajoutée :

• Dans vos communications avant l'arrivée, encouragez le check-in en ligne afin que les clients puissent préparer leur clé avant leur arrivée.

• Mettez à jour les courriels envoyés avant l'arrivée pour informer clairement les clients qu'ils peuvent obtenir une Digital Key en effectuant certaines démarches avant l'arrivée. Si vous'utilisez l'enregistrement automatique pour effectuer le check-in, vous pouvez leur indiquer qu'ils peuvent éviter de passer par la réception à leur arrivée en effectuant cette démarche préalable.

• Utilisez le check-in automatique dans la mesure du possible afin que le système effectue le check-in des réservations éligibles et active les Digital Key sans intervention du personnel. Cela permet à votre personnel de se concentrer davantage sur la qualité de l'accueil et moins sur les formalités d'arrivée.

• Configurez les indications vers l'espace dans Mews pour que les clients puissent voir le chemin vers leur chambre.

• Utilisez le Mews Kiosk lorsque c'est applicable pour compléter le check-in en ligne et réduire les files d'attente tout en aidant les clients qui arrivent sans avoir préparé leur Digital Key.

• Mettez à jour vos instructions de check-in pour expliquer l'expérience des clients le jour de leur arrivée après avoir préparé leur Digital Key. Par exemple, l'activation automatique des clés au moment du check-in ou un accueil par un membre du personnel à l'arrivée.