Taken van Mews Operations synchroniseren met Flexkeeping

De taaksynchronisatie tussen Mews en Flexkeeping houdt je taken op beide systemen op elkaar afgestemd, volledig automatisch en in real time. Als je een taak aanmaakt in Mews, verschijnt die binnen 60 seconden in de juiste wachtrij van de Flexkeeping-gebruikersgroep, zodat je housekeeping- en onderhoudsteams hun werk meteen zien zodra het is toegewezen. Zodra het vloerteam de taak in Flexkeeping heeft afgerond, wordt Mews automatisch bijgewerkt, zodat je dezelfde taak nooit twee keer hoeft in te voeren.

Je stelt de synchronisatie in Flexkeeping in het tabblad 'Mews-integratie' in. De integratie is standaard uitgeschakeld, dus een manager of integratiebeheerder moet deze eenmalig voor de accommodatie inschakelen voordat de synchronisatie begint. Zodra je deze inschakelt, haalt Flexkeeping alle openstaande taken uit Mews voor je accommodatie op. Vanaf dat moment worden alle nieuwe taken automatisch doorgevoerd.

In dit artikel lees je meer over:

• Vereisten
• Taken van Mews Operations synchroniseren met Flexkeeping

Vereisten

Je hebt beheerdersrechten nodig voor de Flexkeeping-account van je accommodatie om de integratie in te schakelen en te configureren. Mews raadt aan om van tevoren te bepalen vanuit welke Mews-afdelingen elk van je teams werkt, zoals housekeeping en onderhoud, zodat je ze tijdens de installatie aan de juiste Flexkeeping-gebruikersgroepen kunt mappen.

Taken van Mews Operations synchroniseren met Flexkeeping

1. Ga in Flexkeeping naar het hoofdmenu > Marketplace.
2. Klik in de Mews-integratie op Beheren.
3. Klik onder de Eigenschapsnaam op Instellen.
4. Klik in het scherm Taken op de schuifschakelaar Mews-taken synchroniseren om deze in te schakelen.
5. Bij het mappen van de afdeling vul je de volgende velden in:
   • Mews-afdeling
     1. Flexkeeping-gebruikersgroepen: Klik om een of meer Flexkeeping-gebruikersgroepen te selecteren die taken ontvangen van die specifieke Mews-afdeling. Gebruik de schuifschakelaar om de synchronisatie voor elke gebruikersgroep in of uit te schakelen.
     2. Opdrachttype: Klik hier om te kiezen of je het als een Taak of een Reparatie wilt toewijzen.
     3. Synchronisatie actief: Klik op de schuifschakelaar om de synchronisatie voor deze Flexkeeping-gebruikersgroep in te schakelen.
   • Taken zonder afdeling
     1. Flexkeeping-gebruikersgroepen: Klik om een of meer Flexkeeping-gebruikersgroepen te selecteren die taken ontvangen waaraan geen Mews-afdeling is toegewezen. Gebruik de schuifschakelaar om de synchronisatie voor elke gebruikersgroep in of uit te schakelen.
     2. Opdrachttype: Klik hier om te kiezen of je het als een Taak of een Reparatie wilt toewijzen.
     3. Synchronisatie actief: Klik op de schuifschakelaar om de synchronisatie voor deze Flexkeeping-gebruikersgroep in te schakelen.
6. Klik op Wijzigingen opslaan.

Zodra je opslaat, haalt Flexkeeping automatisch alle openstaande Mews-taken voor je accommodatie op. Vanaf dat moment worden nieuwe taken gesynchroniseerd. Als je op een bepaalde taak klikt, kun je zien of je die oorspronkelijk in Mews of in Flexkeeping hebt aangemaakt.

Let op: De integratie is standaard uitgeschakeld. De synchronisatie begint pas nadat je deze hebt ingeschakeld en de mapping van je afdeling hebt opgeslagen.

Meer informatiebronnen: